Fusion de Merelbeke et Melle : plan du personnel et intégration

Comment, après une fusion communale, transformer deux organisations en une seule entité fonctionnelle ? Möbius a accompagné la commune issue de la fusion Merelbeke-Melle dans trois processus interdépendants : un plan de gestion intégrée du personnel, la rationalisation des processus et l'intégration des services techniques. Vous découvrirez ci-dessous les questions que se posait l'administration, comment Möbius les a abordées en collaboration avec celle-ci et quels en ont été les résultats.

Quel défi la commune issue de la fusion Merelbeke-Melle devait-elle relever ?

Avec la création de la nouvelle commune fusionnée de Merelbeke-Melle le 1er janvier 2025, l’administration était confrontée à un double défi : (1) l’élaboration d’un plan de personnel et de capacités tourné vers l’avenir, et (2) l’harmonisation et l’optimisation des processus qui, historiquement, fonctionnaient encore différemment dans les deux communes.

Un modèle d’organisation provisoire avait déjà été élaboré lors de la phase de transition de 2024. La nouvelle équipe administrative et la direction souhaitaient le réévaluer de manière critique et, surtout, le transformer en un outil dynamique permettant d’aligner les capacités organisationnelles sur les ambitions politiques.

L’objectif visé était une affectation efficace du personnel, à savoir disposer du nombre nécessaire de collaborateurs dotés des compétences adéquates, au bon endroit, dans le bon processus et en vue d’atteindre le résultat escompté.

Par ailleurs, de nombreux processus de travail (par exemple dans les domaines des affaires civiles, de l’aménagement du territoire, des loisirs et du bien-être) fonctionnaient encore en parallèle. La fusion offrait des opportunités d’intégrer ces processus, d’éliminer les goulots d’étranglement, de clarifier les rôles et, dans le même temps, de réaliser des gains d’efficacité.

Comment Möbius s’y est-il pris ?

1. Cartographie des capacités en personnel « telles quelles » à l’époque et analyse comparative

Möbius a tout d’abord dressé un état des lieux des effectifs existants en analysant l’affectation des ETP, les niveaux de fonction et l’emploi du temps au niveau des macro-processus par service. Par ailleurs, Möbius a élaboré une analyse comparative permettant de comparer Merelbeke-Melle à sept autres collectivités locales. Les différences en matière de ratios ETP, de répartition des tâches, d’externalisation et de structures départementales ont ainsi été mises en évidence. Cette analyse comparative a servi de cadre de référence tout au long du projet, mais a toujours été interprétée de manière critique en tenant suffisamment compte du contexte propre à chaque collectivité locale concernée. Citons par exemple le rapport entre le niveau d’externalisation et les capacités internes.

2. Déterminer objectivement les besoins futurs en personnel

Au cours de séries d’entretiens bilatéraux avec les chefs de service, l’analyse de la situation actuellea été comparée aux résultats de l’analyse comparative et les ambitions politiques et administratives concernant les processus clés du service ont été identifiées conjointement (par exemple, extension des services, ambitions stratégiques, gains d’efficacité et numérisation).

Sur la base de ces conclusions, Möbius a élaboré, en collaboration avec l’équipe de direction, des scénarios permettant d’identifier les domaines nécessitant un renforcement ou une réforme:

• Où pouvons-nous réduire nos activités et où faut-il renforcer ou réformer ?
• De quelles compétences disposons-nous là où elles sont nécessaires ?
• Y a-t-il encore des tâches ou des processus qui doivent être transférés d’un service à l’autre ?

Möbius a formulé des propositions claires concernant les postes à créer et ceux à supprimer, les classements et les promotions, en se basant sur :

• La situation actuelle et les capacités de la commune (ETP et niveau)
• Les ambitions politiques et administratives
• Une analyse comparative avec des administrations similaires
• L’expérience de Möbius au sein d’autres organisations publiques

De plus, les principes généraux régissant les classements et les promotions ont été appliqués ,
ce qui a permis de garantir un classement correct et équitable au regard de la charge de travail réelle des fonctions.

Une pondération des fonctions a été effectuée pour les fonctions politiques comparables, afin de permettre leur classement objectif en fonction de leur contenu et de leurs responsabilités.

3. Recommandations, plan de mise en œuvre et rapport final

Ce processus a abouti à un plan de ressources humaines entièrement intégré et largement soutenu, qui présente de manière claire et par étapes les futurs besoins en personnel, les nouveaux postes, les priorités et les classements. Cette mise en œuvre par étapes a été traduite par un plan de mise en œuvre s'étendant jusqu'en 2031. Le résultat final tient compte du contexte budgétaire et des ambitions politiques de la commune.

L'outil dynamique de gestion des effectifs permet de suivre facilement les recrutements, les promotions et les départs tout au long de la législature.

4. Parallèlement : rationalisation des processus de Merelbeke et de Melle

Au cours du projet, Möbius a optimisé et intégré plusieurs processus en comparant les processus « tels quels » de Merelbeke et de Melle, en identifiant les goulots d’étranglement et en élaborant des flux de processus intégrés. L’accent a été mis principalement sur l’amélioration de l’organisation du travail grâce à une meilleure répartition des tâches, à l’optimisation des processus et à la numérisation. Les processus suivants ont été analysés :

• Correspondance et relations avec la clientèle

• Gestion des cimetières

• Permis d’urbanisme

• Suivi de la gestion des bâtiments et location à court terme d’infrastructures de loisirs

• Gestion des technologies de l'information et de la communication

• Communication avec les habitants

Tout au long du processus, un soutien constant a été assuré en impliquant les chefs de service et les responsables de département, en veillant à une communication suffisante et en fournissant des explications aux cadres.

5. Parallèlement : intégration des services techniques

Möbius a accompagné l’administration locale de Merelbeke-Melle dans l’intégration des services techniques à la suite de la fusion des communes. Ce projet était axé sur le développement d’un modèle organisationnel consensuel et tourné vers l’avenir, mettant l’accent sur la qualité du service, l’efficacité et une solide collaboration interne.

Grâce à une approche structurée s’appuyant sur des groupes de pilotage et des séances de travail participatives, Möbius a aidé l’administration à faire des choix clairs et fondés. Ce travail s’est articulé autour d’un certain nombre d’axes cohérents :

• Structure, rôles et compétences
• Processus
• Matériel, véhicules et systèmes
• Emplacements et sites d’implantation
• Conditions de travail
• Communication et collaboration
• Culture et expérience des collaborateurs
• Services orientés vers les citoyens

Möbius a systématiquement traduit ces axes de réflexion en recommandations concrètes et applicables, telles que la répartition en équipes bien définies avec une direction claire, une répartition précise des rôles entre les chefs de service et les coaches d’équipe, une organisation pratique des zones de travail, ainsi que des choix clairs concernant les lieux d’affectation et les horaires. Ces propositions n’étaient pas seulement indicatives, mais élaborées sur le plan opérationnel et immédiatement applicables, ce qui a permis à la direction de prendre rapidement des décisions et de lancer efficacement le processus d’intégration.

Par ailleurs, l’accent a été mis sur la réalisation de synergies et sur la suppression des dynamiques « nous contre eux », dans le but d’évoluer vers un fonctionnement intégré unique. Parallèlement, Möbius a accordé une attention particulière au changement centré sur l’humain, en mettant l’accent sur une communication transparente, l’implication des collaborateurs et le renforcement du leadership.

Il en résulte un scénario d’avenir clair et réalisable qui permet au conseil d’administration de mener à bien l’intégration par étapes et de continuer à bâtir une organisation moderne, efficace et attractive.