Inleiding
De sector van de geestelijke gezondheidszorg (GGZ) evolueert snel. Zo is de organisatie van GGZ bijvoorbeeld steeds meer gefocust op ambulante zorg, waarbij mensen in hun eigen thuissituatie zoveel mogelijk omringd worden met de nodige zorg via mobiele teams. In de residentiële zorg zien we daardoor een verschuiving optreden naar crisiszorg.
De laatste jaren was er bovendien een toename van zorgvragers met sociale problemen (geen huisvesting, inkomen of werk, …) die geïsoleerd raken en met psychische problemen te kampen krijgen. Centraal hierin staan herstel en re-integratie, met de opbouw van een vangnet waarin de zorgvrager op eigen ritme weer grip kan krijgen op zijn of haar leven.
Deze evoluties stellen de sector van de GGZ voor grote uitdagingen, niet in het minst op vlak van financiering en personeel. Enerzijds sluiten de financiering en de personeelsnormen niet meer goed aan bij de evolutie die de sector doormaakte, anderzijds is ook de organisatie van de ambulante zorg een uitdaging op zich.
Openbaar Psychiatrisch Zorgcentrum (OPZC) Rekem
Ook het Openbaar Psychiatrisch Zorgcentrum (OPZC) Rekem – een vooruitstrevend zorgcentrum dat zowel een psychiatrisch ziekenhuis als een psychiatrisch verzorgingstehuis (PVT) omvat – krijgt te maken met deze uitdagingen. In deze context, wilde het OPZC Rekem de afgelopen jaren beter inzicht krijgen in de benodigde capaciteit aan medewerkers om blijvend kwaliteitsvolle zorg te bieden.
Men wilde hiertoe onder meer de inzet van medewerkers op een structurele manier evalueren om vervolgens te komen tot een “eerlijke” inzet van het beschikbare personeel en deze inzet dan ook af te stemmen op de noden van elke afdeling. In eerste instantie werd door het OPZC Rekem een interne analyse uitgevoerd, die een globaal inzicht gaf in de ideale capaciteit, de huidige personeelstekorten en de beperkingen van de huidige financiering.
Om vervolgens te komen tot een gefundeerde, flexibele en efficiëntere inroostering van de beschikbare medewerkers, deed het OPZC Rekem een beroep op de expertise van Möbius.
Uitwerking van een projectstructuur
Bij de start van dit project, werkte Möbius samen met het OPZC Rekem een projectstructuur uit en definieerde de belangrijke samenwerkingsprincipes. Zo was het participatief betrekken van alle stakeholders en medewerkers een belangrijk element voor de projectwerking, zodat op basis van de uitgebreide analyses draagvlak en begrip was voor de implementatie van flexibel en efficiënt roosteren. Ook effectieve en open communicatie over de voortgang en gefaseerde aanpak van het project werden continu verzekerd.
.jpeg?width=1440&height=754&name=OPZC%20Rekem%20(1).jpeg)
Workshop bij OPZC Rekem
Het project flexibel en efficiënt roosteren kreeg een intern gezicht in de vorm van een interne projectcoördinator, Birgit Pues. Zij werkte in tandem met de projectleider van Möbius gedurende het hele traject, zodat medewerkers van het OPZC Rekem op een laagdrempelige manier vragen konden stellen of een aanspreekpunt hadden.
Daarnaast werden ook binnen de verschillende afdelingen vertegenwoordigers aangesteld om het project mee te trekken, te participeren aan werksessies en het project vanuit de verschillende afdelingen uit te dragen. Gedurende de looptijd van het project werd zo via permanente dialoog met leidinggevenden en medewerkers naar draagvlak gezorgd om tot een gedragen besluitvorming te komen.
We spraken met Daisy Scheepers, directeur Financiën, Infrastructuur, Personeel en Organisatie en Birgit Pues, interne projectcoördinator van het OPZC Rekem over hun ervaring met dit project.
