Défi stratégique
En tant qu’association de droit public liée au CPAS, Zorg Vilvoorde suit le cycle politique des autres pouvoirs locaux. À la suite des élections communales, l’organisation a été dotée d’un nouveau conseil d’administration début 2025. Elle doit donc élaborer, au cours de cette même année, un nouveau plan pluriannuel couvrant la période 2026–2031.
En amont de ce processus, Zorg Vilvoorde a mené une analyse de l’environnement externe afin de dresser un état des lieux de la situation à Vilvorde et d’identifier les besoins en matière de soins et de bien-être. En parallèle, une analyse interne ou autoévaluation devait également être réalisée afin d’évaluer les forces de l’organisation et les axes potentiels d’amélioration.
Pour cette autoévaluation, Zorg Vilvoorde a défini plusieurs exigences spécifiques :
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Choisir une méthode étroitement liée au secteur des soins, qui reflète la mission fondamentale de l’organisation ;
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Opter pour une méthode s’inscrivant dans une logique d’amélioration continue de la qualité, capable de dynamiser la gestion de la qualité au sein de Zorg Vilvoorde ;
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S’assurer que la méthode soit en adéquation avec les convictions de la direction, notamment l’importance d’une approche fondée sur la vision, le rôle des collaborateurs et la culture organisationnelle dans la prestation de soins et de services ;
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Bien que l’autoévaluation soit une obligation légale pour les pouvoirs locaux, Zorg Vilvoorde voulait éviter qu’elle ne soit une simple formalité administrative. L’organisation était déterminée à y consacrer les ressources nécessaires pour en faire un véritable exercice d’apprentissage critique ;
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Impliquer une partie du personnel dans l’approche, au-delà de la direction et des cadres comme cela avait été le cas dans les plans précédents. La méthode devait donc être compréhensible et applicable pour l’ensemble du personnel impliqué ;
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Prévoir la possibilité d’une application à la fois transversale et spécifique par service, contrairement aux plans précédents, afin d’accorder de l’espace à une déclinaison opérationnelle dans le plan pluriannuel ;
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Lancer l’autoévaluation dès l’automne 2024 : la méthode devait donc rester réalisable et adaptée aux capacités des services ;
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Veiller à ce que la méthode, l’approche et le résultat final restent financièrement accessibles. Les structures de première ligne comme Zorg Vilvoorde disposent de moyens limités malgré les attentes élevées en matière de qualité des soins.
Möbius a accompagné Zorg Vilvoorde dans la mise en œuvre et la consolidation de cette autoévaluation.
Approche
L’autoévaluation s’est appuyée sur les principes de l’excellence opérationnelle (OPEX) et du modèle Shingo. L’OPEX propose des stratégies concrètes permettant aux organisations de soins de relever leurs défis, d’optimiser leurs processus et d’améliorer la qualité des prestations malgré des ressources limitées.
Trois thématiques majeures ont structuré cette autoévaluation :
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Mission, vision et stratégie : elles donnent une direction claire à l’organisation et orientent les comportements, les décisions et la communication des collaborateurs. Dans quelle mesure sont-elles connues, comprises et mises en œuvre sur le terrain ? Guidant-elles réellement les choix du quotidien ? La "boussole stratégique" est-elle bien définie et partagée ?
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Amélioration continue : les organisations peuvent (et doivent) apprendre en permanence. Cela permet d’adapter leurs processus et services aux besoins et attentes des parties prenantes. Dans quelle mesure existe-t-il une culture d’amélioration continue ? L’organisation dispose-t-elle des compétences nécessaires en gestion de projets et en optimisation des processus ? Écoute-t-elle activement ses usagers internes et externes pour identifier les axes d’amélioration ?
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Culture organisationnelle : les comportements, les formes de soutien, les styles de leadership et les pratiques de feedback influencent fortement la capacité d’une organisation à mettre en œuvre durablement des changements. Une culture propice est souvent un facteur clé de réussite pour tout projet d’amélioration.
L’autoévaluation s’est déroulée en deux étapes. D’abord, la direction (pour la vision globale) et chaque service (pour une vision spécifique) ont été invités à répondre à un questionnaire préparatoire en ligne portant sur ces trois thématiques. Les résultats ont été consolidés comme base de travail pour les ateliers.
Ensuite, des ateliers ont été organisés avec la direction et les services concernés, pour approfondir les résultats, formuler des recommandations concrètes, identifier les bonnes pratiques à renforcer et les points faibles à améliorer.
Résultats
Cette autoévaluation a débouché sur un plan d’action concret, à la fois global et spécifique par service. Il fournit des leviers clairs pour alimenter le nouveau plan pluriannuel, concrétiser la mission et la vision de Zorg Vilvoorde dans les années à venir, les traduire en objectifs ambitieux, et répondre de manière cohérente aux attentes des autorités de tutelle dans le cadre de la nouvelle législature.
