Défi stratégique
La Commission fédérale de contrôle au sein du SPF Santé publique, Sécurité de la chaîne alimentaire et Environnement souhaite exercer ses missions de contrôle de manière plus proactive et stratégique. Dans un contexte de complexité croissante et d’attentes sociétales grandissantes en matière d’assurance qualité des soins de santé et de sécurité des patients, le besoin d’une approche structurée et tournée vers l’avenir en matière de gestion des risques s’est fait sentir.
Concrètement, la Commission voulait cartographier les risques susceptibles de compromettre la réalisation de ses objectifs, et les intégrer dans un cadre de gestion des risques clair. Ce cadre devait permettre de classifier, prioriser et suivre systématiquement les risques. Sur cette base, des mesures de prévention ciblées peuvent être développées afin de limiter au maximum ces risques. En outre, l’ambition était d’élever le niveau de maturité en matière de gestion intégrée des risques. Cela impliquait d’intégrer le cycle de gestion des risques dans les cycles de gestion existants, avec une définition claire des rôles et responsabilités.
Pour concrétiser cette ambition, Möbius a accompagné la Commission dans l’élaboration d’un cadre de gestion des risques sur mesure. Ce cadre ne devait pas seulement permettre de cartographier les risques existants, mais aussi servir d’outil dynamique permettant de réévaluer périodiquement les risques et d’en ajouter de nouveaux de manière systématique.
Le résultat est une approche structurée pour l’identification, l’analyse et le suivi des risques, entièrement alignée sur les objectifs stratégiques de la Commission. 
Approche de l’analyse des risques
En étroite collaboration avec le bureau de coordination de la Commission, Möbius a traduit les ambitions stratégiques en une méthodologie concrète et opérationnelle de gestion des risques. En s’appuyant sur le cadre COSO reconnu internationalement, une approche a été développée, soutenue par les parties prenantes et adaptée au contexte spécifique de la Commission.
Phase 1 : Identification des risques selon différentes perspectives
La première étape consistait à identifier les risques susceptibles d’empêcher la réalisation des objectifs stratégiques. À partir de ces objectifs, les risques potentiels ont été cartographiés.
Pour obtenir un inventaire complet et réaliste, une approche multiple a été adoptée :
- Analyse documentaire, notamment de la loi sur la qualité et des dossiers de plaintes existants,
- Entretiens approfondis avec des figures clés de la Commission (inspecteurs, présidents, secrétaires),
- Ateliers participatifs avec des représentants de diverses professions de santé,
- Enquête large auprès des différentes professions de santé.
Cette combinaison de sources a permis d’obtenir une vision étayée et largement partagée des risques dans le domaine du contrôle. Les données recueillies ont été consolidées dans une liste de risques intégrée, servant de base à l’analyse suivante.
Phase 2 : Classification des risques sur mesure
Les risques identifiés ont ensuite été organisés dans un cadre de classification sur mesure. En collaboration avec le bureau de coordination, un lien a été établi entre les objectifs stratégiques et les domaines de risques associés. Le résultat est un cadre modulaire regroupant les risques selon différents niveaux de granularité.
Ce cadre a été conçu pour être flexible et dynamique, afin de rester pertinent dans un environnement en constante évolution.
Phase 3 : Priorisation des risques
Un modèle de priorisation a été développé, basé sur des paramètres quantitatifs et qualitatifs. Ce modèle permet de prioriser les risques selon leur probabilité et leur impact.
Cette priorisation permet à la Commission de faire des choix éclairés sur l’allocation des ressources et des actions. En liant directement le cadre à la planification stratégique annuelle, la gestion des risques devient une partie intégrante du fonctionnement.
Des outils pratiques de suivi ont également été intégrés, permettant de surveiller les risques, de les réévaluer périodiquement et d’ajuster les actions si nécessaire. Cela renforce l’agilité de la Commission dans un contexte de soins en rapide évolution et consolide son rôle de régulateur fiable.
Gestion intégrée des risques
Pour ancrer durablement la gestion des risques dans l’organisation, le cadre a été intégré comme un processus cyclique et continu dans le fonctionnement régulier de la Commission. Il s’articule avec les cycles stratégiques et opérationnels existants, et distingue trois cycles :
- Cycle stratégique : Au début de chaque législature, les compétences et objectifs sont réévalués. Cela constitue le point de départ d’une vision actualisée des risques à long terme.
- Cycle annuel des risques : Chaque année, le cadre est évalué et ajusté en fonction des évolutions de l’environnement, de la législation ou des priorités internes.
- Cycle opérationnel annuel : Là où l’approche était auparavant principalement réactive, la Commission souhaite désormais agir de manière plus proactive. La priorisation des risques sert de base à un plan d’action ciblé avec des mesures de mitigation.
En intégrant la gestion des risques dans ces cycles, elle devient une composante durable et essentielle du fonctionnement. Cela renforce l’agilité stratégique et favorise une culture organisationnelle apprenante où les risques sont activement gérés et partagés. 
Résultat : un cadre de gestion des risques stratégique et partagé
La collaboration intensive avec le bureau de coordination et l’implication large du terrain ont abouti à un cadre de gestion des risques stratégiquement ancré, qui renforce structurellement le fonctionnement de la Commission. Ce cadre offre un soutien pour un contrôle basé sur les risques.
✅ Ancrage stratégique : La gestion des risques est explicitement liée aux objectifs stratégiques de la Commission.
✅ Large adhésion : Divers acteurs ont été impliqués tout au long du processus via des entretiens, ateliers et enquêtes. Cette approche participative garantit que le cadre est nourri par l’expérience du terrain.
✅ Dynamique et agile : Grâce à sa structure modulaire, le cadre peut s’adapter aux changements réglementaires ou contextuels. De nouveaux risques peuvent être ajoutés facilement et les évaluations existantes ajustées.
✅ Intégré comme processus continu : La gestion des risques est intégrée dans le fonctionnement structurel de la Commission, favorisant une culture organisationnelle apprenante où le suivi, l’évaluation et l’ajustement font partie de la pratique quotidienne.
Grâce à ce cadre, la Commission fédérale de contrôle est mieux équipée pour remplir efficacement sa mission.
