Hoe bouw je na een gemeentefusie twee organisaties om tot één werking? Möbius begeleidde de fusiegemeente Merelbeke-Melle bij drie samenhangende trajecten: een geïntegreerd personeelsplan, het stroomlijnen van processen en de integratie van de technische diensten. Hieronder lees je welke vragen het bestuur had, hoe Möbius die samen met het bestuur aanpakte en wat het opleverde.
Voor welke uitdaging stond de fusiegemeente Merelbeke-Melle?
Met de opstart van de nieuwe fusiegemeente Merelbeke-Melle op 1 januari 2025 stond het bestuur voor een dubbele uitdaging: (1) het uitwerken van een toekomstgericht personeels- en capaciteitsplan, en (2) het harmoniseren en optimaliseren van processen die historisch nog verschillend liepen in beide gemeenten.
In de transitiefase van 2024 werd al een voorlopig organisatiemodel opgesteld. De nieuwe bestuursploeg en het managementteam wilden dit kritisch herevalueren en vooral vertalen naar een dynamisch instrument dat toelaat om organisatiecapaciteit in lijn te brengen met beleidsambities.
Het streefdoel was een doelmatige toewijzing van personeel, namelijk het voorzien in het noodzakelijk aantal medewerkers met de juiste competenties, op de juiste plaats, in het juiste proces en met het oog op het bereiken van het juiste resultaat.
Daarnaast liepen tal van werkprocessen (bv. binnen burgerzaken, ruimte, vrije tijd en welzijn) nog naast elkaar. De fusie bood kansen om processen te integreren, knelpunten weg te werken, rolzuiverheid te creëren en tegelijk efficiëntiewinsten te realiseren.
Hoe ging Möbius te werk?
1. In kaart brengen van de toenmalige as is-personeelscapaciteit en benchmark
Möbius bracht eerst de toenmalige as is-personeelscapaciteit in kaart door de VTE‑inzet, functieniveaus en tijdsbesteding op macro-procesniveau per afdeling te analyseren. Daarnaast werkte Möbius een benchmark uit waardoor Merelbeke-Melle met zeven andere lokale besturen kon worden vergeleken. Verschillen in VTE‑ratio’s, taakverdeling, uitbesteding en afdelingsstructuren werden inzichtelijk gemaakt. De benchmark diende doorheen het traject als referentiekader, maar werd daarbij steeds kritisch geïnterpreteerd door de context van de betrokken lokale besturen voldoende te duiden. Denk daarbij aan de mate van uitbesteding vs. interne capaciteit.
2. Toekomstige personeelsbehoeften objectief bepalen
Tijdens bilaterale gespreksrondes met afdelingshoofden werd de as is-analyse vergeleken met de resultaten van de benchmark en werden samen de politieke en ambtelijke ambities op kernprocessen van de afdeling in kaart gebracht (bv. dienstverlening uitbreiden, beleidsambities, efficiëntiewinsten en digitalisering).
Op basis van deze inzichten werkte Möbius samen met het managementteam scenario’s uit die bepaalden waar versterking of hervorming nodig was:
- Waar kunnen we afbouwen en waar moet versterkt of hervormd worden?
- Welke competenties hebben we waar nodig?
- Zijn er nog taken of processen die tussen afdelingen overgedragen moeten worden?
Möbius formuleerde duidelijke voorstellen voor nieuwe en uitdovende functies, inschalingen en bevorderingen, gebaseerd op:
- De huidige situatie en capaciteit van de gemeente (VTE en niveau)
- Politieke en ambtelijke ambities
- Een objectivering door benchmark met vergelijkbare besturen
- De ervaring van Möbius in andere publieke organisaties
Bovendien werden de algemene principes voor inschalingen en bevorderingen gehanteerd,
waardoor een correcte en billijke inschaling ten aanzien van de reële functiezwaarte kon worden verzekerd.
Voor vergelijkbare beleidsfuncties werd een functieweging uitgevoerd, zodat deze op basis van inhoud en verantwoordelijkheid objectief ingeschaald konden worden.
3. Aanbevelingen, implementatieplan en eindrapportering
Dit traject leverde een volledig geïntegreerd en gedragen personeelsplan op dat de toekomstige personeelsbehoeften, nieuwe functies, prioriteiten en inschalingen helder en gefaseerd weergeeft. Deze fasering werd weergegeven door middel van een implementatieplan dat loopt tot 2031. Het eindresultaat houdt rekening met de budgettaire context en beleidsmatige ambities van de gemeente.
De dynamische personeelstool maakt het mogelijk om wervingen, bevorderingen en uitstroom doorheen de legislatuur eenvoudig op te volgen.
4. Parallel: processen van Merelbeke en Melle stroomlijnen
Gedurende het traject optimaliseerde en integreerde Möbius enkele processen door de toenmalige as is-processen uit Merelbeke en Melle te vergelijken, knelpunten te identificeren en geïntegreerde procesflows uit te werken. De focus lag daarbij voornamelijk op het verbeteren van de werkorganisatie via een betere taakverdeling, procesverbetering en digitalisering. Volgende processen werden geanalyseerd:
-
Briefwisseling en klantencontacten
-
Begraafplaatsenbeheer
-
Omgevingsvergunningen
-
Opvolging gebouwenbeheer en kortetermijnverhuur van vrijetijdsinfrastructuur
-
ICT-beheer
-
Bewonerscommunicatie
Gedurende het traject werd voortdurend draagvlak gecreëerd door afdelingshoofden en diensthoofden te betrekken, voldoende communicatie te voorzien en toelichting te geven aan leidinggevenden.
5. Parallel: integratie technische diensten
Möbius begeleidde het lokaal bestuur Merelbeke-Melle bij de integratie van de technische diensten naar aanleiding van de gemeentefusie. In dit traject stond het ontwikkelen van een gedragen en toekomstgericht organisatiemodel centraal, met focus op kwaliteit van dienstverlening, efficiëntie en een sterke interne samenwerking.
Via een gestructureerde aanpak met stuurgroepen en participatieve werkmomenten ondersteunde Möbius het bestuur bij het maken van duidelijke en onderbouwde keuzes. Hierbij werd gewerkt vanuit een aantal samenhangende invalshoeken:
- Structuur, rollen en competenties
- Processen
- Materiaal, voertuigen en systemen
- Locatie en standplaatsen
- Arbeidsvoorwaarden
- Communicatie en samenwerking
- Cultuur en medewerkerbeleving
- Burgergerichte dienstverlening
Möbius vertaalde deze invalshoeken consequent naar concrete en werkbare aanbevelingen, zoals de opdeling in duidelijke teams met heldere aansturing, een afgebakende rolverdeling tussen diensthoofden en teamcoaches, een praktische indeling van werkzones, en duidelijke keuzes rond standplaatsen en uurregeling. Deze voorstellen waren niet louter richtinggevend, maar operationeel uitgewerkt en onmiddellijk implementeerbaar, zodat het bestuur snel beslissingen kon nemen en de integratie effectief in gang kon zetten.
Daarnaast werd sterk ingezet op het realiseren van synergievoordelen en het doorbreken van “wij-zij”-dynamieken, met als doel te evolueren naar één geïntegreerde werking. Tegelijk besteedde Möbius bijzondere aandacht aan mensgerichte verandering, met focus op transparante communicatie, betrokkenheid van medewerkers en het versterken van leiderschap.
Het resultaat is een helder en uitvoerbaar toekomstscenario dat het bestuur toelaat om de integratie stapsgewijs te realiseren en verder te bouwen aan een moderne, efficiënte en aantrekkelijke organisatie.
.jpg)
