Aanpak
Samen met een kernteam van Provincie Antwerpen ging Möbius aan de slag om deze uitdaging aan te pakken. De sleutel tot succes was een gestructureerde en inclusieve aanpak, waarbij alle belanghebbenden werden betrokken.
Een gedeelde visie vastleggen
Het team definieerde samen gedeelde principes voor de opmaak en opvolging van het personeelsbudget. Het budget wordt beheerd met het oog op een optimale inzet van de begrote middelen, in lijn met de prioriteiten die door de deputatie zijn vastgesteld, op advies van het management.
Provincie Antwerpen streefde naar een correcte en efficiënte budgettering en stimuleerde het dynamisch en gericht gebruik van de voorziene middelen, ondersteund door systematische opvolging en rapportage. Deze gevalideerde principes vormden de basis voor het ontwerp van de nieuwe werkwijze en legden een stevig fundament voor de volgende stappen.
Processen hertekenen
Het team schetste de gewenste (TO BE) processen op basis van de vastgestelde principes, nadat de huidige (AS IS) processen in kaart waren gebracht. Dit gebeurde in nauwe samenwerking met het kernteam van Provincie Antwerpen.
De focus lag op integraliteit en end-to-end design: veranderingen in het ene proces, zoals de opmaak van het budget, werden naadloos doorvertaald naar andere processen, zoals de budgetopvolging en besluitvorming. Dit zorgde ervoor dat de gehele cyclus – van budgetopmaak tot rapportage – op elkaar aansloot.
Een krachtige tool ontwikkelen
Een nieuw proces vraagt om de juiste ondersteuning. Daarom werd een rekenmodel ontwikkeld waarmee de provincie op een eenvoudige en transparante manier een betrouwbare prognose kan maken van de benodigde personeelsmiddelen voor het komende jaar.
Daarnaast werd een budgetopvolgingstool ontwikkeld waarmee leidinggevenden het personeelsbudget gedurende het jaar kunnen monitoren en eenvoudig simulaties kunnen uitvoeren. Hierdoor krijgen zij inzicht in hoe het resterende budget optimaal kan worden ingezet, rekening houdend met de strategische doelen en personeelsbehoeften.
Testen, verfijnen en implementeren
Na het ontwikkelen van de processen en tools volgde een uitgebreide testfase, waarin de nieuwe werkwijze in de praktijk werd gebracht. Op basis van de ervaringen tijdens deze fase werden de processen en tools verder verfijnd.
Om de vernieuwingen zo vlot mogelijk in de praktijk te brengen, werd er een gedetailleerd implementatieplan opgesteld. Möbius bleef de provincie ondersteunen bij de implementatie, zodat de transitie vlot kon verlopen en alle betrokkenen zich de nieuwe werkwijze eigen konden maken.
Tot slot werd ook onderzocht hoe deze nieuwe werkwijze kon worden opgeschaald naar de Autonome Provinciebedrijven (APB’s) van de provincie.
Resultaat
Efficiëntie, transparantie en strategische wendbaarheid
De nieuwe manier van werken biedt Provincie Antwerpen niet alleen de mogelijkheid om het personeelsbudget efficiënter op te stellen en te beheren, maar creëert ook een cultuur van transparantie en strategische wendbaarheid. Dankzij dit traject beschikt de provincie nu over een toekomstbestendig systeem waarmee zij haar personeelsbudgetten efficiënt kan opvolgen en klaar is om de personeelsbehoeften optimaal in te vullen.
-
Geoptimaliseerd proces voor budgetopmaak: Dankzij een duidelijke en gestroomlijnde procedure kan men efficiënter werken bij het opstellen van het jaarlijkse personeelsbudget.
-
Helder en eenvoudig rekenmodel: Het nieuwe rekenmodel biedt transparantie en maakt het mogelijk om op basis van duidelijke parameters een betrouwbare prognose te maken voor de personeelsbudgetten van het komende jaar.
-
Gebruiksvriendelijke budgetopvolgingstool: Deze tool faciliteert niet alleen het opvolgen van het personeelsbudget, maar stelt betrokkenen ook in staat om snel simulaties te maken en gefundeerde personeelsbeslissingen te nemen.
-
Transparante en dynamische budgetopvolging: De vernieuwde procedures voor budgetopvolging en rapportage zorgen voor duidelijkheid en flexibiliteit. Dit biedt het management en de deputatie beter inzicht in de status van de personeelsbudgetten, zodat snel kan worden ingespeeld op wijzigende behoeften en personeelsevoluties.
