Strategische uitdaging
Vanuit de vaststelling dat het noodzakelijk was om de structuren en beslissingsprocessen grondig onder het licht te houden en waar nodig aan te passen, werd in 2024 maximaal ingezet op good governance alsook op community vorming en het in kaart brengen van het netwerk binnen ELZ Oostkust. Dit traject rond goed bestuur werd onder meer geïnitieerd vanuit de Vlaamse Overheid in functie van een hervorming van de zorgraden door middel van vier grote werven:
-
Een herformulering van de opdrachten om ervoor te zorgen dat zorgraden een beter evenwicht kunnen vinden tussen de Vlaamse beleidsagenda en hun autonomie om lokaal accenten te leggen;
-
Stimuleren van een brede kijk op lidmaatschap van de zorgraad (open netwerk) en een meer open visie op de minimumvereisten voor het samenstellen van het Bestuursorgaan;
-
Een betere afstemming van de beleidsplanningsprocessen om ervoor te zorgen dat de actieplannen van zorgraden worden afgestemd (voor de aspecten die hierop betrekking hebben) op het lokale sociale beleid van de lokale besturen.
-
Voldoende financiering en nieuwe berekeningsbasis om elke zorgraad de mogelijkheid te geven om een minimale kwalitatieve werking uit te bouwen.
Vanuit de tweede werf “zorgraden als een open organisatienetwerk” bood Möbius begeleiding bij het opzetten en invullen van de governance structuur van ELZ Oostkust waarbij rekening werd gehouden met het behoud van de vier clusters, de zorgraden die dienen als open netwerkorganisatie en de uitbreiding met voorzieningen vanuit VAPH en Opgroeien. Dit traject werd geïnspireerd vanuit verschillende invalshoeken waaronder de wijzigingen in het Besluit Vlaamse Regering (BVR) van de eerstelijnszorg, de aanbevelingen van de Vlaamse Overheid rond goed bestuur in welzijns- en zorgorganisaties, de expertise vanuit VIVEL rond governance, …
Aanpak
Het traject werd vormgegeven door een Organisatiewerkgroep, bestaande uit afgevaardigden vanuit het Bestuursorgaan van ELZ Oostkust. Op regelmatige tijdstippen werd ook een terugkoppeling voorzien naar het voltallige Bestuursorgaan alsook op niveau van de Algemene Vergadering. Samen met de Organisatiewerkgroep werd intensief samengewerkt:
-
Het ideale governance model 1.0: Aan welke leidende principes of design criteria diende het toekomstige governance model te voldoen? Deze leidende principes waren essentieel als objectieve criteria waarlangs we konden bepalen of een ontwerp of een ontwerpkeuze paste bij hetgeen we probeerden te ontwerpen. Het was een belangrijke toetssteen om keuzes te evalueren en het juiste gedrag te stimuleren. Enkele voorbeelden zijn: duidelijkheid in mandaten, daadkrachtig in besluitvorming, heldere uitgetekende communicatielijnen, …
-
Het ideale governance model 2.0: In een tweede stap werd het governance model uitgetekend. Wat is de ideale samenstelling van het Bestuursorgaan en de Algemene Vergadering? Welke andere (overleg)organen hebben we nodig in functie van de leidende principes zonder een logge structuur te creëren, en hoe vullen we deze in? Hoe zorgen we voor een dynamisch, efficiënt en actiegericht Bestuursorgaan? Hoe kunnen we tegelijkertijd de inhoudelijke clusterwerking versterken en de Algemene Vergadering verruimen naar een zo breed mogelijk forum in het kader van een open netwerkorganisatie?
-
Duidelijke rollen en verantwoordelijkheden: In een volgende stap werd het governance model verder uitgediept. Wat zijn de verantwoordelijkheden of bevoegdheden, taken en opdrachten van deze (overleg)organen? Welke bijkomende rollen hebben we eventueel nodig? Hoe lopen de (interne en externe) communicatie- en beslissingsprocessen? Zodoende kreeg het nieuwe governance model “handen en voeten”. Aanvullend werd ook een delegatie- en competentiematrix opgebouwd om de noodzakelijke bevoegdheden en expertises op de verschillende niveaus in kaart te brengen en te valideren.
-
Geconsolideerd in noodzakelijke documenten: Eenmaal het ingevulde governance model werd goedgekeurd op niveau van het Bestuursorgaan, was het tijd voor de schriftelijke vertaling in de noodzakelijke (juridische) documenten. Volgende documenten werden opgemaakt: statuten van de vzw, een intern reglement, een engagementsverklaring voor de bestuurders, een gedragscharter, … Deze werden finaal goedgekeurd op niveau van de Algemene Vergadering van ELZ Oostkust.
Resultaat
De samenwerking tussen ELZ Oostkust en Möbius leidde tot een duidelijk en ingevuld governance model voor de eerstelijnszone, gestoeld op de principes van het traject voor meer slagkrachtige zorgraden. Met dit nieuw governance model is ELZ Oostkust klaar om samen met haar partners binnen de regio de doelstelling en opdrachten van een eerstelijnszone verder te verwezenlijken.