Een gefaseerde aanpak
Om voldoende voeling te krijgen met de context en behoeften rond flexibel roosteren werden eerst en vooral enkele interviews georganiseerd met de directie en leidinggevenden van verschillende afdelingen in het OPZC Rekem. Om de ideeën en input van medewerkers te capteren ging het projectteam langs op elk afdelingsoverleg voor een korte toelichting over het project. Naast het beantwoorden van vragen werd ook geluisterd naar de input en bezorgdheden die onder de werknemers leefden.
Birgit: “Ik heb toch een aantal mensen gezien die in het begin heel sceptisch waren, en die vreesden dat dit project een manier ging zijn om te besparen. Daar werd dan ook van bij het begin de grootste nadruk op gelegd: we zullen veranderingen doorvoeren om meer evenwicht te brengen in de werkdruk op de afdelingen (door op elk moment het juiste aantal medewerkers in te zetten), niet om te besparen.”
De opmerkingen van medewerkers werden meegenomen en samen met de informatie uit de interviews verwerkt in een SWOT analyse. Zo werd onder meer duidelijk dat er grote verschillen waren in de manier van roosteren binnen de afdelingen en dat de psychiatrie een complexe omgeving is met veel variabiliteit in zorgvragers en hun behoeften. Deze resultaten werden meegenomen in de volgende fases binnen het project.
Capaciteitsanalyses om de variabiliteit in kaart te brengen
Een basisprincipe voor flexibel en efficiënt roosteren is om - in functie van de zorgvraag en zorgzwaarte – de juiste capaciteit aan beschikbare werknemers op de juiste plaats te voorzien. Om de variabiliteit in inzet van personeel in kaart te brengen en zo de kritieke punten in de personeelsplanning te identificeren, werden capaciteitsanalyses opgemaakt. De karakteristieken van de afdelingen van het OPZC Rekem zijn onderling zeer verschillend, dus deze analyse werd nauwgezet per individuele afdeling opgemaakt.
Om samen met medewerkers de methodologie van de capaciteitsanalyses onder de knie te krijgen, werden verschillende workshops georganiseerd. Tijdens deze workshops werd verduidelijkt welke stappen en componenten belangrijk waren in het bepalen van de capaciteitsbehoefte aan medewerkers per weekdag, per rol en per afdeling.
Voor de medewerkers was dit niet altijd even gemakkelijk, getuigt Birgit: “We kregen vooral veel praktische vragen. Het was voor de medewerkers soms moeilijk om de specifieke taken en bijhorende tijd te kwantificeren. Want hoe lang doe je over een bepaalde taak? Bij de ene zorgvrager neemt een taak al wat meer tijd in dan bij de andere. Hoe plak je daar dan één volume op? Uiteindelijk zijn we daar wel in geslaagd, door goede begeleiding en samenwerking.”
Daisy vult aan: “Ik denk dat dat zeker binnen de geestelijke gezondheidszorg een moeilijkheid is. Zo is bijvoorbeeld in gesprek gaan met een zorgvrager ook een belangrijke zorgtaak waarop eigenlijk zelfs geen tijdslimiet te plakken is. Toch was het een belangrijk onderdeel van de analyses om hier inschattingen van te maken, zodat we een goed beeld kregen van de manier van werken en de uit te voeren taken binnen de afdelingen.”
Möbius bracht de resultaten van de capaciteitsanalyses samen in een mathematisch model waarin de verschillende zwaartepunten van de werkdagen bepaald werden: op welk moment van de dag en week is er een piek aan zorgtaken en hoeveel medewerkers zijn nodig op die piekmomenten? Op basis van het model kon een onder- en bovengrens bepaald worden van het benodigd aantal medewerkers voor het uitvoeren van alle taken.
Deze cijfers stelden Möbius in staat om op een gefundeerde manier planningsregels op te stellen en zo de inzet van het personeel af te stemmen op de effectieve werklast per dagdeel per afdeling. Deze planningsregels rigoureus toepassen is de enige manier om een ongelijke bezetting te vermijden en bijgevolg continu goede zorg te garanderen aan een eerlijke werklast voor elke zorgverlener.
