Introductie
De ‘International Foundation on Integrated Care’ (IFIC) organiseert al meer dan 20 jaar de ‘International Conference on Integrated Care’ (ICIC). In mei 2023 vond deze jaarlijkse conferentie plaats in Vlaanderen. Hiervoor werd een samenwerkingsovereenkomst afgesloten tussen IFIC en het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid (nu het Departement Zorg).
Strategische uitdaging
Vlaanderen had hiermee een dubbel doel voor ogen:
-
enerzijds de realisaties van de afgelopen jaren op het vlak van geïntegreerde zorg etaleren aan een internationaal publiek, en zo Vlaanderen als innovatieve zorgregio positioneren;
-
anderzijds samen met alle deelnemers leren uit ervaringen en kennis van andere regio’s/landen op het vlak van geïntegreerde zorg.
Om de conferentie maximaal te laten slagen en de meerwaarde ervan te maximaliseren, werd in Vlaanderen een voorbereidend traject van een jaar gelopen. Möbius bood hierbij ondersteuning.
Aanpak
De ondersteuning van Möbius bestond uit verschillende fases/werkpakketten:
Fase 1: Gluren bij de (verre) buren
Er werd gestart met het opmaken van een evaluatie van de editie van deze conferentie in het jaar voordien (ICIC22) die plaatsvond in Odense (Denemarken). Een delegatie vanuit Vlaanderen (van het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid, VIVEL en een aantal Vlaamse zorgraden) maakte ter plaatse onder leiding van en samen met Möbius een 360 graden evaluatie. Hiervoor werd met deze Vlaamse groep zowel voor, tijdens als na ICIC22, afgestemd, en werd een digitaal platform als ondersteunende tool gebruikt tijdens de conferentie. Ook andere Vlaamse en andere deelnemers werden betrokken waar mogelijk.
Zo werd inzicht verkregen in sterke punten, aandachtspunten, verbeterpunten … om de conferentie in 2023 in Vlaanderen zo sterk mogelijk te maken. Deze waardevolle informatie werd gebundeld in een evaluatierapport en besproken met IFIC, en op basis hiervan werden acties gedefinieerd voor ICIC23.
Fase 2: Ondersteunen van het wetenschappelijk proces
Möbius bood ondersteuning bij de samenstelling van het wetenschappelijk comité, door leden vanuit Vlaanderen/België voor te stellen. Ook werd gezorgd voor een kritische evaluatie van het wetenschappelijk proces. Zo werden de templates om een ‘abstract’ in te dienen, de evaluatiecriteria enz. geëvalueerd en verbetersuggesties geformuleerd om IFIC toe te laten om het proces voor 2023 (en verdere jaren) te optimaliseren.
Hierbij was er ook specifieke aandacht voor de verbreding van de conferentie richting een niet-academisch publiek. De bedoeling was om naast academici/onderzoekers, ook beleidsmakers, personen met ervaring uit de praktijk, de onderwijssector en personen met een zorg- en ondersteuningsvraag en mantelzorgers meer aan te trekken op de conferentie, als deelnemer maar ook als spreker.
Fase 3: Opzetten en faciliteren van een participatief belanghebbendentraject
De focus van de ondersteuning lag voornamelijk op het opzetten en faciliteren van een participatief traject met de belangrijkste stakeholders. In dit kader werden alle stakeholders in kaart gebracht en de belangrijkste stakeholders uitgenodigd om deel uit te maken van de ‘Engagement Task Force’ in het kader van ICIC23. Het betreft stakeholders die zelf een relevante bijdrage konden doen in het kader van geïntegreerde zorg tijdens de conferentie en/of met een grote relevante achterban.
Samen met deze groep, die uiteindelijk een 40-tal stakeholders telde, werd een engagement traject gelopen dat bestond uit 6 werksessies (een afwisseling van digitale en fysieke sessies, en van algemene sessies en sessies met een specifieke focus op de persoon met een zorg- en ondersteuningsvraag en de mantelzorger). Dit traject werd ondersteund via een digitaal platform dat als rode draad doorheen dit voorbereidend traject werd gebruikt.
Het ultieme doel van dit traject was te komen tot zoveel mogelijk sprekers en zoveel mogelijk deelnemers vanuit Vlaanderen. In dit kader werden met de Engagement Task Force acties gedefinieerd en uitgerold en werd heel wat communicatie verspreid naar de achterban / het netwerk van de vertegenwoordigers in deze groep (alsook via de webpagina van het Agentschap Zorg en Gezondheid zelf).
Möbius verzorgde, samen met het Agentschap Zorg en Gezondheid, in het najaar van 2022 ook een informatiesessie voor geïnteresseerde sprekers en kort voor de conferentie in mei 2023 een webinar voor alle geïnteresseerden uit Vlaanderen om hen zo goed mogelijk voor te bereiden opdat zij het maximum uit de conferentie konden halen.
Fase 4: Faciliteren van netwerking via de Vlaamse stand op ICIC23
Tijdens de conferentie werden specifieke activiteiten opgezet in de Vlaamse stand (de ‘Flemish Gallery’) om Vlaamse deelnemers zoveel mogelijk in contact te brengen met elkaar en andere deelnemers. Zo werd een netwerkbingo georganiseerd, werden netwerktafels met daarop bokalen met snipperbriefjes met specifieke vragen rond geïntegreerde zorg voorzien, werden toegankelijke spelen/wedstrijden rond samenwerken en veranderen (twee sleutelthema’s van de conferentie) georganiseerd enz. Dit moest de deelnemers toelaten om gemakkelijker contacten te leggen en om tevens geprikkeld te worden rond de dimensies van geïntegreerde zorg. De originele insteek zorgde voor veel interesse en enthousiasme. Ook tijdens de conferentie werd een digitaal platform ingezet om een Vlaamse community te creëren te bevordering van de netwerking.
Fase 5: Bieden van nazorg
Na de conferentie werd Möbius gevraagd om ondersteuning te bieden bij het organiseren en faciliteren van opvolgvergaderingen naar aanleiding van internationale contacten die werden gelegd op ICIC23, met als doelstelling verder kennis en ervaringen uit te wisselen, mogelijke samenwerking na te gaan enz.
Resultaten
Vlaanderen kan terugkijken op een zeer geslaagde internationale conferentie met in totaal zo’n 1.400 deelnemers (inclusief de online deelnemers), onder wie meer dan 500 deelnemers vanuit Vlaanderen. Dit kan dienen als een springplank voor een verdere succesvolle implementatie van geïntegreerde zorg in Vlaanderen (en daarbuiten).
