Gemeente Utrecht onderzoekt de effectieve toepassing van de X-matrix. Hoe voorkom je dat een X-matrix alleen een ingevuld schema wordt? Gemeente Utrecht liet onderzoeken wat afdelingen en teams binnen organisatieonderdeel Ruimte nodig hebben om strategie, uitvoering en verantwoording daadwerkelijk met elkaar te verbinden.
Waarom wilde Gemeente Utrecht strategie en uitvoering beter verbinden?
Gemeente Utrecht heeft concernbreed de ambitie uitgesproken dat organisatieonderdelen met een X-matrix werken. De X-matrix kan helpen om langetermijndoelen, jaardoelen, verbeterinitiatieven, verantwoordelijkheden en indicatoren in één samenhangend overzicht met elkaar te verbinden.
Verschillende afdelingen binnen Ruimte hadden al ervaring opgedaan met het opstellen en gebruiken van een X-matrix. Daarbij waren waardevolle lessen ontstaan, maar ook nieuwe vragen.
Een X-matrix invoeren is namelijk iets anders dan er effectief mee sturen. Wanneer het instrument niet aansluit op bestaande overleggen, rapportages en verantwoordelijkheden, bestaat het risico dat er een extra administratieve laag ontstaat. Dan komt er een nieuw overzicht bij, zonder dat de kwaliteit van besluitvorming of uitvoering daadwerkelijk verbetert.
Organisatieonderdeel Ruimte wilde daarom eerst zorgvuldig onderzoeken:
- welke toegevoegde waarde de X-matrix kan bieden;
- hoe afdelingen en teams momenteel sturen en rapporteren;
- welke kennis en ervaring al aanwezig zijn;
- welke voordelen en belemmeringen betrokkenen ervaren;
- hoe de X-matrix aansluit op bestaande werkwijzen;
- welke voorwaarden nodig zijn voor duurzame toepassing.
Möbius werd gevraagd dit onderzoek onafhankelijk uit te voeren.
Eerst het probleem, dan het instrument
Het onderzoek richtte zich niet alleen op de vraag óf de X-matrix gebruikt moest worden. Minstens zo belangrijk was de vraag welk probleem het instrument moest helpen oplossen.
Daarom onderzocht Möbius eerst de bestaande praktijk van aansturing en verantwoording. Hoe worden doelstellingen nu vertaald naar afdelingen en teams? Hoe wordt voortgang besproken? Welke informatie ontvangen leidinggevenden? Waar ontstaan dubbelingen? En welke bestaande werkwijzen functioneren al goed?
Deze benadering voorkomt dat de X-matrix als doel op zichzelf wordt behandeld. Het instrument moet de organisatie helpen om betere gesprekken te voeren, scherpere keuzes te maken en zicht te houden op de uitvoering van strategische doelen.
Hoe heeft Möbius het onderzoek aangepakt?
Het onderzoek bestond uit vier onderdelen.
1. Voorbereiding en bestuurlijke afstemming
In de eerste fase bestudeerde Möbius relevante documenten, bestaande processen en eerdere ervaringen met de X-matrix.
De onderzoeksopzet en centrale vragen werden afgestemd met de opdrachtgever en binnen de relevante overlegstructuren. Hierdoor ontstond vooraf duidelijkheid over de doelstelling, scope en manier waarop de onderzoeksresultaten gebruikt konden worden voor besluitvorming.
2. Interviews met circa dertig stakeholders
Om een representatief beeld te verkrijgen, voerde Möbius gesprekken met een brede groep betrokkenen, waaronder:
- afdelingshoofden;
- directieleden;
- directieadviseurs;
- controllers;
- concerncollega’s;
- vertegenwoordigers van aanverwante organisatieonderdelen.
In de interviews werd niet alleen gevraagd naar kennis van de X-matrix, maar vooral naar de dagelijkse praktijk van sturen, prioriteren, rapporteren en verantwoorden.
Hierdoor werden verschillen tussen afdelingen zichtbaar. Sommige onderdelen hadden al ervaring met het instrument, terwijl andere onderdelen gebruikmaakten van alternatieve vormen van sturing. Ook konden verwachtingen vanuit het concern worden vergeleken met de behoeften en werkwijzen binnen Ruimte.
3. Tussentijdse bevindingen toetsen
De eerste bevindingen werden tussentijds met de opdrachtgever besproken. Hierdoor konden observaties worden getoetst en kon tijdig worden bepaald of aanvullende verdieping nodig was.
Deze stap vergrootte niet alleen de kwaliteit van de analyse, maar voorkwam ook verrassingen bij de eindrapportage.
4. Analyse en advies
De inzichten uit documenten en interviews werden samengebracht in een integrale analyse. Daarbij keek Möbius naar:
- de huidige manier van aansturing en rapportage;
- het kennisniveau rondom de X-matrix;
- ervaren voordelen en belemmeringen;
- verschillen tussen afdelingen en teams;
- mogelijke overlap met bestaande instrumenten;
- voorwaarden voor effectieve implementatie en borging.
De analyse werd vertaald naar concrete aanbevelingen voor besluitvorming en eventuele verdere invoering.
Wat levert het onderzoek Gemeente Utrecht op?
Het onderzoek geeft Gemeente Utrecht een feitelijke basis om te bepalen hoe de X-matrix binnen Ruimte het beste kan worden toegepast.
De belangrijkste opbrengsten zijn:
- inzicht in het huidige gebruik en kennisniveau van de X-matrix;
- een beeld van de effectiviteit van bestaande vormen van sturing en verantwoording;
- inzicht in voordelen, zorgen en implementatiebelemmeringen;
- duidelijkheid over de aansluiting tussen concernverwachtingen en de praktijk van afdelingen en teams;
- inzicht in bestaande alternatieven en mogelijke dubbelingen;
- concrete aanbevelingen voor verdere toepassing;
- randvoorwaarden en stappen voor een succesvolle inbedding.
Van een ingevulde matrix naar een managementwerkwijze
De waarde van een X-matrix zit niet in het schema zelf. De werkelijke waarde ontstaat in het gesprek over keuzes, samenhang, eigenaarschap en voortgang.
Daarom vraagt een effectieve toepassing meer dan uitleg over het invullen van de vakken. Er is ook aandacht nodig voor bestaande overlegstructuren, besluitvorming, verantwoordelijkheden, indicatoren en de manier waarop teams leren van afwijkingen.
Met het onafhankelijke onderzoek van Möbius kan Gemeente Utrecht een onderbouwde keuze maken. Niet vanuit de gedachte dat iedere afdeling exact hetzelfde moet doen, maar vanuit de vraag hoe strategie en uitvoering binnen Ruimte aantoonbaar beter met elkaar kunnen worden verbonden.
