Aanpak
Voor dit project werkte Möbius een tweeledige aanpak uit. Enerzijds was er de bepaling van het de governance voor de implementatie en het beheer van het GWGP, en anderzijds de ontwikkeling van een dashboard om de uitvoering van de acties te kunnen monitoren. Een projectteam met medewerkers van Vivalis en twee consultants van Möbius zag toe op de uitvoering van deze twee delen.
Governance
Als eerste werd gestart met de uitwerking van het governance model, zodat de informatie kon doorstromen en de beslissingen van de stuurgroep konden worden uitgevoerd. Na een analyse van de bestaande structuren en gesprekken met Vivalis werd een governance structuur voorgesteld die de betrokken stakeholders op het juiste niveau (operationeel, tactisch en strategisch) betrekt, en werd een operationeel coördinatieorgaan (het operationeel ondersteuningsbureau) ingericht om de verschillende niveaus met elkaar te verbinden.
Het projectteam bepaalde de profielen voor elk bestuursniveau en de werkingsregels voor elk orgaan, en verduidelijkte de interacties tussen de organen. Het volledige governance model (rollen, verantwoordelijkheden, omschrijving van de organen en vergaderfrequentie) werd vervolgens voor bespreking en goedkeuring voorgelegd aan de stuurgroep. Na de nodige aanpassingen en de goedkeuring heeft Möbius de implementatie van deze governance begeleid en de administratieve ondersteuning voor de vergaderingen verzorgd.
Monitoring
Het monitoringprocessen zijn parallel aan de ontwikkeling van ondersteunende tools gedefinieerd.
Möbius hielp het Vivalis-team met de modellering van het monitoringproces en de bepaling van de rollen en verantwoordelijkheden van de betrokken partijen. De processen werden na verschillende testfasen bijgestuurd om rekening te houden met de feedback van de betrokkenen en de duur en frequentie aan te passen aan hun verwachtingen.
Na iteratieve testfases werden de processen aangepast op basis van feedback van actiehouders, zodat de duur en frequentie beter aansloten op hun realiteit. Daarnaast werd een haalbaarheidsanalyse uitgevoerd voor monitoringtools, waarbij de keuze viel op oplossingen gebaseerd op PowerApp en PowerBI.
Verschillende workshops werden georganiseerd om de benodigde indicatoren te definiëren, waarmee de voortgang van het plan kon worden opgevolgd. De acties werden geanalyseerd en geclusterd per type, met gemeenschappelijke indicatoren per categorie.
De volgende tools werden ontwikkeld om het monitoringsproces te ondersteunen:
-
Actiefiche: een fiche per project met alle relevante informatie, ontworpen om de voortgang van het project op op te volgen;
-
Masterdata-bestand: een volledig bestand met alle informatie over de 271 acties, essentieel voor een goede werking van de monitoringtools;
-
Dynamisch formulier (PowerApp): een interactieve tool waarmee actiehouders voortgangsgegevens kunnen invullen op basis van eerder verzamelde data;
-
Visualisatiedashboard (PowerBI): een dashboard waarin de resultaten worden weergegeven op basis van filters (actietype, voortgangsstatus, risico, verantwoordelijke partij), waardoor een efficiënte monitoring mogelijk is.
De actiefiches zijn automatisch gekoppeld aan het Power BI-dashboard, wat een exception-based management maakt. Hierdoor kunnen prioritaire of problematische acties direct geïdentificeerd worden. Na validatie van het dashboard werden de betrokken diensten opgeleid in het gebruik ervan, zodat het volledig werd geïntegreerd in de governance-structuur.
Resultaat
Alle stakeholders van het Geïntegreerd Sociaal Gezondheidsplan zijn vertegenwoordigd in de governance-organen en de werking van deze organen is goedgekeurd en gereguleerd.
Dankzij het monitoringsysteem en visualisatieplatform kunnen de verantwoordelijke organen de voortgang van het plan opvolgen en indien nodig tijdig ingrijpen om actiehouders te ondersteunen bij moeilijkheden.
