Aanpak
Exploratiefase
Tijdens de uitvoering van het project benadrukte Möbius het belang van een gefaseerde aanpak, waardoor snel bijsturen mogelijk is. Tijdens een eerste, verkennende fase konden de consultants van Möbius de projectgroep en de belangrijkste stakeholders beter leren kennen en een algemeen inzicht krijgen in de processen en het operationele model van de verschillende administratieve teams. Onderdelen in deze exploratiefase:
-
Kick-off met het projectteam van Xylos
-
Aanvullende desk research om een goed begrip te krijgen van de context van de organisatie
-
Stakeholder interview om inzicht te krijgen in de strategie en de synergiemogelijkheden
Ontdekkingsfase
Tijdens de tweede, ontdekkende fase doorliepen de consultants verschillende acties om de huidige werking in kaart te brengen, op basis van zowel kwalitatieve als kwantitatieve technieken:
-
Proceswandelingen om een gedetailleerd inzicht te krijgen in de operations en activiteiten
-
Interviews met de medewerkers uit de ondersteunende administratieve diensten
-
Objectieve werklastmeting en gegevensanalyse om de belangrijkste en meest tijdrovende activiteiten te identificeren
Ontwerpfase
Tijdens de ontwerpfase werd tijd gemaakt voor de visievorming en het samen bespreken van mogelijke optimalisaties in de operationele structuur van de verschillende administratieve teams:- Rapportering van de belangrijkste bevindingen en de brainstormsessies met verschillende scenario's voor toekomstige modellen
- Uitwerking van een nieuwe structuur, processen, teaminteractie enz.
- Uitwerking van verbeterideeën en berekening van de gevolgen voor de werklast en taken
Implementatiefase
Tot slot begeleidde Möbius Xylos bij het opstellen van een gefaseerd implementatieplan met zowel korte termijn als meer lange termijn acties. Zoals bij alle projecten van Möbius werd tijdens de uitvoering en integratie van het project veel aandacht besteed aan change management, communicatie en het delen van informatie.
Resultaten
Samen met Möbius kon Xylos de te volgen richting uitstippelen door te zorgen voor:
- Een duidelijk inzicht in de huidige manier van werken, knelpunten en succesfactoren.
- Analytische data-inzichten in team effort, workload evolutie en daaruit voortvloeiende personeelsbehoeften.
- Visievorming in verschillende toekomstige organisatiescenario's, d.w.z. structuur, processen, IT-systemen, organisatie ...
- Een zeer gemotiveerd en geïnformeerd projectteam tijdens de uitvoering van het project.
