Strategische uitdaging
Als publiekrechtelijke OCMW-vereniging volgt Zorg Vilvoorde de beleidscyclus van de andere lokale besturen. In navolging van de lokale verkiezingen kreeg Zorg Vilvoorde begin 2025 een nieuw bestuur. Dit betekent dat de organisatie in de loop van 2025 een nieuw meerjarenplan dient op te maken, dat zal lopen van 2026 tot en met 2031. Ter voorbereiding van het meerjarenplan heeft de organisatie een externe omgevingsanalyse uitgevoerd om Vilvoorde in kaart te brengen en te evalueren waar de regio op vlak van zorg en welzijn nood aan heeft. Daarnaast dient de organisatie eveneens een interne omgevingsanalyse of zelfevaluatie uit te voeren om te kijken waar de organisatie goed in is, alsook welke verbeterpunten aangepakt kunnen worden.
Voor de uitvoering van deze zelfevaluatie stelde Zorg Vilvoorde een aantal vereisten:
-
De keuze voor een methodiek die nauw aanleunt bij de zorg, in deze de kernopdracht van Zorg Vilvoorde;
-
De keuze voor een methodiek die nauw aanleunt bij het kwaliteitsdenken binnen de zorg en daardoor ook een soort ‘stroomstoot’ kon geven aan het kwaliteitsmanagement van Zorg Vilvoorde;
-
De keuze voor een methodiek die matcht met de overtuiging van de directie van Zorg Vilvoorde, in deze het belang van een visiegerichte aanpak, de rol van de medewerkers en de ‘organisatiecultuur’ in de dienst- en zorgverlening;
-
De zelfevaluatie is verplicht opgelegd aan lokale besturen, maar voor Zorg Vilvoorde mocht dit geen administratieve formaliteit worden. De organisatie wilde er middelen investeren teneinde zich een kritische spiegel voor te houden en er echt van te leren;
-
De organisatie wilde de aanpak niet beperken tot de directie en de leidinggevenden, zoals bij voorgaande (meerjaren)plannen, maar ook een selectie van het personeel erbij betrekken. De methodiek diende dus begrijpelijk en doenbaar te zijn voor dat personeel;
-
De organisatie wilde de aanpak niet beperken tot een organisatiebreed luik, zoals bij voorgaande (meerjaren)plannen, maar wilde het ook dienst specifiek kunnen toepassen. In de aanpak en het nieuwe meerjarenplan diende ‘ruimte’ gemaakt te worden voor dat dienst specifieke luik;
-
De organisatie wilde de methodiek tijdig uitrollen, in deze een zelfevaluatie in het najaar van 2024. Het diende dus behapbaar te zijn voor de organisatie en de diensten;
-
De methodiek, de aanpak en het uiteindelijke resultaat diende betaalbaar te zijn. Zorgvoorzieningen binnen de eerstelijnszorg zoals Zorg Vilvoorde kennen een vrij krappe financiering ondanks de terechte hoge verwachtingen inzake de kwaliteit van de zorg.
Möbius bood ondersteuning bij de uitvoering en consolidatie van deze zelfevaluatie.
Aanpak
De zelfevaluatie werd geïnspireerd vanuit operationele excellentie (OPEX) en het Shingo-model. Met een focus op OPEX, worden strategieën aangereikt die zorgorganisaties helpen om uitdagingen aan te gaan, processen te optimaliseren en de kwaliteit van zorg te verbeteren ondanks de beperkte middelen. Voor deze zelfevaluatie werd concreet gefocust op drie belangrijke thema’s:
-
Missie, visie en strategie: De missie, visie en strategie van een organisatie zijn richtinggevend. Dit betekent dat het de medewerkers kan leiden in hun manier van denken, handelen, communiceren, … en in het nemen van beslissingen. In welke mate zijn deze missie, visie en strategie gekend en doorvertaald tot op de werkvloer? Zijn deze helder voor elke medewerker en worden ze gehanteerd in de besluitvorming? Met andere woorden: is de “stip op de horizon” voor iedereen helder en kenbaar gemaakt?
-
Continue verbetering: Organisaties kunnen steeds leren en bijleren. Zo kunnen de processen en de dienstverlening verbeteren in functie van de noden, behoeften en verwachtingen van de belanghebbenden. In welke mate zet de organisatie in op een cultuur van continue verbetering? Zijn de noodzakelijke competenties in huis in functie van procesoptimalisatie en projectmanagement? Gaat de organisatie actief op zoek naar wat beter kan en in welke mate wordt de stem van onze interne of externe klant geconsulteerd?
-
Cultuur: Een belangrijk aspect binnen een organisatie is de cultuur. Dit betekent onder meer welk gedrag getoond wordt binnen de organisatie, hoe medewerkers ondersteund worden, hoe feedback aan elkaar wordt gegeven, welk type leiderschap gehanteerd wordt, … Cultuur bepaalt veelal waarom veranderingen of verbeterprojecten al dan niet duurzaam geïmplementeerd kunnen worden in een organisatie.
Deze drie thema’s stonden centraal in de zelfevaluatie. Deze evaluatie bestond uit twee concrete stappen. In een eerste stap werd de directie (voor een organisatiebreed luik) en vervolgens elke dienst bevraagd over deze thema’s door middel van een online voorbereidende vragenlijst. De resultaten van deze bevraging werden geconsolideerd als input voor de workshops. Met de directie resp. de betrokken dienst werd vervolgens een workshop georganiseerd om deze thema’s verder uit te diepen en concrete aanbevelingen te formuleren over zaken die goed lopen binnen de organisatie en versterkt kunnen worden alsook over zaken die minder goed verlopen binnen de organisatie en dus verbeterd kunnen worden.
Resultaat
Op basis van de zelfevaluatie werd een concreet actieplan gedefinieerd, zowel organisatiebreed als op niveau van afzonderlijke diensten. Dit actieplan reikt concrete handvaten aan in functie van het nieuwe meerjarenplan van de organisatie om in de komende jaren de missie en visie verder te verwezenlijken binnen Vilvoorde, te vertalen naar een uitdagende doelstellingenboom en de opdrachten en verwachtingen vanuit de moederorganisaties voor de nieuwe legislatuur tot een goed einde te brengen.
