L'Académie provinciale des services d'urgence et des autorités locales (PAULO) est à la veille d'une étape importante dans la poursuite de sa professionnalisation. Afin de renforcer la coopération entre les cours, d'organiser les processus de manière plus efficace et de soutenir les ambitions stratégiques de la province de Flandre orientale, un modèle organisationnel orienté vers l'avenir a été développé. Ce modèle fournit un cadre clair pour le pilotage des processus, des rôles et des responsabilités clairs et jette les bases d'une organisation durable et viable.
Défi stratégique
L’école provinciale des Services d’Urgence de Flandre Orientale (PAULO) est un centre de formation multidisciplinaire chargé de la formation et de l'entraînement des pompiers, des policiers et des secouristes (ambulanciers).
Ces dernières années, PAULO a travaillé de manière ciblée à la poursuite de sa professionnalisation. Des mesures importantes ont été prises pour renforcer la collaboration entre les différentes formations et mieux ancrer PAULO dans la structure provinciale. Cette évolution a toutefois soulevé de nouvelles questions. Afin de continuer à organiser son fonctionnement de manière durable et efficace, une nouvelle étape cruciale s'imposait : prendre des décisions claires quant à l'organisation et la gestion des processus (de soutien), accompagnées d’une définition tout aussi claire des rôles et responsabilités de chacun.
Le déménagement de plusieurs formations vers un site commun a servi de catalyseur à cet égard. Ce regroupement physique a rendu encore plus explicite la nécessité d'une véritable coordination pour plus d'efficacité et de cohérence au niveau de la gestion des processus. De plus, PAULO a été explicitement présentée comme une priorité stratégique dans la déclaration de politique provinciale de la province de Flandre orientale (2025-2030), ce qui a encore souligné l'ambition et l'importance d'un modèle organisationnel tourné vers l'avenir.
C’est dans ce contexte que PAULO a fait appel à de l’accompagnement externe afin d'aboutir à un modèle organisationnel clair, assorti de choix précis quant au positionnement des processus.
Orientation ciblée et progressive de PAULO par Möbius
Möbius a accompagné PAULO avec une approche ciblée et progressive, alliant analyse, dialogue avec la direction et traduction concrète au sein de l'organisation.
Phase 1 : Analyse de la structure actuelle des processus et élaboration d'un futur référentiel de processus
Dans un premier temps, une cartographie des processus a été élaborée afin de comprendre clairement à quel niveau les différents processus (de soutien) sont actuellement gérés. Cette analyse a constitué la base sur laquelle la suite du projet a reposé.
Au cours d'une session de travail, une carte des processus TO-BE a été élaborée en co-création avec la direction de PAULO. À cette occasion, certaines questions ont été explicitement abordées, telles que :
-
Pour quels processus des synergies peuvent-elles être réalisées avec la structure provinciale ?
-
Quels processus nécessitent une gestion centralisée au sein de PAULO ?
-
Et quels processus sont tellement spécifiques au thème de la formation qu'il vaut mieux les maintenir à l'avenir au sein des formations elles-mêmes ?
La cartographie du processus futur a clairement mis en évidence les opportunités de synergie et d'efficacité.
Phase 2 : Transposition dans la structure organisationnelle et fonctionnelle
Après validation de la future cartographie des processus, une transposition ciblée a permis de la traduire concrètement dans la structure organisationnelle de PAULO. En déterminant de manière stratégique à quel niveau chaque processus doit être piloté, il devenu plusclair comment organiser l’entreprise et répartir les rôles de façon efficace.
Cette structure favorise une gestion des processus de bout en bout, améliore l’efficacité et laisse en même temps suffisamment d’autonomie là où c’est nécessaire sur le plan du contenu. L’accent a été mis sur une organisation simple, claire et fonctionnelle, avec un bon équilibre entre pilotage central et proximité avec les formations.
Phase 3 : rôles, responsabilités et mise en œuvre
Au cours d'une dernière phase, les rôles et responsabilités ont été définis à différents niveaux, avec une attention particulière pour les rôles de direction au sein de l'organisation. Toutes les idées et décisions ont finalement été regroupées dans un plan de mise en œuvre concret et pratique, qui sert point de référence à la direction pour la poursuite du déploiement du nouveau modèle organisationnel.
Résultat : un modèle organisationnel clair et fonctionnel
Grâce à une approche ciblée et à une étroite collaboration avec la direction, PAULO dispose aujourd'hui d'un modèle organisationnel clair et tourné vers l'avenir. Bien plus qu’un exercice théorique, ce modèle constitue un cadre concret et opérationnel qui renforce la collaboration, améliore l’efficacité et soutient le développement et la professionnalisation de l’organisation.
-
Structure de processus claire
-
Opportunités de synergie concrètes
-
Structure organisationnelle et fonctionnelle claire
-
Délimitation des rôles et des responsabilités
-
Plan de mise en œuvre concret
