Aanpak
De opdracht werd uitgevoerd in nauwe samenwerking met de interne projectgroep en met regelmatige terugkoppeling naar de stuurgroep. Volgende aanpak werd gehanteerd voor deze opdracht:
Fase 1: De huidige situatie in kaart brengen
Er werd gestart met een verkenningsfase, met volgende activiteiten:
-
Samenstellen van een Interne projectgroep en Stuurgroep
-
Uitvoeren van desk research om inzicht te verwerven in het huidige geneesmiddelenproces, de bestaande procedures, alsook het wetgevend kader en bredere kwaliteitskaders inzake medicatiebeleid in woonzorgcentra.
-
Diepte-interviews met interne en externe sleutelpersonen om de brede context goed te begrijpen, verder inzicht te verwerven in het huidige geneesmiddelenproces en de procedures, alsook om input te verzamelen voor de SWOT-analyse.
-
Een eerste proceswandeling om het huidige geneesmiddelenproces in kaart te brengen en sterktes en obstakels in het geneesmiddelenproces te observeren en begrijpen.
-
Op basis van de desk research, diepte interviews en proceswandeling werd een SWOT-analyse opgesteld.
-
Vervolgens werd de informatie uit bovenvermelde stappen geconsolideerd in een uitgetekend proces. Dit was essentieel om inefficiënties, knelpunten en overlappende taken te identificeren om zo processen te optimaliseren.
Fase 2: De ideale werking uittekenen
In nauwe samenwerking met de interne werkgroep werd de ideale toekomstige werking opgesteld door het identificeren van risico's, het oplijsten van verbeterpunten en het optimaliseren van processen om zowel operationele excellentie als een cultuur van continue verbetering te waarborgen.
Volgende stappen werden uitgevoerd:
-
Risico’s werden geïdentificeerd aan de hand van een online bevraging van het toetsingskader, bestaande uit een set van wetgevende en wetenschappelijke kwaliteitsrichtlijnen waaraan het huidig geneesmiddelenproces werd getoetst. Het bood een gestructureerde manier om vast te stellen of dat er aan bepaalde standaarden werd voldaan.
-
Een tweede proceswandeling waarbij observaties gekaderd werden binnen het Shingo-model voor operationele excellentie.
-
Vervolgens werden verbeterpunten opgelijst vanuit 'lean principes' en het Shingo-model als inspiratiebron en leidraad voor operationele excellentie. De focus lag op het realiseren van duurzame verbeteringen in het geneesmiddelenproces, met nadruk op een cultuur van continue verbetering en niet alleen het implementeren van tools en technieken binnen het geneesmiddelenproces.
-
De verbeterpunten werden gevalideerd en verder aangevuld tijdens twee workshops met de interne werkgroep.
-
Workshop 1: Focus op het optimaliseren van het proces
-
Workshop 2: Focus op het bestendigen van een cultuur van continue verbetering
-
Fase 3: Toekomstplan uitwerken
In de laatste fase werden de resultaten geconsolideerd in een verbeterplan. Hiervoor werden ook verschillende feedbackrondes met de interne projectgroep en de stuurgroep georganiseerd.
Resultaat
De Stad Oostende beschikt nu over een verbeterplan met praktische handvaten voor verdere optimalisatie van het geneesmiddelenproces. Het verbeterplan werd geïntegreerd binnen het brede kader van het Shingo-model voor operationele excellentie, omdat dit model verder reikt dan alleen het geneesmiddelenproces.
Door deze brede benadering kan het verbeterplan niet alleen helpen bij het optimaliseren van elke afzonderlijke stap in het geneesmiddelenproces, maar ook bij het versterken van het achterliggende systeem en de onderlinge samenhang tussen deze stappen. Daarnaast biedt het verbeterplan een raamwerk dat helpt om verbeteringen duurzaam te verankeren in de organisatiecultuur.
