Strategische uitdaging
Universiteit Hasselt zocht ondersteuning bij het optimaliseren, en waar mogelijk vereenvoudigen, van specifieke bedrijfsprocessen in de diensten Personeel & Organisatie en Financiën. De focus lag voornamelijk op het duidelijk aflijnen van rollen en verantwoordingsgebieden bij elk van deze processen. Möbius bracht daarbij medewerkers samen in een sterk participatief traject, gericht op het faciliteren van werkgroepen, het aanreiken van methoden en het uitdagen met onze objectieve, externe blik.
Aanpak
Bij Möbius geloven we sterk dat kwantitatieve analyse de noodzakelijke basis is voor het nemen van goede beslissingen. Daarom starten we steeds met het verzamelen van alle relevante beschikbare data van de processen in scope om zo de vertaling te maken naar zinvolle inzichten.
Om een optimaal verloop van dit project te garanderen, organiseerden we verschillende contactmomenten om de verwachtingen en doelstellingen op elkaar af te stemmen:
-
Een project kick-off met het team
-
Aanvullend deskresearch om snel inzicht te krijgen in de processen
-
Interviews met belanghebbenden om inzicht te krijgen in de huidige context en toekomstige richting
Zo kwamen we er al snel achter dat de processen in scope sterk gelinkt waren en hun oorsprong vonden in één kernproces “de aanvraag of wijziging van een medewerker”.
Vervolgens werd in een business analyse fase de E2E-processen verder uitgetekend. We kozen ervoor om eerst het kernproces in kaart te brengen voordat we de verdere impact analyseerden. Door gebruik te maken van de 'brown paper'-techniek, konden we onze werkgroepsessies effectief faciliteren. Deze aanpak zorgde ervoor dat de uitdagingen van het project duidelijk en transparant werden. Bovendien stelde dit ons in staat om een dialoog tussen de deelnemers te stimuleren.
Tijdens de gezamenlijke sessies tussen verschillende afdelingen kwamen er enkele verrassende inzichten naar boven. Enerzijds ontstond er begrip voor de tijdsduur van bepaalde activiteiten, terwijl anderzijds verspilling kon worden geïdentificeerd. Zo werd bijvoorbeeld duidelijk dat een afdeling maandelijks analyses maakte die aan de andere kant van de organisatie al lange tijd niet meer werden bekeken.
Tijdens een fase van impactevaluatie werden deze knelpunten zowel kwalitatief als kwantitatief onderzocht om de dieperliggende oorzaken te achterhalen. Gezien de sterke koppeling met het IT-landschap binnen de Universiteit werden verschillende verbeteringen voorgesteld om de manuele werk- en foutenlast van medewerkers van beide diensten, terwijl tegelijkertijd de kwaliteit en snelheid verhoogd werden.
Tot slot hebben we samen mogelijke optimalisaties onderzocht en besproken. Met behulp van een benefit-effort-matrix, hebben we verschillende initiatieven opgesteld, zowel op korte als op lange termijn, om duurzame resultaten te realiseren.
Zoals bij alle projecten van Möbius, werd tijdens de uitvoering en integratie van het project veel aandacht besteed aan verandermanagement, communicatie en het delen van informatie.
Resultaat
De samenwerking tussen Möbius en Universiteit Hasselt leidde tot volgende resultaten:
-
Diepgaand inzicht in de huidige context en gewenste proceswijzigingen op de organisatie van beide diensten
-
Uitgetekende toekomstprocessen met een vereenvoudigde werking en informatie-uitwisseling
-
Een benefit-effort-matrix met meer dan twintig verbeterinitiatieven, waarin door het toepassen van de ‘kunst van het klein maken’ ook quick-win-acties voor medewerkers werden gedefinieerd
-
Een gemotiveerd en geïnformeerd projectteam tijdens de volledige projectuitvoering
Wil je weten hoe we onderwijsinstellingen ondersteunen in hun specifieke uitdagingen?
Stel ons een vraag of neem contact op met een van onze experts.
