De HR-afdeling van de VRT zocht een antwoord op een aantal vragen gerelateerd aan de efficiëntie en effectiviteit van hun interne werking. Voor het oplossen van deze vragen was de afdeling in het bijzonder geïnteresseerd in het toepassen van operational excellence principes. Möbius ging met plezier aan de slag om de verbeteropportuniteiten te identificeren, samen met de medewerkers voorstellen uit te werken én deze op een projectmatige wijze te implementeren.
Strategisch moment
Uit een interne personeelsbevraging bleek dat de medewerkers ruimte voor verbetering zagen in de informatiedoorstroming, de wijze waarop beslissingen worden genomen en de efficiëntie van interne processen in de HR-afdeling. We gingen op zoek naar een antwoord op onder andere volgende vragen:
- Welke processen lopen er binnen de HR-afdeling en met welke frequentie?
- Wie is verantwoordelijk voor welk proces?
- Welke verspillingen zitten momenteel vervat in de processen? Waar kunnen we tijd vrijmaken om andere of nieuwe activiteiten meer prioriteit te geven?
- Waar is het mogelijk om de werking uniformer te organiseren, en zo tijds- en kwaliteitswinst te boeken?
- Waar wordt de informatie opgeslagen en hoe kunnen medewerkers deze informatie raadplegen?
Aanpak
We zijn vertrokken uit een analyse van de huidige situatie. Op basis van deze inzichten werkten we de gewenste situatie voor de toekomst uit en stelden hier vervolgens een implementatieplan voor op. In de uitvoering van het implementatieplan waren we vervolgens ook trekker voor een aantal concrete projecten.
Verkrijgen van inzicht in de huidige werking van de HR-afdelingen
Met een holistische benadering brachten we de werking van de HR-afdeling en haar expertisedomeinen in kaart. We maakten een overzicht op van zowel de beleids- en operationele processen als de betrokken rollen en verantwoordelijkheden per team. Dit vulden we aan met de kennissystemen die in gebruik zijn en de wijze van informatieopslag. We hadden bijzondere aandacht voor de samenwerking tussen de verschillende HR-afdelingen onderling en met de klanten van de HR-afdelingen. Voor elk van deze elementen verzamelden we ook sterktes, knelpunten en verspillingen. We deden dit via een bottom-up analyse tijdens gesprekken, observaties en werksessies met een selectie aan medewerkers uit de verschillende teams.
Definiëren van de toekomstige werking
Op basis van de resultaten uit de analyse, maakten we een overzicht op van de verbeteropportuniteiten binnen de HR-afdeling, alsook in de samenwerking onderling. Deze resultaten structureerden we op de verschillende assen van het operating model (zijnde leveranciers, directies, dienstverlenende waardeketen, organisatie, informatie en managementsysteem).
Na het bepalen van de uitgangspunten voor de toekomstige (samen-)werking prioritiseerden we alle mogelijke acties. Dit deden we door, samen met een aantal interne stakeholders, elke actie te scoren op een aantal criteria, de interferentie met andere lopende projecten te beoordelen en het geheel uit te zetten op een tijdslijn. Hieruit kwam het implementatieplan voor de realisatie van gedragen quick wins en grotere projecten naar voren met als finaal doel efficiënter en effectiever te werken.
Ondersteunen bij de roll-out van het implementatieplan
De acties uit het implementatieplan clusterden we in duidelijk gedefinieerde projecten. Voor elk project zochten we een gemotiveerde projectleider op de HR-afdeling die we lieten bijstaan door een projectleider van Möbius. De mate van ondersteuning van onze kant varieerde afhankelijk van de tijd en ruimte die interne medewerkers ervoor hadden. Enerzijds zorgde de projectleider van Möbius voor het verweven van het projectmatig werken in de afdeling en anderzijds bood die methodologische en inhoudelijke ondersteuning aan het projectteam. Een aantal voorbeelden van initiatieven uit het implementatieplan:
- Administratieve ondersteuning binnen HR: In een projectgroep met de administratieve medewerkers herorganiseerden we hun werking op basis van een werklastmeting, interviews en gezamenlijke werksessies.
- Informatieopslag: We gingen afdelingsbreed aan de slag om de wijze van het opslaan van informatie en delen ervan te uniformiseren en bij uitbreiding het samenwerken op een digitale manier te organiseren.
- Uitwerking beleid: Een transversaal project waarin we naar een standaard werkwijze bepaalden voor het uitwerken en implementeren van nieuw beleid binnen HR.
- Andere voorbeelden van concrete projecten zijn het verminderen van de administratieve werklast voor HR consulenten, het evalueren van het huidige kennisdelingsmoment, het testen van nieuwe methodes voor informele contacten en het optimaliseren van het on-boarding proces op de afdeling.
Hierbij betrokken we vertegenwoordigers uit de verschillende teams en hadden we aandacht voor de on-the-job kennistransfer van het projectmatig werken en onze operational excellence technieken. Op deze manier kan de HR-afdeling dit verder binnen de eigen organisatie toepassen en bereiken we een duurzaam resultaat.
Resultaten toepassen Operational Excellence op HR-afdeling
De HR-afdeling van VRT beschikt nu over een eigen projectwerking, een projectcoördinator en een projectmethodologie alsook de bijhorende tools (zoals een projectfiche, een actielijst, rapporteringssjabloon, evaluatiefiche, …) op maat van de afdeling.
Binnen elk van de projecten uit het implementatieplan leverden we concrete resultaten op:
- Een nieuw samenwerkingsmodel, via een gecentraliseerde werking met een duidelijke taakverdeling en back-up systeem, voor de administratieve medewerkers
- Implementatie van een vernieuwde aanpak voor informatieopslag: Een duidelijk kader waarbinnen de tools en krijtlijnen zijn gedefinieerd en elk van de teams nu de transitie maakt naar een digitale en centrale manier van samenwerken
- Een uitgeschreven en gevalideerde werkwijze voor de ontwikkeling en uitrol van een beleidsthema. Uitgetest in de praktijk, handige sjablonen en een interne opleiding.
- Een verderzetting van het projectmatig werken op de afdeling met een methodologie en tools die we uitvoerig hebben getest en verfijnd in de andere projecten.
