Aanpak
Het stappenplan voor een gezamenlijke CSA (centrale sterilisatieafdeling) op netwerkniveau werd gekenmerkt door 3 fasen vertrekkende van de huidige situatie, vervolgens de exploratie van de mogelijke, toekomstige CSA om tot slot de weg naar een mogelijke toekomst uit te stippelen.
Fase 1: Hoe wordt de sterilisatie georganiseerd binnen elk ziekenhuis?
CSA-afdelingen kunnen sterk verschillend georganiseerd zijn, zowel naar processen en inzet van middelen (aantal wasmachines en autoclaven, gebruik van DINS, huidige traceringsprocessen ...) als naar samenwerking met de interne klanten (specifieke sterilisatiemethoden die vereist zijn, afspraken rond dringende te steriliseren sets, stockeren en klaarzetten van de sets …). Om inzicht te verkrijgen in elk van de vier ziekenhuizen brachten we de huidige werking en performantie van elk ziekenhuis (en de verschillen onderling) in kaart en berekenden we het kostenplaatje van elk van de CSA’s.
De kostenberekening werd gebaseerd op een verzameling aan data, reeds beschikbaar binnen elk ziekenhuis of zelf ingewonnen tijdens proceswandelingen.
Op die manier achterhaalden we de totale kost per kostengroep (personeel, verbruik, afschrijving, infrastructuur, energie ...) en berekenden we, rekening houdend met de reële volumes, de sterilisatiekost per set. Dit liet toe om de kost per set onderling te vergelijken maar ook af te zetten ten opzichte van een benchmark.
Naast de kostenberekening, evalueerden we de huidige werking en performantie van elke CSA door gebruik te maken van een standaard evaluatie- en maturiteitstool. Per domein werd telkens een gepaste evaluatie en ijking toegepast. Zo werden operationele processen beoordeeld door middel van een lijst aan minimumvereisten per proces. De score op elk van de assen werd in een spinnenwebgrafiek gevisualiseerd en liet toe om gebaseerd op objectieve waarnemingen de sterkte en zwaktes van elke CSA bloot te leggen.
Figuur: Voorbeeld van een evaluatie van de werking van een CSA-afdeling aan de hand van de maturiteitstool
Beide inzichten laten toe om een totaalbeeld te verkrijgen. Een goedkoop sterilisatieproces betekent niet noodzakelijk een performant proces.
Fase 2: Hoe kan de sterilisatie voor de vier ziekenhuizen efficiënter georganiseerd worden?
In deze fase werden mogelijke scenario’s voor een toekomstige organisatie van de centrale sterilisatieafdeling voor de vier ziekenhuizen uitgewerkt, rekening houdende met de noodzakelijke capaciteit, (toekomstige) regelgeving opgelegd door de wetgeving en de noodzakelijke service levels op niveau van elk individueel ziekenhuis.
Verschillende scenario’s werden opgelijst en ook geëvalueerd op hun voordelen, kosten en baten:
-
Status quo: een scenario waarin elk ziekenhuis haar eigen sterilisatie afdeling behoudt, maar de werking ervan optimaliseert om te evolueren naar een uniform proces. Dit vereist in sommige gevallen investering in apparatuur, infrastructuur en IT in functie van tracking en tracing.
-
Centraal (nieuwbouw) CSA-platform: een scenario waarin een nieuwe site wordt opgericht, waar de sterilisatie voor de vier ziekenhuizen wordt ondergebracht.
-
Centraal (nieuwbouw) CSA-platform + decentrale aanwezigheid in ieder ziekenhuis: een scenario waarbij de meeste sets centraal worden gesteriliseerd maar waarbij nog decentraal kan worden gesteriliseerd in functie van hoogdringendheid.
-
Centraal platform ondergebracht in één van de bestaande ziekenhuizen: een scenario waarbij opnieuw wordt uitgegaan van een centrale site waarin de sterilisatie voor de vier ziekenhuizen uitgevoerd kan worden. Deze centrale site wordt echter niet elders opgericht, maar wordt ondergebracht in een van de ziekenhuizen.
-
Centraal platform in één ziekenhuis + decentrale aanwezigheid in ieder ziekenhuis: een scenario waarbij dezelfde denkwijze als in scenario drie geldt met als enig verschil dat de centrale site niet elders wordt opgericht, maar wordt ondergebracht in een van de ziekenhuizen.
-
Outsourcing: een laatste scenario waarin wordt beslist dat geen van de ziekenhuizen, al dan niet zelf of centraal georganiseerd, verantwoordelijk is voor het sterilisatieproces. Dit proces wordt dan uitbesteed aan een externe partij.
Om te kunnen bepalen welk scenario de meest optimale performantie voor de vier ziekenhuizen kan opleveren, maakten we voor elk scenario enerzijds een oplijsting van alle voor- en nadelen (o.b.v. kwaliteit, veiligheid, flexibiliteit, personeel etc.) en anderzijds een kosten-baten oefening – rekening houdend met bijkomende investeringen, investeringen in personeel en management, IT, bijkomende sets om service levels te kunnen garanderen ...).
Fase 3: Hoe kan geëvolueerd worden naar de toekomstige organisatie van de CSA-afdelingen?
De keuze voor één scenario wordt ook beïnvloed door de wijze waarop een scenario wordt geoperationaliseerd (en de bijhorende transitiekost). Na een keuze voor een beperkt aantal scenario’s, werd een gefaseerde invoering – inclusief tijdslijn en transitiekost – uitgewerkt onder de vorm van een implementatieplan. Een voorstel van toekomstige governance structuur was ook onderdeel van dit imlementatieplan.
Deze voorstellen werden vervolgens via de gepaste governance structuren van de individuele ziekenhuizen voorgesteld.
Resultaten
Op basis van alle voorstellen is finaal gekozen voor een te prefereren scenario dat gefaseerd kan worden uitgerold. Op basis van de business case en implementatieplan van dit scenario is het netwerk in staat om stappen te zetten richting synergie op niveau van CSA.
