Uitvoering en coördinatie van de projectoproep
Daarnaast ondersteunde Möbius SPW ARNE/DIGPD bij de uitwerking van de exacte modaliteiten van de projectoproep 2022 en bij de uitvoering ervan via volgende stappen:
- overleg met de sectoren en de ontwikkeling van een governance model,
- verspreiding van de projectoproep en de ondersteuning van kandidaten,
- oprichting van een jury en de selectie van projecten,
- samenbrengen van de verschillende actoren binnen de geselecteerde projecten,
- opvolging, rapportering en evaluatie van de projectoproep.
Deze stappen worden hieronder verder toegelicht.
Tijdens de voorbereidingsfase werd het advies van stakeholders ingewonnen om de uitvoeringsmodaliteiten van de projectoproep vorm te geven. Twee handleidingen werden opgesteld in samenwerking met SPW ARNE/DIGPD, op basis van het goedgekeurde actieplan en rekening houdend met de behoeften van de belangrijkste stakeholders. Deze documenten richtten zich tot twee doelgroepen: lokale besturen en de privésector. Daarnaast werden ook de twee aanvraagformulieren verfijnd die relevante informatie verzamelen voor de beoordeling van door de jury.
Möbius definieerde vervolgens een communicatie- en rekruteringsstrategie en ontwikkelde specifieke communicatiematerialen afgestemd op de doelgroepen en hun voorkeurskanalen. In overleg met SPW ARNE/DIGPD stelde Möbius een lijst op van post- en e-mailadressen van de doelgroepen, conform de GDPR-regelgeving en met behulp van het netwerk van Möbius.
Parallel stelde Möbius potentiële juryleden voor, die werden gevalideerd door de stuurgroep. De juryleden werden uitgenodigd voor een infosessie om de werking van de jury te verduidelijken, zoals het voorzitterschap, de besluitvorming bij meerderheid of unanimiteit en het gebruik van het evaluatierooster.
Na de opening van de oproep richtte Möbius een helpdesk op (via e-mail en telefoon) om vragen van potentiële kandidaten te beantwoorden. Om misverstanden over het reglement te vermijden, werden voor elke projectoproep FAQ-documenten opgesteld en regelmatig bijgewerkt. Daarnaast organiseerde Möbius verschillende webinars om de projectoproep maximaal te promoten en proactief kandidaturen aan te moedigen.
Na ontvangst van de kandidaturen ondersteunde Möbius SPW ARNE bij de evaluatie van de formele conformiteit en de ontvankelijkheid van elk dossier, zowel op administratief vlak als wat betreft de subsidieerbaarheid van de kosten. Na eventuele correcties faciliteerde Möbius het analyse- en beoordelingsproces van de projectvoorstellen door de juryleden aan de hand van de verschillende selectiecriteria uit het evaluatierooster. Tijdens de vergaderingen voor de selectie van laureaten modereerde Möbius de discussies en verzorgde het secretariaat. De relatie tussen ingediende, goedgekeurde en afgewezen projecten en het slaagpercentage per doelgroep werden geanalyseerd om toekomstige handleidingen te verbeteren en lessen te trekken uit niet-geselecteerde projectideeën.
Coaching en netwerking van pilootprojecten
Na de bekendmaking van de laureaten zorgde Möbius voor een goede dynamiek tussen de verschillende actoren van de geselecteerde projecten, en volgende we de uitvoering van de geselecteerde projecten op. Er werd een rapporteringsfiche opgesteld om de projecten geharmoniseerde wijze op te volgen. De laureaten werden samengebracht tijdens een eerste collectieve begeleidingssessie om hen algemene informatie en een toolbox (met tools van onder meer BeWaPP en Fost Plus) aan te reiken om de uitvoering van hun project te vergemakkelijken.
Tijdens het volledige begeleidingstraject volgde Möbius de pilootorganisaties nauwgezet op via verschillende kanalen – helpdesk per mail, videoconferentie, Teams-kanaal, telefoongesprekken en opvolgingsfiches – om als aanspreekpunt voor vragen te fungeren. Halfjaarlijkse individuele coachingsessies tussen elke projectcoördinator en de expert die aan zijn of haar dossier was gekoppeld, maakten het mogelijk om uitdagingen te bespreken en oplossingen te vinden, bijvoorbeeld door extra experten of partners aan te brengen.
Daarnaast werden collectieve momenten georganiseerd, waaronder jaarlijks een vrijwillig mini lerend netwerk om inspiratie en onderlinge uitwisseling te stimuleren. Tijdens deze online sessies werd interactie tussen de deelnemers aangemoedigd door te focussen op gedeelde uitdagingen, zoals sensibilisering, monitoring van indicatoren en weerstand tegen verandering, zodat goede praktijken konden ontstaan.
Gedurende deze periode vonden regelmatig korte opvolgvergaderingen plaats met SPW ARNE/DIGPD om de stand van zaken van de individuele sessies te bespreken, eventuele beslissingspunten door te geven en de lessen uit de verschillende projecten te delen. Aan het einde van het traject adviseerde Möbius de projectdragers bij de rapportering van hun resultaten aan SPW ARNE/DIGPD, met bijzondere aandacht voor de impact van hun realisaties.
Tot slot bezorgde Möbius een eindrapport aan SPW ARNE/DIGPD met aanbevelingen rond de inzameling van huishoudelijk verpakkingsafval buitenshuis. Het begeleidingstraject en de obstakels waarmee laureaten werden geconfronteerd, werden geëvalueerd om aanbevelingen te formuleren voor toekomstige begeleidingstrajecten. Deze conclusies werden gedeeld met het stuurcomité.
Resultaten
Deze begeleiding tot eind 2024 heeft rechtstreeks bijgedragen aan de optimalisatie van het systeem voor afval dat “buitenshuis” wordt gegenereerd. In totaal hebben 33 Waalse gemeenten en 11 zorginstellingen (ziekenhuizen, woonzorgcentra enz.) sorteerinfrastructuren ingevoerd en hun gebruikers gesensibiliseerd rond de selectieve inzameling van “Out-of-Home”-afval. Zij benadrukken de positieve impact van de sorteerdynamiek binnen hun organisatie en de behaalde resultaten, zowel op het vlak van de hoeveelheid als de kwaliteit van het sorteren. De lessen uit de pilootprojecten worden gedeeld om de voordelen zichtbaar te maken en het volgende actieplan voor een meer rationeel beheer van “Out-of-Home”-stromen te ondersteunen.
