Approche
La mission a été réalisée en collaboration étroite avec l'équipe interne, avec des retours réguliers vers le comité de pilotage. L’approche adoptée pour cette mission a été la suivante :
Phase 1 : Dresser un état des lieux
Une première phase exploratoire a été mise en place, comprenant les activités suivantes :
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Formation du groupe de projet interne et constitution du comité de pilotage.
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Recherche documentaire : analyse du processus actuel, des procédures existantes, ainsi que des cadres législatifs et qualitatifs en matière de politique médicamenteuse dans les maisons de repos.
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Entretiens approfondis avec des acteurs internes et externes pour mieux comprendre le contexte, approfondir la connaissance du processus et recueillir des informations pour l’analyse SWOT.
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Visite de terrain : observation du processus pour cartographier les étapes, identifier les points forts et les obstacles.
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Analyse SWOT sur la base des recherches documentaires, des entretiens et des observations.
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Consolidation des informations pour créer un processus détaillé, essentiel pour identifier les inefficacités, les goulots d’étranglement et les tâches redondantes, afin d'optimiser le processus.
Phase 2 : Définir le fonctionnement idéal
En collaboration étroite avec l’équipe interne, nous avons défini le modèle de fonctionnement idéal pour l’avenir, en identifiant les risques et en dressant une liste des améliorations à apporter. L’objectif était de garantir l'excellence opérationnelle et une culture d’amélioration continue.
Les étapes suivantes ont été mises en œuvre :
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Identification des risques : Une enquête en ligne a été réalisée à l’aide d’un cadre d’évaluation composé de normes législatives et scientifiques. Cela a permis d’évaluer si le processus actuel respectait ces normes.
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Une seconde visite de terrain a permis de situer les observations dans le modèle Shingo d'excellence opérationnelle.
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S’appuyant sur les principes Lean et le modèle Shingo, des améliorations ont été identifiées pour garantir l'excellence opérationnelle, en mettant l'accent sur une culture d'amélioration continue et pas seulement sur l'application d'outils et de techniques.
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Deux ateliers ont permis de valider et d’affiner les améliorations avec l’équipe interne :
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Atelier 1 : Focus sur l'optimisation du processus.
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Atelier 2 : Focus sur la pérennisation de la culture d'amélioration continue.
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Phase 3 : Élaboration d'un plan d'action
La dernière phase a consisté à consolider les résultats dans un plan d’amélioration. Plusieurs séances de feedback ont été organisées avec l’équipe projet interne et le comité de pilotage.
Résultats
La Ville d'Ostende dispose désormais d'un plan d'amélioration détaillé, comprenant des actions concrètes pour optimiser davantage le circuit du médicament. Ce plan a été intégré dans le cadre du modèle Shingo pour l'excellence opérationnelle, un modèle qui va au-delà de la gestion du circuit du médicament.
Grâce à cette approche globale, le plan d'amélioration ne vise pas seulement l'optimisation de chaque étape du circuit du médicament, mais aussi à renforcer le système global et la cohérence entre ces étapes. De plus, ce plan offre un cadre permettant d'ancrer durablement les améliorations dans la culture organisationnelle.