Het vlinderteam als flexibele schil
Naast de nieuwe planningsregels, stelde Möbius ook de invoering van een vlinderteam voor. Het vlinderteam (mobiele equipe) staat in voor het organisatiebreed opvangen van acute tekorten om zo op afdelingsniveau minder kwetsbaar te zijn. Deze mobiele equipe bestaat uit medewerkers die oorspronkelijk in de zorgeenheden zelf werkten en nu een vaste rol hebben binnen dit aparte vlinderteam.
Bijvoorbeeld, wanneer een collega ziek is, wordt het vlinderteam gecontacteerd om de afwezigheid op te vangen zodat optimale zorg steeds gegarandeerd wordt. Birgit: “Er was vroeger steeds een beurtrol in de afdelingen waar men voor een ‘vlinder’ moest zorgen. Deze afdeling plande die week systematisch een extra personeelslid in om zo een ziekte te kunnen opvangen binnen het ziekenhuis. Hier kon men ook niet elke shift beroep op doen waardoor dit aanbod eerder beperkt was.”
De oorspronkelijke manier van plannen om afwezigheden op te vangen was voor het OPZC Rekem niet duurzaam. Birgit: “Het vlinderteam dat in het leven werd geroepen bestaat uit medewerkers die inspringen op de verschillende afdelingen in geval van onverwachte afwezigheden. Dat vlinderteam werd heel positief onthaald!”
Daisy vult aan: “Vroeger moest een leidinggevende of medewerker rondbellen naar de andere afdelingen om hulp te zoeken. Die was dan niet altijd beschikbaar en dan werden medewerkers soms thuis opgebeld. Nu is één telefoontje naar het vlinderteam voldoende om het tekort op te lossen.”
Beter samenwerken
De mogelijke planningsscenario’s werden uitvoerig getest en getoetst aan de (historische) data van het OPZC Rekem. Zo werd in kaart gebracht welk effect de nieuwe planningsregels hadden op reële situaties, wat de effectiviteit en meerwaarde van de nieuwe werkwijze bevestigde.
De beschikbare capaciteit van personeel wordt optimaal ingezet om te beantwoorden aan zorgvragen op de afdelingen binnen het OPZC Rekem. Dit komt het contact met zorgvragers, de kwaliteit van zorg en de samenwerking met collega’s ten goede.
-1.jpeg?width=6000&height=2932&name=OPZC%20Rekem%20(2)-1.jpeg)
© OPZC Rekem
Niet alleen de kwaliteit van de zorg wordt dankzij de nieuwe roosteringsprincipes op elk moment van de dag gegarandeerd, ook voor de medewerkers zorgt de nieuwe manier van inroosteren ervoor dat ze niet meer gecontacteerd worden om onverwacht te komen werken. Dit resulteert in een betere work-life balance en meer harmonie op de werkvloer.
Vol vertrouwen naar een kwaliteitsvolle zorg
Daisy: “Het meest zichtbare resultaat van het project is dat de afdelingen zelf veel meer zicht hebben waar het dagelijkse zwaartepunt binnen onze werking ligt. Hoeveel mensen of medewerkers hebben wij nodig in onze ochtendshift, in onze late shift, gedurende de nacht? Deze kennis van zorgpieken kunnen we nu gebruiken in de roostering van medewerkers.”
Met de resultaten van het project flexibel en efficiënt roosteren, kunnen de leidinggevenden van het OPZC Rekem erop vertrouwen dat ze op elk moment van de dag beschikken over het juiste aantal medewerkers om een kwaliteitsvolle zorg te bieden. De uitgevoerde capaciteitsanalyse betekende voor het OPZC Rekem bovendien een nieuwe werkwijze die ondertussen op eigen initiatief al werd herhaald binnen nieuwe afdelingen.
