Holistisch framework en training
Samen met de provincie ontwierp Möbius een holistisch procesmanagementframework. Dit framework omvatte beleid, processen, rollen, governance en methodieken. Daarbij was de doelstelling om een gestructureerde en uniforme aanpak te creëren, die in diverse onderdelen van de organisatie geïmplementeerd zou kunnen worden. Dit moest zorgen voor een duidelijkere werkwijze voor iedereen binnen de organisatie en tevens de interne communicatie bevorderen.
Om de medewerkers goed voor te bereiden, ondersteunde Möbius bij het opzetten van een trainingscurriculum. Diverse proceseigenaren en procesbeheerders werden getraind in het vastleggen, verbeteren, implementeren en beheersen van processen. Daarnaast werd een wiki opgezet met tips en tricks om de medewerkers te ondersteunen in hun dagelijkse werkzaamheden en om continu leren en verbeteren te stimuleren.
Begeleiden verbeterteams en gedachtegoed op de kaart
Consultants van Möbius coachten en begeleidden vervolgens ook de diverse verbeterteams binnen de provincie. Deze teams waren verantwoordelijk voor het daadwerkelijk verbeteren en borgen van processen. Met de ondersteuning van Möbius is ervoor gezorgd dat verbeteringen efficiënt werden doorgevoerd en dat de teams de benodigde vaardigheden en kennis opdeden om zelfstandig verder te kunnen werken.
Om het gedachtegoed rond procesmanagement breed binnen de organisatie te verankeren, zette Möbius onder meer in op het organiseren van verbeterspellen, communicatie-uitingen, presentaties en het opzetten van een klankbordgroep – allemaal gericht op het enthousiasmeren van de medewerkers en het bevorderen van een cultuur waarin procesmanagement centraal staat.
De inspanningen van de adviseurs en de medewerkers van de provincie hebben hun vruchten afgeworpen, met diverse significante verbeteringen. Zo werd het procesmanagementframework succesvol opgezet en uitgerold, waarmee de basis is gelegd voor professioneel procesmanagement binnen de organisatie.
Aan de hand van het trainingscurriculum hebben medewerkers de nodige trainingen gevolg, waardoor ze nu beter zijn uitgerust om processen vast te leggen, te verbeteren en te beheersen. Verschillende processen binnen de provincie zijn daarnaast geoptimaliseerd. Verder zijn de verbeterspellen overgedragen aan de medewerkers die daar zelfstandig mee verder kunnen en beschikt de organisatie nu over een klankbordgroep.
Binnen provincie Noord-Brabant is procesmanagement nu een integraal onderdeel geworden binnen de dagelijkse werkzaamheden. De organisatie kijkt met vertrouwen uit naar de toekomst: “Möbius heeft de basis professioneel versterkt en ingericht zodat wij enthousiast door kunnen groeien. Topwerk!”, aldus Ed van Timmeren, opdrachtnemer Proces en Informatiemanagement bij Provincie Noord-Brabant.
Deze tekst is gebaseerd op een artikel van Consultancy.nl.
