Introduction
La Fondation internationale sur les soins intégrés (IFIC) organise la Conférence internationale sur les soins intégrés (ICIC) depuis plus de 20 ans. En mai 2023, cette conférence annuelle a eu lieu en Flandre. À cette fin, un accord de collaboration a été conclu entre l'IFIC et l'Agence flamande pour les soins et la santé (aujourd'hui le Département des Soins).
Défi stratégique
La Flandre avait un double objectif en tête :
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d'une part, montrer les réalisations de ces dernières années dans le domaine des soins intégrés à un public international, et positionner la Flandre comme une région de soins innovante ;
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d'autre part, ensemble avec tous les participants, apprendre les expériences et connaissances d'autres régions/pays dans le domaine des soins intégrés.
Afin de maximiser le succès de la conférence et de maximiser sa valeur ajoutée, un processus préparatoire d'un an a été mené en Flandre. Möbius a apporté son soutien à cet égard.
Approche
L'assistance fournie par Möbius consistait en différentes phases / chantiers :
Phase 1 : Regarder les voisins (éloignés)
Une évaluation de l'édition de l'année précédente de cette conférence (ICIC22) qui a eu lieu à Odense (Danemark) a été lancée. Une délégation de Flandre (de l'Agence flamande pour les soins et la santé, VIVEL (l'Institut flamand des soins primaires) et plusieurs conseils de soins flamands) a effectué une évaluation à 360 degrés sur place sous la direction de et en collaboration avec Möbius. A cet effet, une coordination a été faite avec ce groupe flamand avant, pendant et après l'ICIC22, et une plateforme numérique a été utilisée comme outil de support pendant la conférence. D'autres participants (flamands et autres) ont également été impliqués dans la mesure du possible.
De cette manière, un aperçu a été acquis sur les points forts, les points d'attention, les points d'amélioration ... afin de rendre la conférence de 2023 en Flandre aussi forte que possible. Ces précieuses informations ont été compilées dans un rapport d'évaluation et discutées avec l'IFIC, et sur cette base, des actions ont été définies pour l'ICIC23.
Phase 2 : Soutenir le processus scientifique
Möbius a soutenu la composition du comité scientifique en proposant des membres de Flandre/Belgique. Une évaluation critique du processus scientifique a également été fournie. Par exemple, les modèles pour soumettre un « abstract », les critères d'évaluation etc. ont été évalués et des suggestions d'amélioration ont été formulées pour permettre à l'IFIC d'optimiser le processus pour 2023 (et les années suivantes).
Une attention particulière a également été accordée à l'élargissement de la conférence à un public non universitaire. L'intention était d'attirer plus à la conférence, en plus des universitaires/chercheurs, les décideurs politiques, des personnes ayant une expérience pratique, le secteur de l'éducation et des personnes ayant besoin de soins et de soutien, ainsi que des soignants informels, pour participer et/ou présenter ou animer quelque chose à la conférence.
Phase 3 : Mettre en place et animer un processus participatif des parties prenantes
Le soutien était principalement axé sur la mise en place et la facilitation d'un processus participatif avec les parties prenantes les plus importantes. Dans ce contexte, toutes les parties prenantes ont été cartographiées et les parties prenantes les plus importantes ont été invitées à faire partie de la « Engagement Task Force » dans le cadre de l'ICIC23. Il s'agit d'acteurs qui pourraient eux-mêmes apporter une contribution pertinente dans le cadre des soins intégrés lors de la conférence et/ou avec une large base de soutien pertinente.
Avec ce groupe, qui comptait finalement une quarantaine d'intervenants, un processus d'engagement a été mené qui consistait en 6 séances de travail (alternance de séances numériques et physiques, et de séances générales et de séances avec un accent particulier sur la personne ayant une demande de soins et d'accompagnement et le soignant informel). Ce processus a été soutenu via une plateforme numérique qui a servi de fil conducteur tout au long de ce processus préparatoire.
Le but ultime de ce processus était d'obtenir autant d'intervenants et de participants que possible de Flandre. Dans ce contexte, des actions ont été définies et déployées avec l'Engagement Task Force et de nombreuses communications ont été diffusées auprès de la circonscription / du réseau des représentants de ce groupe (ainsi que via la page Web de l'Agence pour les soins et la santé elle-même).
Möbius, en collaboration avec l'Agence flamande pour les soins et la santé, a également organisé une séance d'information pour les conférenciers intéressés à l'automne 2022 et un webinaire pour toutes les parties intéressées de Flandre peu avant la conférence de mai 2023 afin de les préparer au mieux afin qu'ils puissent tirer le meilleur parti de la conférence.
Phase 4 : Faciliter la mise en réseau via le stand flamand à ICIC23
Pendant la conférence, des activités spécifiques ont été mises en place dans le stand flamand (« Flemish Gallery ») afin de mettre autant que possible les participants flamands en contact entre eux et avec d'autres participants. Par exemple, un bingo en réseau a été organisé, des tables en réseau avec des bocaux contenant des bouts de papier avec des questions sur les soins intégrés ont été organisées, des jeux/concours accessibles sur la collaboration et le changement (deux thèmes clés de la conférence) ont été organisés etc. Cela devrait permettre aux participants de nouer des contacts plus facilement et aussi d'être stimulés autour des dimensions des soins intégrés. L'approche originale a suscité beaucoup d'intérêt et d'enthousiasme. Une plateforme numérique a également été utilisée pendant la conférence pour créer une communauté flamande afin de promouvoir le réseautage.
Phase 5 : Assurer le suivi
Après la conférence, Möbius a été sollicitée pour apporter son soutien dans l'organisation et la facilitation de réunions de suivi suite aux contacts internationaux pris lors de l'ICIC23, dans le but de poursuivre l'échange de connaissances et d'expériences, d'explorer d'éventuelles collaborations etc.
Résultats
La Flandre peut se prévaloir d'une conférence internationale très réussie avec un total d'environ 1.400 participants (y compris les participants en ligne), dont plus de 500 participants de Flandre. Cela peut servir de tremplin pour une mise en œuvre réussie des soins intégrés en Flandre (et au-delà).
