Gouvernance et monitoring du Plan Social Santé Intégré

Le PSSI bénéficie d’une gouvernance solide et s’appuie sur un tableau de bord facilitant le suivi des 271 mesures et la prise de décision.

Défi strategique

Le Plan Social Santé Intégré (PSSI) constitue un cadre de référence pour les matières social-santé bruxelloises. Il se décline dans un référentiel et un plan opérationnel définis et approuvés en juillet 2022 par les Collèges de la Cocom et de la Cocof.

Le plan opérationnel regroupe 271 mesures en 4 axes et 20 sous-axes. Les cabinets des ministres bruxellois de la santé et de l'action sociale ont chargé Vivalis de mettre en œuvre la gouvernance de ce plan et d’exécuter un monitoring de la mise en œuvre du plan à travers ses différentes actions.

Le pilotage d'un plan aussi ambitieux nécessite la mise en place rapide d'une gouvernance précise et bien calibrée, en adéquation avec les bases légales en vigueur. Il est essentiel de préciser cette gouvernance, de la compléter, et de l'approfondir afin que l'ensemble du plan puisse être parfaitement piloté.

Pour ce projet, nous partions quasiment d'une page blanche et tout était à définir: gouvernance, solutions techniques, etc. L'équipe de Möbius a été pleinement à l'écoute de nos besoins et de nos remarques. Elle s'est montrée particulièrement réactive et flexible à toutes les étapes du projet. L'excellente qualité des résultats tient en grande partie à l'efficacité de cette collaboration.

Vladimir Martens Premier attaché expert – Direction Santé et Aide aux Personnes

Approche

Pour ce projet, Möbius a adopté une approche en deux volets: la définition de la gouvernance pour la mise en œuvre et la gestion du PSSI et le développement d’un tableau de bord permettant le monitoring de la mise en œuvre de ses actions. Une équipe projet, composée de collaborateurs de Vivalis et de deux consultants de Möbius, a assuré la mise en œuvre de ces deux volets.

Gouvernance

Möbius a commencé par définir le modèle de gouvernance qui permet la circulation des informations et l’application des décisions du comité de pilotage. Après observation des structures existantes et discussion avec Vivalis, Möbius a proposé une structure de gouvernance qui permettait d’impliquer les parties prenantes au bon niveau (opérationnel, tactique et stratégique) et mobilisant un organe de coordination opérationnelle (le bureau d’appui opérationnel) pour faire la liaison entre les différents niveaux.

L'équipe projet a identifié les profils pour chaque niveau de gouvernance et a proposé les règles de fonctionnement de chaque organe et détaillé les interactions entre les organes. Le modèle de gouvernance complet (rôles, responsabilités, détail des organes et fréquence de réunion) a ensuite été présenté au Comité de pilotage pour discussion et validation. Après des adaptations et la validation par le comité, Möbius a accompagné l’implémentation de cette gouvernance et assuré le secrétariat des réunions des organes.

Case Vivalis - gouvernance

Monitoring

Les processus de monitoring ont été définis avec l’équipe projet parallèlement à la création des outils soutenant les processus.

Möbius a accompagné l’équipe Vivalis pour la modélisation du processus de monitoring et l’identification des rôles et responsabilités des parties prenantes impliquées dans le monitoring. Les processus ont été revus suite aux phases de test itératives afin d’intégrer les retours des porteurs d’action et adapter la durée et les fréquences à leurs contraintes.

L’équipe projet a parallèlement réalisé une analyse de faisabilité concernant les outils de monitoring et a validé le choix d’outils basés sur les solutions PowerApp et PowerBI tout en menant différents workshops pour définir les types et la nature des indicateurs nécessaires pour le suivi du plan par le comité de pilotage.

L’équipe a ensuite analysé les différentes actions en les regroupant par type et en définissant des indicateurs communs à chaque catégorie. Ces indicateurs ont été intégrés dans une fiche action unique par projet complétée une seule fois au début du monitoring. Grâce à un formulaire dynamique (PowerApp), le responsable peut compléter les données sur la progression dans la mise en œuvre de son action en s’appuyant sur les informations de la fiche action et les données collectées précédemment.

L’équipe de Möbius a proposé une solution ad hoc pour le monitoring du PSSI en développant les outils suivants :

Une fiche action, qui reprend toutes les informations par projet. Cette fiche a été conçue pour collecter toutes les informations nécessaires pour qualifier le projet et suivre son avancement.
Le masterdata : fichier complet reprenant toutes les informations de toutes les actions du plan opérationnel et permettant le bon fonctionnement des outils de collecte des données de monitoring (PowerApp) et de visualisation des données (PowerBI).
L’outil de collecte des données de monitoring : La récolte des informations de suivi de chaque action est réalisée via un formulaire dynamique (PowerApp) qui permet au responsable d’action de remplir ses données sur la base des données collectées précédemment.
Le tableau de visualisation (PowerBI) : alimenté par les données de monitoring, le tableau de visualisation des résultats en PowerBI permet à l’aide de filtres d’appliquer rapidement et simplement les principes du management par exception. En isolant les actions et projets par type, par état d’avancement, par risque et/ou par porteur, il est possible de se concentrer sur les actions qui nécessitent le plus d’attention et de proposer une approche efficiente du monitoring.

OutilsDuMonitoring

Les fiches actions et les réponses au monitoring quadrimestriel sont liées automatiquement à un tableau de bord dynamique Power BI, facilitant le management par exception et permettant de se concentrer sur les actions prioritaires ou problématiques. Une fois ce tableau créé et validé de manière itérative, les services compétents ont été formés à son utilisation pour garantir son intégration dans la gouvernance.

Résultats

Les différents acteurs impliqués dans le Plan Social Santé Intégré sont présents dans les organes de gouvernance du plan et le fonctionnement des organes est régulé et approuvé. Un système de monitoring et de visualisation des progrès de la mise en œuvre du PSSI permet aux organes de suivre les actions et de réagir si nécessaire pour soutenir les porteurs des actions en difficulté.