Approche
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Examiner les possibilités d'amélioration. Nous voulions avoir un aperçu du temps actuellement nécessaire pour accomplir les tâches administratives dans les front-offices. Sur la base des informations déjà disponibles, Möbius a établi une carte des processus, avec un aperçu des différentes tâches administratives et commerciales. Grâce à des "moments d'observation", d'une part, et à une enquête auprès des employés, d'autre part, une estimation du temps nécessaire à chaque activité a été déterminée, ainsi que des points sensibles et des possibilités d'amélioration. Sur la base des résultats les plus importants, Möbius a réalisé une analyse de rentabilité pour l'avenir. La direction de SD Worx Staffing Solutions a décidé des éléments à mettre en œuvre.
- Mise en place des processus. Les processus ont été définis au cours de plusieurs ateliers réunissant des employés de différentes parties de l'organisation. Les processus AS IS ont été dessinés à un haut niveau, afin de pouvoir déterminer le point de départ. Ensuite, les processus TO BE souhaités ont été cartographiés. Ces processus ont été élaborés à un niveau détaillé et les autorisations (RACI) et les supports d'information ont également été intégrés. Nous nous sommes également penchés sur les exigences définies et les résultats rapides escomptés. La coordination fréquente avec l'équipe de direction et la communication approfondie avec l'ensemble de l'organisation ont constitué un élément important de la réussite.
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Mise en œuvre. Möbius a assuré la préparation de la mise en œuvre des processus administratifs du "Mid-Office". Tous les documents destinés à la direction et aux experts internes ont été élaborés et expliqués, par exemple une présentation de lancement, des listes de contrôle, des documents d'instruction, ... Cela a permis à l'organisation existante de commencer rapidement à mettre en œuvre la nouvelle méthode de travail.
Résultats
- Un modèle de processus clair et des descriptions de processus pour tous les processus administratifs du "Mid-Office". Cela permet aux employés concernés de voir où se situent les responsabilités par activité et quelles informations doivent être transférées à d'autres collègues.
- Un plan de mise en œuvre qui permet de déployer les nouveaux processus de manière ordonnée et claire par front-office.
- Une première version d'un tableau de bord KPI avec lequel la direction peut piloter la performance de l'organisation.
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Soutien dans toutes les parties de l'organisation concernant la centralisation des processus administratifs.
