Défi stratégique
L’Université de Hasselt souhaitait un accompagnement pour optimiser et, lorsque possible, simplifier certains processus opérationnels prédéfinis au sein des services des Ressources Humaines et de la Finance. L’objectif principal était de définir clairement les rôles et les responsabilités pour chacun de ces processus. Möbius a rassemblé les collaborateurs dans un parcours participatif axé sur la facilitation des ateliers de travail, la transmission de méthodologies et le questionnement grâce à une perspective externe et objective.
Approche
Chez Möbius, nous croyons fermement que l’analyse quantitative est une base indispensable pour prendre de bonnes décisions. C’est pourquoi nous avons commencé par collecter toutes les données pertinentes disponibles concernant les processus définis, afin de les transformer en informations utiles.
Dès le lancement du projet, nous avons aligné les attentes et les objectifs. Nous avons organisé:
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Uné réunion de lancement avec l’équipe du projet
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Des recherches documentaires pour obtenir rapidement une vue d’ensemble des processus
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Des entretiens avec les parties prenantes pour comprendre le contexte actuel et la direction future
Nous avons rapidement constaté que les processus étudiés étaient étroitement liés et avaient leur origine dans un seul processus central : la demande ou modification concernant un collaborateur.
Durant la phase d’analyse métier, les processus de bout en bout ont été modélisés. Nous avons choisi de cartographier d’abord le processus central avant d’évaluer son impact plus largement. Pour cela, nous avons utilisé la technique du « brown paper », un outil visuel permettant de rendre les points de blocage clairs et de faciliter le dialogue entre les participants.
Les sessions communes entre départements ont généré des moments de révélation où :
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Une meilleure compréhension est née, par exemple sur la durée des activités
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Des gaspillages ont été identifiés : certaines analyses mensuelles réalisées par un service n’étaient plus utilisées depuis des années par l’autre
Lors de la phase d’évaluation d’impact, ces blocages ont été approfondis qualitativement et quantitativement pour identifier leurs causes profondes. Étant donné le lien étroit avec le paysage IT de l’Université, plusieurs améliorations ont été proposées, visant à réduire la charge de travail manuel et les erreurs des collaborateurs tout en augmentant la qualité et la rapidité.
Enfin, nous avons étudié et discuté les optimisations possibles avec le client. Nous les avons accompagnés dans la création d’une matrice bénéfices-efforts intégrant des initiatives à court et à long terme.
Comme dans tous les projets Möbius, une attention particulière a été portée à la gestion du changement, à la communication et au partage d’informations pendant l’exécution et l’intégration du projet.
Résultats
La collaboration entre Möbius et l’Université de Hasselt a abouti aux résultats suivants :
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Une compréhension approfondie du contexte actuel et des modifications de processus souhaitées pour les deux services
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Des processus futurs modélisés avec des échanges d’informations simplifiés
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Une matrice bénéfices-efforts contenant plus de 20 initiatives d’amélioration, incluant des « quick wins » pour les collaborateurs grâce à une approche pragmatique
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Une équipe projet motivée et bien informée tout au long de l’exécution du projet
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