Aanpak
In kaart brengen van vereisten
Samen met ZAS, werd de capaciteit van het huidige systeem gemeten en de toekomstige capaciteit berekend in functie van de gewenste verandering aan de processen. Daarnaast werden de verwachtingen van nieuwe technische vereisten in kaart gebracht, zoals onder andere auto-unload ontvangststations en multi-send verzendstations.
Ondersteuning in gunningstraject
Möbius formuleerde de technische vereisten die opgenomen werden in het bestek. Eenmaal de offertes binnengekomen waren, ondersteunde Möbius in het objectief evalueren van de verschillende offertes om tot een gefundeerde partnerselectie te komen.
Opvolgen van het vervangingstraject
Gedurende de installatiefase volgde Möbius de voortgang op door wekelijkse afstemmomenten in te plannen met alle belanghebbenden. Tijdens deze meetings werd de voortgang, eventuele knelpunten en de openstaande acties besproken. Dit waarborgde dat het project op schema bleef of dat de planning conform de realiteit werd aangepast. Bovendien konden beslissingen snel genomen worden door de nodige stakeholders wanneer nodig.
Inhoudelijke ondersteuning
De ondersteuning van Möbius beperkte zich niet enkel tot het opvolgen van de voortgang, maar ook inhoudelijk werd er ondersteund. Zo faciliteerde Möbius o.a. mee waar er extra station geplaatst werden, het aantal kokers die nodig waren per station, welke verbindingen er prioritair waren, of er geopteerd zou worden voor een transferunit, … Dit alles uiteraard steeds gevalideerd door ZAS.
Commissioning
Tijdens de commissioning fase werd nagegaan of alles geïnstalleerd werd conform de afspraken. Dit aan de hand van een rondgang in het labo en in alle ziekenhuisafdelingen waarbij alle stations, kokers, rekjes, dakjes, opvangmanden, en signaallampjes grondig werden gecontroleerd. Ook de vereiste functionaliteiten werden uitvoerig getest.
Overdracht
Omdat er nog andere wijzigingen in de toekomst zouden plaatsvinden, werd alle documentatie tot slot overdragen aan ZAS. Zo konden zij zelf de introductie van extra types kokers of nieuwe stations op nieuwe afdelingen opvolgen in lijn met de gemaakte afspraken hieromtrent.
Resultaten
Tijdens het project werd het verouderde buizenpostsysteem succesvol vervangen. Tijdens deel 1 van de implementatie werd het oude systeem, bestaande uit 25 stations en 3 lijnen, integraal vernieuwd met extra multi-send stations voor afdelingen met hoge verzendvolumes. Bovendien werd er een transferunit geïnstalleerd als koppelpunt tussen de 3 bestaande lijnen, waardoor het systeem flexibeler werd en wachttijden gehalveerd werden.
Tijdens deel 2 van de implementatie werd het systeem verder uitgebreid met extra stations op afdelingen die nog geen buizenpost hadden en werden er extra stations in het labogebouw geïnstalleerd waardoor ook andere labo-afdelingen verbonden werden met het buizenpostsysteem. Een groot deel van deze stations zijn stations met een auto-unload functie wat zorgt voor een efficiëntere verwerking en een rechtstreekse integratie met de analysestraat.
