RSVZ klaar voor de toekomst dankzij strategische personeelsplanning

Strategische uitdaging

Op verzoek van het management lanceerde het RSVZ in 2018 een initiatief voor Strategische Personeelsplanning (SPP), met een planningstermijn tot 2028. Het doel van dit initiatief was om een actieprogramma op te zetten met opleidingsmaatregelen en harmonisatie van procedures. Het project werd echter onderbroken vanwege de COVID-19 pandemie en tijdgebrek.

In 2024 besloot het RSVZ dit initiatief opnieuw te lanceren, te beginnen met een proefproject in de afdelingen Verplichtingen en Internationaal (VOB/INT). Het doel is om het personeelsbeheer af te stemmen op de strategische langetermijndoelstellingen van RSVZ, te anticiperen op toekomstige ontwikkelingen en in te spelen op opkomende behoeften.

Aanpak

Gedurende het hele project werkte het Möbius-team nauw samen met een projectgroep bestaande uit VOB-managers en leden van de HR-afdeling.

Möbius heeft de bewezen methodologie van strategische personeelsplanning aangepast in drie hoofdfasen:

• Een analyse van de huidige organisatorische en operationele situatie van de twee afdelingen door het invullen van het Target Operating Model, waarin 7 vooraf gedefinieerde gebieden worden onderzocht.
  

• De definitie van een toekomstvisie ("TO BE") op basis van voorspelbare factoren en scenario's.

• Een GAP ANALYSE en actieplan specifiek gericht op personeelsmanagementprocessen.

Analyse van de AS IS-situatie

Na een uitgebreid onderzoek kon Möbius proceswandelingen uitvoeren in de verschillende regionale kantoren en het hoofdkantoor. Het Möbius-team interviewde ook de sleutelfiguren in deze afdelingen en in de organisatie. Dit stelde hen in staat om een Target Operating Model te voltooien.

Dit model brengt daarom een volledige kwantitatieve en kwalitatieve analyse samen en benadrukt de belangrijkste gebieden die voor verbetering vatbaar zijn.

Definitie van de TO BE-situatie

Om de veranderingen waarmee de organisatie de komende jaren te maken krijgt beter te definiëren, heeft Möbius de beschikbare informatie in de literatuur en in openbare databases geanalyseerd en verzameld. Vervolgens hebben ze hypotheses voorgelegd aan een werkgroep bestaande uit medewerkers van beide afdelingen, om deze aan te passen aan de specifieke situatie van de VOB en INT.

Na een analyse van de externe factoren van de organisatie, werkte Möbius samen om de verwachte interne veranderingen te definiëren die een impact zouden hebben op de werking en de human resources van de VOB- en INT-afdelingen:

• Evolutie van de organisatiestructuur

• Ontwikkeling/toename/afname of stopzetting van activiteiten en processen

• Veranderingen als gevolg van de werklast 

• Veranderingen in verantwoordelijkheden en vaardigheden

Op basis van deze verwachte ontwikkelingen heeft Möbius verschillende scenario's gevalideerd met de projectgroep. Vervolgens heeft Möbius de werklast en profielen berekend die in 2030 in elke situatie nodig zullen zijn.

GAP analyse en actieplan

Möbius voerde een analyse uit van de kloof tussen de huidige situatie en de toekomstige behoeften en begon met het opstellen van een actieplan. Dit plan richt zich op de noodzakelijke en prioritaire veranderingen in het personeelsbeheer om ervoor te zorgen dat de afdelingen in 2030 over voldoende middelen beschikken.

Dit plan is onderverdeeld in 6 hoofdstukken en behandelt de meeste problemen die uit de AS IS-analyse naar voren zijn gekomen. Het moet de HR-afdeling in staat stellen de processen te versterken die een adequaat beheer van het menselijk kapitaal garanderen op basis van de scenarioprognoses.

Deze acties moeten het mogelijk maken om :

• optimaal gebruik maken van talent om zelfstandigen van dienst te zijn in een snel veranderende omgeving,

• ervoor zorgen dat essentiële kennis niet verloren gaat in een complex en steeds verder geautomatiseerde markt,

• de vaardigheden ontwikkelen die nodig zijn voor de toekomst,

• het risico op personeelstekorten in de toekomst verminderen.

Resultaten

De HR-afdeling en de VOB- en INT-managers hebben een gedetailleerde analyse van de huidige situatie, een berekening van de werklast en de profielen die nodig zijn in 2030. De analyse van de hiaten heeft het mogelijk gemaakt om een actieplan op te stellen om de transformaties door te voeren die essentieel zijn voor de succesvolle implementatie van strategisch personeelsmanagement.

Conclusie

Strategische personeelsplanning bij het RSVZ is erop gericht het menselijk kapitaal af te stemmen op de langetermijndoelstellingen van de organisatie, rekening houdend met externe ontwikkelingen en interne behoeften. De geïntegreerde aanpak, die kwantitatieve en kwalitatieve analyses combineert, maakt het mogelijk een concreet actieplan op te stellen om de kloof tussen de huidige situatie en de toekomstvisie te overbruggen. De focus op rollen, vaardigheden en voortdurende verbetering zal het RSVZ in staat stellen zich aan te passen aan veranderingen en een kwaliteitsvolle dienstverlening aan zelfstandigen te garanderen. Dit werk werd uitgevoerd in samenwerking met het HR-management, de VOB/INT-coördinatoren en de personeelsvertegenwoordigers, en zij zijn nu bezig met de implementatie van het actieplan.