Approche
Phase d'exploration
Au cours de la mise en œuvre du projet, Möbius a souligné l'importance d'une approche progressive permettant des ajustements rapides. Au cours d'une première phase exploratoire, les consultants de Möbius ont pu faire plus ample connaissance avec le groupe de projet et les principales parties prenantes, et ainsi acquérir une compréhension générale des processus et du modèle opérationnel des différentes équipes administratives.
Les éléments de cette phase exploratoire :
- Démarrage avec l'équipe du projet Xylos
- Recherche documentaire supplémentaire pour bien comprendre le contexte de l'organisation
- Entretien avec les parties prenantes pour comprendre la stratégie et les possibilités de synergie.
Phase de découverte
Au cours de la deuxième phase de découverte, les consultants ont mené plusieurs actions pour cartographier le fonctionnement actuel de l’entreprise, en se basant sur des techniques qualitatives et quantitatives :
- Mises en place de processus pour obtenir une compréhension détaillée des opérations et des activités
- Entretiens avec des employés des services administratifs d'appui
- Mesure objective de la charge de travail et analyse des données pour identifier les activités les plus importantes et les plus chronophages.
Phase de conception
Au cours de la phase de conception, un certain temps a été consacré à l'élaboration d'une approche et à l'examen en commun des optimisations possibles de la structure opérationnelle des différentes équipes administratives :
- Rapport sur les principaux résultats et séances de brainstorming avec différents scénarios pour les modèles futurs.
- Élaboration d'une nouvelle structure, de nouveaux processus, d'une nouvelle interaction entre les équipes, etc.
- Élaboration d'idées d'amélioration et calcul de l'impact sur la charge de travail et les tâches.
Phase de mise en œuvre
Enfin, Möbius a guidé Xylos dans l'élaboration d'un plan de mise en œuvre par étapes, avec des actions à court terme et à plus long terme. Comme pour tous les projets Möbius, une grande attention a été accordée à la gestion du changement, à la communication et au partage de l'information pendant la mise en œuvre et l'intégration du projet au sein de l’entreprise.
Les résultats
En collaboration avec Möbius, Xylos a été en mesure de définir la démarche à suivre pour assurer la mise en œuvre du projet :
- Une compréhension claire de la méthode de travail actuelle, des goulets d'étranglement et des facteurs de réussite.
- Des données analytiques sur l'effort de l'équipe, l'évolution de la charge de travail et les besoins en termes de personnel qui en découlent.
- L'élaboration d'une approche des différents scénarios organisationnels futurs, c'est-à-dire la structure, les processus, les systèmes informatiques, l'organisation ...
- Une équipe de projet hautement motivée et informée tout le long de l'exécution du projet.
