Strategische uitdaging
Partant du constat qu'il était nécessaire de revoir en profondeur les structures et les processus décisionnels, ainsi que les adapter si nécessaire, un effort maximal a été fait en 2024 sur la bonne gouvernance ainsi que sur le renforcement de liens au sein de la communauté et la cartographie du réseau de l'ELZ Oostkust. Cette démarche de gouvernance a été initiée, entre autres, par le gouvernement flamand dans le cadre d'une réforme des niveaux de soins à travers quatre grands projets :
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Une reformulation des missions pour mieux équilibrer l’agenda politique flamand avec la flexibilité nécessaire pour que les conseils de soins puissent apporter des orientations locales ;
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Stimuler une vision élargie de la composition du conseil des soins (réseau ouvert) et une vision plus souple sur les exigences minimales pour la composition de l'organe de gouvernance ;
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Une meilleure coordination des processus de planification des politiques afin de garantir que les plans d'action des niveaux de soins soient coordonnés (pour les aspects qui s'y rapportent) avec la politique sociale locale des autorités locales ;
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Un financement adéquat et une nouvelle base de calcul pour permettre à chaque conseil de soins de développer un fonctionnement qualitatif minimal.
Dans la deuxième phase, « les conseils de soins en tant que réseau organisationnel ouvert », Möbius a accompagné la mise en place et la structuration de la gouvernance de l’ELZ Oostkust, tout en préservant les quatre clusters et en élargissant le réseau à des institutions relevant du VAPH et d’Opgroeien. Ce projet s’est inspiré de plusieurs perspectives, notamment des évolutions du décret du gouvernement flamand sur les soins de première ligne, des recommandations en matière de gouvernance dans le secteur du bien-être et des soins, et de l’expertise de VIVEL en gouvernance.
Approche
Le projet a été mené par un groupe de travail organisationnel, composé de représentants de l’organe de gouvernance de l’ELZ Oostkust. Des restitutions régulières ont été réalisées à l’ensemble de l’organe de gouvernance ainsi qu’à l’Assemblée Générale. Une collaboration intensive avec le groupe de travail a permis de définir les éléments suivants :
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Le modèle de gouvernance idéal 1.0 : Quels principes directeurs ou critères de conception le futur modèle de gouvernance doit-il respecter ? Ces principes directeurs étaient essentiels en tant que critères objectifs permettant de déterminer si une conception ou un choix de conception convenait à ce que nous essayions de concevoir. Ils constituaient une référence importante pour évaluer les choix et encourager les bons comportements. Voici quelques exemples de critères sélectionnés : clarté des mandats, détermination dans la prise de décision, lignes de communication clairement définies...
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Le modèle de gouvernance idéal 2.0 : Dans l'étape suivante, le modèle de gouvernance a été exploré plus en profondeur en termes d’organes et de structure. Quelle est la composition idéale du conseil d'administration et de l'assemblée générale ? De quels autres organes (consultatifs) avons-nous besoin en fonction des principes directeurs sans créer une structure lourde, et comment les remplir? Comment garantir un organe administratif dynamique, efficace et orienté vers l'action ? Comment renforcer simultanément l'effet de groupe substantiel et élargir l'asssemblée générale pour en faire le forum le plus large possible dans le cadre d'une organisation en réseau ouvert ?
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Des rôles et des responsabilités clairs : l'étape suivante a consisté à approfondir le modèle de gouvernance. Quelles sont les responsabilités ou les pouvoirs, les tâches et les devoirs de ces organes (consultatifs)? De quels rôles supplémentaires pourrions-nous avoir besoin? Comment fonctionnent les processus de communication et de prise de décision (internes et externes)? C'est ainsi que le nouveau modèle de gouvernance a pris forme. En outre, une matrice de délégation et de compétences a également été créée pour cartographier et valider les compétences et l'expertise nécessaires aux différents niveaux.
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Consolidé dans les documents nécessaires : une fois le modèle de gouvernance finalisé et approuvé au niveau de l'organe administratif, il était temps de le transposer par écrit dans les documents (légaux) nécessaires. Les documents suivants ont été rédigés: statuts de l'ASBL, règlement d'ordre intérieur, déclaration d'engagement des administrateurs, code de conduite, etc. Ils ont finalement été approuvés lors de l'assemblée générale d'ELZ Oostkust.
Résultat
La collaboration entre ELZ Oostkust et Möbius a abouti à un modèle de gouvernance clair et défini pour la zone de soins de première ligne, basé sur les principes du programme pour des niveaux de soins plus efficaces. Avec ce nouveau modèle de gouvernance, ELZ Oostkust est prêt à poursuivre la réalisation de l'objectif et des tâches avec ses partenaires dans la région.
