Défi stratégique
En 2018, à la demande de la direction, l'INASTI a lancé une initiative de planification stratégique du personnel (SPP) avec pour horizon 2028. Cette démarche visait à mettre en place un programme d'actions incluant des mesures de formation et d'harmonisation des procédures. Cependant, le projet a été interrompu à cause de la pandémie de COVID-19 et du manque de temps.
En 2024, l'INASTI a décidé de relancer cette initiative en commençant par un projet pilote au sein des services Obligations et International (VOB/INT). L'objectif est d'aligner la gestion des ressources humaines sur les objectifs stratégiques à long terme de l'INASTI, en anticipant les évolutions futures et en répondant aux besoins émergents.
Approche
Tout au long du projet, l’équipe de Möbius a étroitement collaboré avec un groupe projet composé des managers du VOB et de membres du service du Personnel.
Möbius a adapté la méthodologie éprouvée de planification stratégique du personnel en trois grandes étapes :
-
Une analyse de la situation actuelle de l’organisation et du fonctionnement des deux départements en complétant le Target Operating Model qui étudie 7 domaines prédéfinis.
-
La définition d'une vision future (« TO BE ») sur base de facteurs prédictibles et de scénarios.
-
Une analyse des écarts (« GAP ANALYSIS ») et un plan d'action spécifiquement ciblés sur les processus de gestion du personnel.
Analyse de la situation AS IS
Après une analyse documentaire complète, Möbius a pu réaliser des promenades processus dans les différents bureaux régionaux et le bureau central. L’équipe Möbius a également interviewé les personnes clés de ces départements et de l’organisation. Cela lui a permis de compléter un Target Operating Model.
Ce modèle regroupe donc une analyse complète aussi bien quantitative que qualitative et met en avant les principaux points d’amélioration.
Définition de la situation TO BE
Afin de définir au mieux les changements auxquels l’organisation devra faire face dans les années à venir, Möbius a analysé et collecté les informations disponibles dans la littérature et dans les bases de données publiques. Ils ont ensuite présenté des hypothèses à un groupe de travail composé de collaborateurs des deux départements afin de les adapter à la situation spécifique du VOB et de INT.
Après l’analyse des facteurs externes à l’organisation, Möbius a défini de manière collaborative les changements internes attendus qui impacteront le fonctionnement et les ressources humaines des départements VOB et INT :
-
Évolution de la structure organisationnelle
-
Développement / augmentations / diminutions ou arrêt des activités et des processus
-
Évolutions en conséquence de la charge de travail
-
Evolutions des responsabilités et des compétences
En fonction de ces évolutions attendues, Möbius a validé avec le groupe projet plusieurs scénarios. Möbius a ensuite calculé la charge de travail et les profils qui seront nécessaires en 2030 dans chaque situation.
Analyse des écarts (Gap analysis) et plan d'actions
Möbius a réalisé l’analyse de l’écart entre la situation actuelle et les besoins futurs et a démarré l’élaboration d’un plan d’action. Ce plan est axé sur les changements nécessaires et prioritaires dans la gestion du personnel afin d’assurer aux départements de disposer des ressources suffisantes en 2030.
Ce plan se décline en 6 chapitres et couvre la majorité des difficultés mises en lumière par l’analyse AS IS. Il doit permettre au service du personnel de renforcer les processus qui assureront une gestion adéquate du capital humain en fonction des projections des scénarios.
Ces actions doivent permettre de :
-
déployer au mieux les talents au service des indépendants, dans un environnement qui évolue rapidement,
-
veiller à ce que les connaissances essentielles ne soient pas perdues dans une matière complexe et en automatisation croissante,
-
conduire au développement de compétences nécessaire pour l’avenir,
-
réduire le risque de pénurie de personnel à l'avenir.
Résultat
Le département des RH et les managers du VOB et de INT disposent d’une analyse détaillée de la situation actuelle, d’un calcul de la charge de travail et des profils nécessaires en 2030. L’analyse des écarts a permis de définir un plan d’actions pour mettre en œuvre les transformations indispensables à la bonne réalisation d’une gestion stratégique de leur personnel.
Conclusion
La planification stratégique du personnel à l'INASTI vise à aligner les ressources humaines sur les objectifs de l'organisation à long terme, en tenant compte des évolutions externes et des besoins internes. L'approche intégrée, combinant analyses quantitatives et qualitatives, permet de définir un plan d'action concret pour combler les écarts entre la situation actuelle et la vision future. L'accent mis sur les rôles, les compétences et l'amélioration continue permettra à l’INASTI de s'adapter aux changements et de garantir un service de qualité aux indépendants. Ce travail a été réalisé en collaboration avec la direction des RH, les coordinateurs VOB/INT et des représentants du personnel et ils sont désormais à la manœuvre pour l’implémentation du plan d’actions.
