Défi stratégique
La croissance d’activité au sein des blocs opératoires et de la coronarographie ainsi que la pénurie de personnel dans le secteur des soins de santé ont incité l'analyse des processus logistiques. Il s'agit non seulement d'optimiser les processus logistiques standards, mais aussi de réfléchir aux possibilités de collaboration via des plateformes logistiques dotées d'une structure de gouvernance adaptée, afin de soulager au maximum le personnel infirmier (et les médecins). L'hôpital Imelda était sur le point de mettre en œuvre un nouveau logiciel logistique, ce qui représentait une opportunité de définir de nouvelles conventions, tant au sein du bloc opératoire qu'avec ses partenaires (transport interne, pharmacie et service central de stérilisation).
Approche
Les processus logistiques complexes ont été cartographiés en détail par flux de matériel (implants, médicaments, sets de stérilisation, matériel en prêt et consommables) : Depuis la commande, sa livraison, son utilisation/consommation au bloc opératoire jusqu'à sa facturation. Les exceptions ont été indiquées afin que toutes les parties prenantes (IT, bloc opératoire, pharmacie, service stérilisation, transport interne et département financier) aient une bonne compréhension des particularités de chaque matériel. La future méthode de travail et la manière dont la gestion des stocks serait effectuée, tant sur le plan des processus que de l'organisation (rôles et responsabilités), ont ensuite été définies.
Grâce à l'analyse des écarts, les fonctionnalités à développer ont été identifiées, permettant de créer une feuille de route pour le développement logiciel. Cette feuille de route a été le point de départ des discussions avec les fournisseurs de logiciels afin de rendre les processus aussi efficaces que possible (centralisation de l'information, flux maximal d'information, etc.).
La vision de la centralisation de certains flux de matériel dans le bloc opératoire et la coronarographie ou au sein d'une plate-forme logistique a été concrétisée par une estimation des surfaces nécessaires. Parallèlement, la stratégie de gestion des stocks actuelle a été évaluée. La fiabilité des fournisseurs a été examinée afin que l'hôpital Imelda puisse rappeler aux fournisseurs leurs accords contractuels. Une proposition d'optimisation de la stratégie (et donc du volume en stock) a ensuite été élaborée pour chaque catégorie de stock.
Enfin, l'organigramme de la plate-forme logistique a été établi. Les rôles permettant d'ancrer l'efficacité logistique dans la nouvelle manière de travailler ont été formalisés.
La future méthode de travail, tant au niveau informatique qu'au niveau des processus, a été traduite en un plan de mise en œuvre par flux de matériel afin que le bloc opératoire et la coronarographie puissent introduire les changements de manière structurée pour les différents groupes concernés (informatique, service stérilisation, pharmacie, équipe logistique, médecins et infirmières).
Résultats
La vision d'une salle d'opération et d'un service de coronarographie efficaces sur le plan logistique s'est traduite par des nouveaux processus, un nouvel agencement physique grâce à la plateforme logistique et un organigramme adapté. L'équipe de mise en œuvre d'Imelda dispose d'un plan qui sert de guide pour le suivi des accords avec les fournisseurs et la préparation du démarrage des modules logistiques par flux de matériel.
