Défi stratégique
Le Service Public de Wallonie a souhaité stimuler le tri et la collecte sélective « on the go/out of home » des déchets d’emballages ménagers. Concrètement, le SPW avait prévu un ou plusieurs appels à projets à ce sujet en 2022 et 2023 et recherchait un accompagnement pour mettre en œuvre cette action sur une période de 36 mois.
Approche
Élaboration d’un plan d’actions
Dans un premier temps, Möbius a organisé une réunion de lancement avec le service dirigeant pour aligner les attentes mutuelles, proposer un plan d’approche et valider la constitution d’un comité de suivi avec les parties prenantes du tri des emballages ménagers générés hors du domicile en Région Wallonne.
Afin de concevoir le plan d’actions 2022, Möbius a été chargé de cartographier la situation existante des parties prenantes gravitant autour des déchets « Out-of-Home ». L’équipe a d’abord examiné minutieusement toute la documentation pertinente. Lors de 8 entretiens, les besoins des acteurs sur le terrain ont été sondés pour améliorer la collecte et examiner dans quelle mesure les appels à projets actuels répondent à leurs défis. Ensuite, Möbius a réalisé un inventaire des initiatives déjà en cours en Wallonie, et des initiatives récentes qui ont déjà été prises dans d’autres régions (notamment en Flandre). Ces différentes analyses ont permis d'identifier les principales opportunités et les points d'attention. Ces éléments ont constitué la base pour la rédaction d'un projet de plan d’actions 2022.
Ce document intègre les éléments suivants :
- Une définition des déchets ‘out-of-home’ ;
- Une mise en contexte en lien avec les objectifs de la politique wallonne et de Fost Plus ;
- Les objectifs de la stratégie régionale concernant le tri des emballages ménagers dans les entreprises et la collecte sélective « on the go/out of home » des déchets d’emballages ménagers ;
- Les défis/besoins des parties prenantes sur le terrain et les opportunités ;
- Le périmètre des appels à projets : types de projets et groupes cibles ;
- Un planning général pour la mise en œuvre.
Légende : les 5 piliers du tri de Fost Plus (image créditée)
Ce plan d’action a encore fait l’objet d’une adaptation suite aux rencontres avec le secteur avant d’être validé par le Comité de Suivi.
Mise en œuvre et coordination de l’appel à projets
D’autre part, Möbius a apporté son soutien au SPW ARNE/DIGPD dans l’élaboration des modalités détaillées de l’appel à projets 2022 et d’assurer sa mise en œuvre, depuis la concertation avec les secteurs et l’élaboration d’une méthodologie de pilotage, la diffusion de l’appel à projets et le support offert aux candidats, la mise en place d’un jury et la sélection des projets, jusqu’à l’implication des différents acteurs des projets sélectionnés, le suivi, le rapportage et l’évaluation de l’appel à projets. Ces étapes sont détaillées ci-dessous.
Dans la phase de préparation, l’avis des parties prenantes a été sollicité pour donner forme aux modalités de mise en œuvre de l’appel à projets. Deux vademecums ont été rédigés, en collaboration avec le SPW ARNE/DIGPD, sur la base du plan d’actions approuvé et en tenant compte des résultats de la demande des principales parties prenantes, à destination des deux publics-cibles : les communes et le secteur privé. D’autre part, les deux formulaires de candidature ont également été adaptés et améliorés afin de récolter l’information pertinente pour l’évaluation des critères de sélection par le jury.
Möbius a ensuite défini une stratégie de communication et de ‘recrutement’ et développé certains supports de communication spécifiques en fonction des publics cibles et de leurs canaux privilégiés. En consultation avec le SPW ARNE/DIGPD, nous avons élaboré une liste d'adresses postales et électroniques des publics cibles (en mettant à profit le réseau de Möbius) conforme aux RGPD.
