Aanpak: co-creatief designproces
Het project startte met een analyse van de operationele processen en de medewerkersbehoeften. Op basis van de inzichten uit deze analyse en de nieuwste trends werd een visie en bijhorend concept uitgewerkt voor de toekomstige werkomgeving.
Samen met de architect werd het concept vertaald naar plannen voor een vernieuwd en modern hoofdkantoor. Ook werden de Work@Fluxys-principes opgesteld om samenwerking, uitwisseling en welzijn te bevorderen, waarbij de nadruk ligt op interactie, ergonomie, en milieubewustzijn. Tijdens de designfase, deed het projectteam geregeld beroep op advies en inzichten van de toekomstige gebruikers. Via een klankbordgroep en interne communicatie werden medewerkers betrokken.
Om de overlast tijdens de werkzaamheden te beperken en in alle comfort te kunnen blijven werken, ook tijdens de overgangsfase, zijn alle teams van Fluxys verhuisd naar een tijdelijke werkomgeving. Deze tijdelijke locatie biedt een kans om nieuwe indelingen te testen en nieuwe gewoonten te introduceren als voorbereiding op de vernieuwde activity-based inrichting van de hoofdzetel. Ondanks enkele uitdagingen qua timing, hebben de teams van Fluxys en Möbius zich ingespannen om een naadloze overgang naar de tijdelijke werkomgevingen te garanderen.
Project en change management
Met meer dan 1100 mensen die worden beïnvloed door de verhuizing en meer dan 12.000 m² aan ruimte die moet worden verbouwd en ingericht, is degelijk project en change management cruciaal.
Het projectteam stuurt een uitgebreid verander- en communicatieprogramma aan om de nieuwe gewoonten te stimuleren. Dit omvat onder meer het implementeren van pilootexperimenten en het bieden van continue ondersteuning aan medewerkers tijdens de verhuizing.
Deze stapsgewijze aanpak, van onderzoek en ontwerp tot implementatie en acceptatie, heeft ervoor gezorgd dat het vernieuwingsproject van het hoofdkantoor van Fluxys op koers blijft en dat de medewerkers volledig betrokken zijn bij het proces.
Resultaten: Fluxys klaar voor de toekomst
Het resultaat wordt een aangename en moderne werkomgeving bij Fluxys, die samenwerking en ontmoeting bevordert zonder aan efficiëntie in te boeten. De nieuwe werkomgeving, ontworpen volgens de Work@Fluxys-principes, biedt diverse werkplekken die alle formele en informele werkvormen ondersteunen.
Fluxys zal haar medewerkers een inspirerende en productieve werkomgeving bieden die klaar is voor de toekomst. Bovendien zien we nu al dat de veranderingen op de (tijdelijke) werkplek bijdragen aan een positieve samenwerkingscultuur binnen de organisatie.
