OPZC Rekem : une planification flexible et efficace

Une approche découpée en plusieurs étapes 

Pour se faire une idée du contexte et des besoins en matière d'horaires flexibles, plusieurs entretiens ont d'abord été organisés avec la direction et les responsables des différents départements de l'OPZC Rekem. Pour recueillir les idées et les suggestions des employés, l'équipe en charge du projet s'est rendue aux réunions des différents départements pour expliquer brièvement le projet. En plus de répondre aux questions, elle a également écouté les remarques et les préoccupations des employés. 

Birgit : "J'ai vu des gens très sceptiques au début, qui craignaient que ce projet ne soit un moyen de faire des économies. C'est donc sur ce point que nous avons mis l'accent dès le départ : nous mettrons en œuvre des changements pour mieux équilibrer la charge de travail dans les services (en déployant le bon nombre d'employés à tout moment), et non pour faire des économies."

Les réflexions des employés ont été prises en compte et, avec les informations issues des entretiens, incorporées dans une analyse AFOM. Celle-ci a révélé, entre autres, qu'il existait de grandes différences dans la manière dont les tableaux de service étaient établis au sein des départements et que la psychiatrie était un environnement complexe avec une grande variabilité des bénéficiaires de soins et de leurs besoins. Ces résultats ont été pris en compte dans les phases suivantes du projet. 

Analyses de capacité pour identifier la variabilité 

L'un des principes de base d'une planification flexible et efficace est de fournir la bonne quantité d'employés disponibles au bon endroit - en fonction de la demande de soins et de la lourdeur des soins. Des analyses de capacité ont été réalisées afin de cartographier la variabilité du déploiement du personnel et d'identifier ainsi les points critiques de la planification du personnel. Les caractéristiques des départements de l'OPZC Rekem étant très différentes les unes des autres, cette analyse a été minutieusement élaborée pour chaque département pris individuellement.

Afin de maîtriser la méthodologie d'analyse de la capacité avec les employés, plusieurs ateliers ont été organisés. Au cours de ces ateliers, il a été précisé quelles étapes et quels éléments étaient importants pour déterminer les besoins en personnel par jour de la semaine, par rôle et par département. 

Cela n'a pas toujours été facile pour les employés, atteste Birgit : "Nous avons surtout reçu beaucoup de questions pratiques. Il était parfois difficile pour les employés de quantifier les tâches spécifiques et le temps correspondant. En effet, combien de temps prend une tâche particulière ? Pour certains bénéficiaires de soins, une tâche prend déjà plus de temps que pour d'autres. Alors, comment définir un volume ? En fin de compte, nous y sommes parvenus, grâce à de bons conseils et à une bonne collaboration".

Et Daisy d’ajouter : "Je pense que c'est certainement une difficulté dans le secteur de la santé mentale. Par exemple, engager une conversation avec un bénéficiaire de soins est également une des tâches de soins importante pour laquelle on ne peut pas vraiment fixer de limite de temps. Néanmoins, c'était une partie importante des analyses de faire ce genre d’estimations, afin que nous puissions avoir une bonne vision de la façon de travailler et des tâches à accomplir au sein des départements." 

Möbius a rassemblé les résultats des analyses de capacité dans un modèle mathématique qui a permis de déterminer les différents points névralgiques des journées de travail : à quel moment de la journée et de la semaine y a-t-il un pic de tâches de soins et combien d'employés sont nécessaires à ces moments critiques ? Sur la base de ce modèle, il a été possible de déterminer les limites inférieure et supérieure du nombre de personnes nécessaires pour effectuer toutes les tâches.

Ces chiffres ont permis à Möbius d'établir des règles de planification solides, alignant ainsi le déploiement du personnel sur la charge de travail effective par période journalière et par département. L'application rigoureuse de ces règles de planification est le seul moyen d'éviter une affectation du personnel inégale et, par conséquent, de garantir des soins continus de qualité avec une charge de travail équitable pour chaque soignant. 

L’équipe volante en tant que structure flexible 

Outre les nouvelles règles de planification, Möbius a également proposé l'introduction d'une équipe volante. L'équipe volante (équipe mobile) est chargée de remédier aux pénuries de personnel majeures dans l'ensemble de l'organisation afin d'être moins fragilisée au niveau des unités de soins. Cette équipe mobile est composée d'employés qui travaillaient à l'origine dans les unités de soins elles-mêmes et qui ont désormais un rôle clairement défini au sein de cette équipe volante distincte.

Par exemple, lorsqu'un collègue est malade, l'équipe volante est contactée pour pallier son absence afin de toujours garantir des soins optimaux. Birgit : "Auparavant, les départements devaient à tour de rôle désigner le ‘volant’. Ce département prévoyait alors systématiquement un membre du personnel supplémentaire cette semaine-là pour pouvoir gérer les absences pour maladie au sein de l'hôpital. Malheureusement toutes les plages horaires ne pouvaient pas être couvertes, de sorte que l'offre était plutôt limitée." 

La façon dont l’OPZC Rekem établissait les horaires de travail pour pallier les absences n’était pas tenable pour l'OPZC Rekem. Birgit : "L'équipe volante qui a été mise en place se compose de collaborateurs qui interviennent dans les différents départements en cas d'absences imprévues. Cette équipe volante a été accueillie de manière très positive !"

Daisy enchaîne : "Auparavant, un responsable ou un employé devait faire le tour des autres départements pour trouver de l'aide. Cette aide n'était pas toujours disponible et les employés pouvaient parfois être appelés chez eux. Aujourd'hui, un appel à l'équipe volante suffit à résoudre le problème". 

Mieux collaborer 

Les scénarios de planification possibles ont été largement testés et évalués en fonction des données (historiques) de l'OPZC Rekem. Cela a permis d’évaluer l’impact des nouvelles règles de planification sur des situations réelles, confirmant ainsi l'efficacité et la valeur ajoutée de la nouvelle approche de travail.

La capacité disponible du personnel est utilisée de manière optimale pour répondre aux demandes de soins dans les services de l'OPZC Rekem. Cela améliore le contact avec les bénéficiaires des soins, la qualité des soins et la collaboration avec les collègues.

© OPZC Rekem

Grâce aux nouveaux principes de planification, la qualité des soins est garantie à tout moment de la journée, et les employés ne sont plus contactés pour venir travailler de façon imprévue. Il en résulte un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée et plus d’harmonie sur le lieu de travail. 

Plein de confiance pour des soins de qualité

Daisy : “Le résultat le plus marquant du projet est que les départements eux-mêmes ont maintenant une bien meilleure visibilité des nos priorités au quotidien. De combien de personnes ou d'employés avons-nous besoin dans l'équipe du matin, dans l'équipe du soir, pendant la nuit ? Nous pouvons maintenant exploiter cette connaissance des pics de soins dans l’élaboration des tableaux de service.” 

Grâce aux résultats du projet planification flexible et efficace, les responsables de l'OPZC Rekem peuvent être sûrs qu'ils disposent du nombre adéquat de personnel pour fournir des soins de qualité à tout moment de la journée. L'analyse de la capacité réalisée a également permis à l'OPZC Rekem d'adopter un nouveau mode de fonctionnement, qui a depuis été répété, à son initiative, dans de nouveaux départements.