Strategische uitdaging
Dunea produceert en levert drinkwater aan circa 1,3 miljoen klanten in het westelijk deel van Zuid-Holland. Om voorbereid te zijn op de toekomst wil Dunea haar processen en IT-systemen verbeteren. Daarvoor is het programma Wave gestart.
Doelstellingen van het Wave-programma:
- Verbinden van processen waardoor informatievoorziening en dienstverlening naar de klant toe verbeterd worden
- Vereenvoudiging van het ICT-landschap waardoor continuïteit wordt gewaarborgd en meer ‘wendbaarheid’ gecreeërd wordt, tegen lagere beheerskosten
- Doelmatigheid in zowel de primaire en ondersteunende processen als in het beheer van de informatievoorziening
Dunea had een complex ICT-landschap met veel verschillende software oplossingen voor elk proces. Deze situatie is vooral door de relaties tussen alle systemen kwetsbaar en niet toekomstbestendig. Dunea heeft er daarom voor gekozen om een ERP-systeem aan te schaffen. Een ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) is een geïntegreerd IT-systeem dat alle bedrijfsprocessen ondersteunt.
De bedrijfsprocessen zijn de basis voor de selectie van het ERP-systeem. Dunea heeft Möbius daarom gevraagd om:
- De huidige processen in beeld te brengen
- Door middel van lean methodieken de processen te verbeteren en te vereenvoudigen
- Op basis van de verbeterde processen de eisen voor het ERP-systeem op te stellen
Aanpak
Möbius en Dunea hebben hun krachten gebundeld om tot een succesvol resultaat te komen. Möbius heeft een brede expertise in lean en procesverbetering, heeft ervaring met de selectie van ERP-systemen en kan mooie voorbeelden aangeven van good practices uit andere sectoren. De Dunea-medewerkers hebben diepgaande kennis van de eigen processen en ervaring met de dagelijkse praktijk.
Fase 1: lean workshops
Meer dan 100 medewerkers maakten kennis met lean via een lean game. De theorie over lean in combinatie met de game nodigden uit om op een andere manier ('out of the box') naar de processen te kijken. Möbius faciliteerde workshops om per proces de ‘as is’-situatie en de knelpunten in beeld te brengen. Daarbij is gebruik gemaakt van een reeds uitgevoerd vooronderzoek en gedocumenteerde processen. Deze inzichten, gecombineerd met good practices uit andere sectoren en de mogelijkheden van een ERP, vormden de basis voor twee creatieve sessies waarin een ‘to be’-situatie werd beschreven. In de ‘to be’-situatie werden veel knelpunten weggenomen en omgezet in verbeteracties, zijn processen vereenvoudigd, sluiten werkzaamheden en processen beter op elkaar aan en zijn in een aantal gevallen soortgelijke processen samengevoegd.
Fase 2: ERP-selectie
De verbeterde processen vormen de basis voor de selectie van het nieuwe ERP-systeem. Wanneer zou vertrokken worden van de oorspronkelijke processen voor de selectie van het ERP, zou de oorspronkelijke situatie immers, met al haar beperkingen, worden bestendigd en versterkt. Op basis van de verbeterde processen en kennis van ERP-systemen heeft Möbius de procesgerelateerde en functionele vereisten van het ERP opgesteld.
Resultaat
De workshops hebben gezorgd voor meer kennis over lean en ERP-systemen binnen de organisatie. Van management tot uitvoerend niveau, hebben de medewerkers zich zo een beeld kunnen vormen van de veranderingen. Het programma Wave heeft er een aantal echte ambassadeurs bij gekregen.
Dunea heeft ook meer zicht op haar bedrijfsprocessen. Möbius heeft deze overzichtelijk in een procesmap weergegeven. Daarnaast zijn de processen verbeterd en zijn knelpunten die al jaren voor ergernis zorgden binnen de organisatie op creatieve manieren in kaart gebracht.
Maar de belangrijkste winst is wellicht nog dat de grenzen tussen verschillende afdelingen en processen zijn beslecht. Er is nu veel meer sprake van een ketenbenadering binnen de processen en afdelingen zien elkaar als ‘klant’. Er is meer verbinding!
Bovendien is er een begin gemaakt met een verbetercultuur. Medewerkers hebben ervaren dat ze zelf, in samenwerking met hun collega’s, kunnen zorgen voor verbetering van hun werkproces en ze zijn in staat om verbeterpunten die ze signaleren om te zetten in daadwerkelijke verbeteracties.
Dit alles resulteert in minder verspilling, een betere samenwerking en een toekomstbestendige organisatie.
