Gelegen tussen Eindhoven en de Belgische grens ligt Valkenswaard. De Brabantse gemeente telt zo’n 30.000 inwoners, maakt deel uit van de Brainportregio en kent zowel stedelijke als landelijke gebieden. De gemeentelijke organisatie werkt dagelijks aan uiteenlopende opgaven, gaande van ruimtelijke ontwikkeling tot maatschappelijke dienstverlening.
Uitdaging
Binnen de gemeente bestonden al tal van initiatieven rondom organisatieontwikkeling, maar er ontbrak een heldere programmastructuur. Hierdoor bleef de uitvoering van veranderingen achterwege en was er onvoldoende inzicht in de capaciteitsbehoefte. Dit leidde tot een suboptimale verdeling van middelen en gebrek aan samenhang tussen de verschillende losse initiatieven. Medewerkers misten duidelijkheid over de koers en de relatie tussen lopende projecten.
Gefaseerde aanpak
Möbius werd ingeschakeld om structuur aan te brengen in het ontwikkelingsprogramma van de organisatie en deed dat door vier workshops met medewerkers van verschillende afdelingen te organiseren.
1. Inventarisatie en inzicht in initiatieven
De eerste fase was gericht op inventarisatie: alle lopende programma’s, projecten en ideeën werden verzameld en geordend in vier parallelle deelprogramma’s. Dit bood inzicht in de omvang en samenhang van de initiatieven.
2. Hoshin Kanri als basis voor verandermanagement
Om deze initiatieven samen te brengen, werd in de tweede fase een duidelijke visie geformuleerd aan de hand van de Hoshin Kanri-methodiek. Deze methodiek helpt organisaties bij het vertalen van langetermijnvisies naar concrete doelen.
Valkenswaard definieerde haar visie als “het wendbaarder en professioneler maken van de organisatie, met een focus op leiderschap, cultuur en medewerkers”. Vervolgens werden per deelprogramma meerjarendoelen en jaardoelen bepaald en kpi’s opgesteld om de voortgang te monitoren.
3. Roadmap en besturingsstructuur
In de derde fase werd een integrale roadmap opgesteld, waarin de deelprogramma’s en hun onderlinge raakvlakken zorgvuldig in kaart werden gebracht. Dit resulteerde in een gestructureerd totaaloverzicht en A3-plannen voor elk deelprogramma. Bovendien werd een besturingsstructuur ontwikkeld, zodat de verwachtingen rond de uitvoering helder waren.
4. Praktische werkwijze voor medewerkers
Voor medewerkers en teams werd bovendien ‘De wasstraat Organisatie Ontwikkeling’ ontworpen: een praktische werkwijze die stapsgewijs uitlegt hoe het programma ondersteuning biedt bij opgaves en ontwikkeling.
