Strategische uitdaging
De groei binnen OK en Cathlab en het algemeen personeelstekort binnen de zorg zorgen ervoor dat de logistieke processen binnen operatiekwartieren onder de loep genomen worden. Hierbij is het niet alleen belangrijk om de standaard logistieke processen te optimaliseren, maar om ook na te denken over samenwerkingsmogelijkheden via logistieke platformen voorzien van een aangepaste governance structuur zodat de verpleging (en artsen) zoveel mogelijk ontlast worden. Het Imeldaziekenhuis stond op de vooravond van de implementatie van een nieuwe logistieke software op een kantelpunt om nieuwe afspraken te maken, zowel binnen het OK als samen met de partners van het OK (intern transport, apotheek en CSA).
Aanpak
De complexe logistieke processen werden per materiaalstroom (implantaten, geneesmiddelen, sterilisatiesets, leenmateriaal en verbruiksmateriaal) gedetailleerd in kaart gebracht: van verbruik in het OK, tot bestelling en levering op het OK en aanrekening. Uitzonderingen werden aangeduid zodat alle stakeholders (IT, OK, apotheek, CSA, intern transport en de financiële dienst) een goed begrip hadden van de eigenheid van de materialen. Vervolgens werd de toekomstige manier van werken gedefinieerd en werd bepaald hoe het voorraadmanagement zou gebeuren, zowel procesmatig als op organisatorisch vlak (rollen en verantwoordelijkheden).
Dankzij de fit gap analyse werden te ontwikkelen functionaliteiten in kaart gebracht zodat een software development roadmap opgemaakt kon worden. Deze roadmap was het startpunt van de gesprekken met de softwareleveranciers zodat de processen zo efficiënt mogelijk zouden verlopen (centraliseren van informatie, maximale doorstroom van informatie, …).
De visie op het centraliseren van bepaalde materialenstromen in het OK en Cathlab of op het logistiek platform werd geconcretiseerd in een inschatting van oppervlakte. Tegelijkertijd werd de huidige voorraadstrategie geëvalueerd. De betrouwbaarheid van de leveranciers werd in kaart gebracht zodat het Imelda ziekenhuis de leveranciers kon wijzen op hun contractuele afspraken. Vervolgens werd per voorraadcategorie een voorstel tot optimalisatie in strategie (en dus in aantal in voorraad) opgemaakt.
Ten slotte werd het organogram voor het logistieke platform opgemaakt. De rollen die de logistieke efficiëntie moeten verankeren in de nieuwe manier van werken werden geconcretiseerd.
De toekomstige manier van werken, zowel op IT-vlak als op procesvlak, werd vertaald in een implementatieplan per materialenstroom zodat het OK en cathlab de veranderingen voor verschillende betrokken groepen (IT, CSA, apotheek, logistiek team, artsen en verpleging) gestructureerd kunnen introduceren.
Resultaten
De visie op een logistiek efficiënt OK en Cathlab werd vertaald in aangepaste toekomstige processen, een nieuwe fysieke inrichting dankzij het logistiek platform en een aangepast organogram. Het Imelda implementatieteam beschikt over een implementatieplan dat als leidraad dient voor het opvolgen van de afspraken met de leveranciers en het voorbereiden van de opstart van logistieke modules per materialenstroom.
