Xylos' administratieve vereenvoudiging over teams heen

Möbius hielp Xylos op weg naar een grotere klantentevredenheid door het aligneren van de administratieve teams o.a. door de interne samenwerking en efficiëntie te verhogen.

Xylos Logo
Xylos

Strategische uitdaging

Xylos is een aanbieder van een gevarieerde offering in IT-diensten en IT-consulting met verschillende business units die ondersteund worden door een aantal administratieve teams. Door veranderingen binnen het bedrijf was de organisatiestructuur nog niet op de nieuwe bedrijfsvorm afgestemd. Xylos schakelde Möbius daarom in voor de begeleiding bij de alignering van de organisatiestructuur. Möbius zorgde voor een beter en efficiënter samenwerkingsmodel met als doel synergie te creëren tussen de verschillende administratieve diensten en tegelijkertijd de efficiëntie en de klanttevredenheid te verhogen.

Samen met Möbius begrepen we onmiddellijk de behoeften en verwachtingen voor dit project. Verschillende oplossingen werden aangereikt, telkens met respect voor de context van elk team in scope. Echt een positieve samenwerking die ons hielp de basis voor de toekomst te leggen!

Dimitri Aerts Director Operations, ICT & Cyber resilience

Aanpak

Exploratiefase

Tijdens de uitvoering van het project benadrukte Möbius het belang van een gefaseerde aanpak, waardoor snel bijsturen mogelijk is. Tijdens een eerste, verkennende fase konden de consultants van Möbius de projectgroep en de belangrijkste stakeholders beter leren kennen en een algemeen inzicht krijgen in de processen en het operationele model van de verschillende administratieve teams. Onderdelen in deze exploratiefase:  

  • Kick-off met het projectteam van Xylos

  • Aanvullende desk research om een goed begrip te krijgen van de context van de organisatie 

  • Stakeholder interview om inzicht te krijgen in de strategie en de synergiemogelijkheden

Ontdekkingsfase

Tijdens de tweede, ontdekkende fase doorliepen de consultants verschillende acties om de huidige werking in kaart te brengen, op basis van zowel kwalitatieve als kwantitatieve technieken: 

  • Proceswandelingen om een gedetailleerd inzicht te krijgen in de operations en activiteiten

  • Interviews met de medewerkers uit de ondersteunende administratieve diensten

  • Objectieve werklastmeting en gegevensanalyse om de belangrijkste  en meest tijdrovende activiteiten te identificeren

Ontwerpfase

Tijdens de ontwerpfase werd tijd gemaakt voor de visievorming en het samen bespreken van mogelijke optimalisaties in de operationele structuur van de verschillende administratieve teams: 
  • Rapportering van de belangrijkste bevindingen en de brainstormsessies met verschillende scenario's voor toekomstige modellen
  • Uitwerking van een nieuwe structuur, processen, teaminteractie enz.
  • Uitwerking van verbeterideeën en berekening van de gevolgen voor de werklast en taken

Implementatiefase

Tot slot begeleidde Möbius Xylos bij het opstellen van een gefaseerd implementatieplan met zowel korte termijn als meer lange termijn acties. Zoals bij alle projecten van Möbius werd tijdens de uitvoering en integratie van het project veel aandacht besteed aan change management, communicatie en het delen van informatie.

 

Resultaten

Samen met Möbius kon Xylos de te volgen richting uitstippelen door te zorgen voor:

  • Een duidelijk inzicht in de huidige manier van werken, knelpunten en succesfactoren.
  • Analytische data-inzichten in team effort, workload evolutie en daaruit voortvloeiende personeelsbehoeften.
  • Visievorming in verschillende toekomstige organisatiescenario's, d.w.z. structuur, processen, IT-systemen, organisatie ...
  • Een zeer gemotiveerd en geïnformeerd projectteam tijdens de uitvoering van het project.