De Provinciale Academie voor Urgentiediensten en Lokale Overheden (PAULO) staat aan de vooravond van een belangrijke stap in haar verdere professionalisering. Om de samenwerking tussen opleidingen te versterken, processen efficiënter te organiseren en de strategische ambities van de Provincie Oost-Vlaanderen te ondersteunen, werd een toekomstgericht organisatiemodel uitgewerkt. Dit model biedt een helder kader voor processturing, duidelijke rollen en verantwoordelijkheden, en legt de basis voor een duurzame en werkbare organisatie.
Strategische uitdaging
De Provinciale Academie voor Urgentiediensten en Lokale Overheden (PAULO) is een multidisciplinair opleidingscentrum dat instaat voor de vorming, training en opleiding van brandweer, politie en hulpverleners (ambulanciers).
De voorbije jaren werkte PAULO doelgericht aan haar verdere professionalisering. Er werden belangrijke stappen gezet in de versterking van de samenwerking tussen de opleidingen en in de inbedding van PAULO binnen de provinciale structuur.
Keuzes maken in organisatie en processen
Deze evolutie bracht echter ook nieuwe vragen met zich mee. Om haar werking duurzaam en efficiënt te blijven organiseren, diende zich een volgende cruciale stap aan: het maken van duidelijke keuzes over de organisatie en aansturing van de (ondersteunende) processen, inclusief heldere rollen en verantwoordelijkheden.
De verhuis van meerdere opleidingen naar één gezamenlijke locatie fungeerde daarbij als katalysator. Deze fysieke samenkomst maakte de nood aan afstemming, efficiëntie en coherente processturing nog explicieter. Bovendien werd PAULO in het bestuursakkoord van Provincie Oost-Vlaanderen (2025–2030) expliciet naar voren geschoven als een strategische topprioriteit, wat de ambitie en het belang van een toekomstgericht organisatiemodel verder benadrukte.
Vanuit deze context schakelde PAULO externe begeleiding in om te komen tot een helder organisatiemodel, met duidelijke keuzes over de positionering van processen.
Bron: Bestuursakkoord Provincie Oost-Vlaanderen, 2025 – 2030
Doelgerichte en gefaseerde begeleiding van PAULO door Möbius
Möbius begeleidde PAULO met een doelgerichte en gefaseerde aanpak, waarbij analyse, dialoog met de directie en concrete vertaling naar de organisatie hand in hand gingen.
Fase 1: Analyse van de huidige processtructuur en opmaak van een toekomstige procesmap
In een eerste fase werd een procesmap opgesteld die helder in kaart bracht op welk niveau de verschillende (ondersteunende) processen vandaag worden aangestuurd. Deze analyse vormde de basis voor het verdere traject.
Tijdens een werksessie met de PAULO directie werd vervolgens op een co-creatieve manier een TO-BE-procesmap uitgewerkt. Daarbij werd expliciet stilgestaan bij vragen zoals:
-
Voor welke processen kunnen synergiën worden gerealiseerd met de provinciale structuur?
-
Welke processen vragen om een centrale aansturing binnen PAULO?
-
En welke processen zijn zo opleidingsspecifiek dat ze ook in de toekomst best binnen de opleidingen zelf blijven?
De toekomstige procesmap maakte de opportuniteiten voor synergie en efficiëntie duidelijk zichtbaar.
Fase 2: Doorvertaling naar de organisatie- en functiestructuur
Na validatie van de toekomstige procesmap werd een gerichte doorvertaling gemaakt naar de organisatiestructuur van PAULO. Door strategisch te bepalen welke processen op welk niveau moeten worden aangestuurd, werd duidelijk hoe dit zich vertaalt naar een efficiënte organisatie- en functiestructuur.
Deze structuur ondersteunt end-to-end procesbeheer, verhoogt de efficiëntie en zorgt tegelijk voor voldoende autonomie daar waar dat inhoudelijk nodig is. De focus lag op werkbaarheid en duidelijkheid, met aandacht voor een evenwicht tussen centrale sturing en nabijheid tot de opleidingen.
Fase 3: Rollen, verantwoordelijkheden en implementatie
In een laatste fase werden de rollen en verantwoordelijkheden op de verschillende niveaus afgebakend, met bijzondere aandacht voor de leidinggevende rollen binnen de organisatie. Alle inzichten en beslissingen werden tenslotte gebundeld in een concreet en hands-on implementatieplan, dat de directie houvast biedt bij de verdere uitrol van het nieuwe organisatiemodel.
Resultaat: Een helder en werkbaar organisatiemodel
Dankzij de gerichte aanpak en nauwe afstemming met de directie beschikt PAULO vandaag over een duidelijk en toekomstgericht organisatiemodel. Het resultaat is geen theoretische oefening, maar een werkbaar kader dat richting geeft aan samenwerking, efficiëntie en verdere professionalisering.
-
Heldere processtructuur
-
Concrete synergie-opportuniteiten
-
Duidelijke organisatie- en functiestructuur
-
Afbakening van rollen en verantwoordelijkheden
-
Concreet implementatieplan
