Aanpak
Om tot een concrete inrichting van een Mid-Office te komen is een aanpak gehanteerd met de volgende stappen:
- Onderzoek verbeterpotentieel: Er is gestart met Multi-moment opnames om data te creëren. Er is ook een enquête verstuurd waarmee inzicht in de pijnpunten is verkregen. Op basis van de meetinformatie is een businesscase opgesteld met meerdere bandbreedte. Management heeft hierop een besluit genomen tot invoering.
- Opstellen processen en projectproducten: In meerdere workshops met projectgroepleden uit diverse onderdelen van de organisatie, zijn de processen ontwikkeld. Als eerste is gekeken naar de gestelde requirements en de beoogde Quick Wins, dit is het uitgangspunt. Vervolgens zijn op hoofdlijnen de As-Is processen opgesteld om vast te kunnen stellen waarvandaan vertrokken wordt. Vervolgens zijn de gewenste (To-Be) processen in kaart gebracht. Deze processen zijn tot op detailprocesniveau uitgewerkt en de bevoegdheden (RACI) en informatiedragers zijn daarbij vastgesteld. Een belangrijk element voor succes was de frequente afstemmingen met het management team en de grondige communicatie naar de organisatie toe.
- Implementatie: Möbius heeft de voorbereiding voor de implementatie van de administratieve processen Mid-Office verzorgt. Alle materialen voor management en interne deskundigen zijn ontwikkeld en uitgelegd. Een kick-off presentatie, checklists, instructiemateriaal behoren tot deze materialen. Hierdoor heeft de staande organisatie vlot kunnen doorpakken op de implementatie van de nieuwe werkwijze.
Resultaten
De aanpak van Möbius heeft geleid tot:
-
Een overzichtelijk procesmodel en procesbeschrijvingen van de administratieve processen Mid-Office. Hiermee kunnen betrokken medewerkers zien waar de verantwoordelijkheden per activiteit ligt en welke informatie overgedragen moet worden aan andere collega’s.
-
Een implementatieplan die de mogelijkheid geeft geordend en overzichtelijk per locatie de uitrol van de nieuwe processen mogelijk te maken. Bij dit implementatieplan zijn ook de projectproducten en presentaties door het project aan de staande organisatie aangeboden.
-
Een eerste versie van een KPI-dashboard waarmee door management gestuurd kan worden op de prestaties in de organisatie.
-
Draagvlak binnen alle geledingen in de organisatie aangaande het centraliseren van de administratieve processen.
