Strategische uitdaging
De boom in met zaakgericht werken. Dat was bij veel medewerkers bij de gemeente Halderberge misschien wel hun eerste gedachte na de introductie van het project zaakgericht werken. Maar dat veranderde snel. Het kantelpunt kwam vooral nadat ze goed nadachten over de manier waarop de organisatie een bijdrage kon leveren aan het verbeteren van de dienstverlening richting de inwoners. Zaakgericht werken heeft daardoor weer echt betekenis gekregen binnen de gemeente Halderberge.
Zaakgericht werken is voor de gemeente Halderberge het middel om gezamenlijk naar een optimale dienstverlening te streven. Om dit te realiseren is de ‘Halderbergse Boom’ (zie figuur hieronder) opgezet die alle facetten van zaakgericht werken laat zien. De boom zelf is wat inwoners zien. De wortels vormen de interne organisatie van de gemeente: ze geven het groeiproces weer. De wortels zitten diep: medewerkers kunnen zelfstandig aan de slag met het vormgeven van nieuwe processen. Samen maken we de Halderbergse dienstverlening flexibel en klantgericht. Daar plukken we samen de vruchten van!
Aanpak
Door zaakgericht werken kan Halderberge een zo goed mogelijke dienstverlening bieden aan hun inwoners. Interne samenwerking staat daarbij centraal. Het groeiproces om daar te komen zag er als volgt uit:
- Zonnestralen opvangen: Maatschappelijke ontwikkelingen hebben veel invloed op de organisatie. Hoe spelen we daarop in?
- Zaadjes planten: Vanuit ambities en een heldere visie geven we het programma vorm. We koppelen processen, structuur, medewerkers en systeem aan elkaar.
- Water geven: Terwijl de zaadjes ontkiemen, blijf je ze goed verzorgen. Iedere medewerker weet wat hij moet doen en managers coachen hierbij. Zo ontstaat er een sterke boom.
- Wortels groeien: De boom komt tot bloei. In projectteams kijken medewerkers samen kritisch naar bestaande processen, verbeteren deze en zetten de nieuwe processen in het zaaksysteem.
Resultaat
Gezamenlijk plukken we de vruchten: de nieuwe manier van werken verkort de aanvraagprocedures voor inwoners. Er is minder papierwerk, een snellere afhandeling en kortere procedures. Dat scheelt de inwoner tijd, en levert ook medewerkers van de gemeente veel op. Zij hebben nog beter zicht op de werkvoorraad, kunnen eenvoudig een uniforme werkwijze aanhouden en werken gezamenlijk in één systeem. De tijd die overblijft kan worden ingezet om nog beter te voldoen aan de wensen van de inwoners.