En parallèle, Möbius a soumis une proposition des membres potentiels du jury qui a été validée par le comité de suivi. Les membres du jury ont été invités à une session d’information afin de clarifier le mode de fonctionnement du jury (présidence, prise de décision à la majorité ou à l'unanimité, etc.) et l’utilisation de la grille d’évaluation.
Une fois l’appel à candidatures ouvert, Möbius a ouvert un service helpdesk (par mail et téléphone) pour répondre aux questions des candidats potentiels. Pour prévenir toute mauvaise interprétation du règlement, deux documents reprenant les FAQ (Frequently Asked Questions) pour chaque appel à projet ont été élaborés et mis à jour. Möbius a organisé plusieurs webinaires d’information afin de maximiser la promotion de l’appel à projets et de susciter de manière proactive des candidatures.
Après réception des candidatures, Möbius a soutenu le SPW ARNE dans l’évaluation de la conformité formelle des projets soumis et l’éligibilité de chaque dossier, tant d’un point de vue administratif que d’un point de vue d’éligibilité des coûts. Suite aux corrections, Möbius a facilité le processus d’analyse et de cotation des propositions de projets par les membres du jury en fonction des différents critères de sélection dans la grille d’évaluation. Lors des réunions de sélection des lauréats, Möbius a modéré les discussions et assuré le secrétariat. La relation entre les projets soumis, approuvés et rejetés et le taux de réussite par groupe cible ont été analysés afin d’alimenter un éventuel prochain vadémécum et de capitaliser sur les idées de projets non-retenus.
Coaching et mise en réseau des projets pilotes
Suite à la notification des lauréats, Möbius a été chargé de maintenir la dynamique parmi les différents acteurs des projets lauréats et de suivre la mise en œuvre des projets sélectionnés. Une fiche de suivi a été rédigée pour un reporting harmonisé entre projets. Les projets lauréats ont été réunis lors d’une première session collective d’accompagnement afin de leur fournir des informations d’intérêt général et une boîte à outils (reprenant les outils de BeWaPP, Fost Plus,…) pour faciliter la mise en œuvre du projet.
Tout au long de l’accompagnement, Möbius a suivi de près les organisations pilotes via différents canaux –helpdesk par mail, vidéoconférence, canal Teams, appel, fiche de suivi – pour assurer le rôle de point de contact pour des questions. Des séances semestrielles de coaching individuel entre chaque porteur de projet et l’expert attaché à son dossier pour discuter de leurs défis et les aider à trouver des solutions en les mettant en contact avec les experts ou partenaires manquants pour pouvoir réaliser leur projet.
D’autres moments collectifs ont été proposés, avec un mini-réseau d’apprentissage sur base volontaire par an pour permettre l’inspiration et les apprentissages mutuels. Au cours de ces sessions (en ligne), l'interaction entre les participants a été stimulée en se concentrant sur leurs défis partagés (comme la sensibilisation, le monitoring des indicateurs, la résistance au changement,…) pour faire émerger les bonnes pratiques.
Au cours de cette période, des courtes réunions de suivi ont été organisées de manière régulière avec le SPW ARNE/DIGPD pour faire le point sur l’état d’avancement des sessions individuelles, relayer les éventuels points de décision et partager les apprentissages des différents projets. En fin de parcours, Möbius a conseillé les porteurs de projets dans le rapportage de leurs résultats au SPW ARNE/DIGPD en mettant l’accent sur l’impact de leurs réalisations.
Enfin, Möbius a remis un rapport final afin de conseiller le SPW ARNE/DIGPD en matière de collecte hors du domicile des emballages ménagers. Le processus d’accompagnement et les obstacles rencontrés par les lauréats ont été évalués pour en tirer des recommandations afin d’améliorer les accompagnements futurs. Ces conclusions ont été partagées avec le Comité de Suivi.
Résultats
Cet accompagnement jusque fin 2024 a directement contribué à l’optimisation du système de déchets générés « hors du domicile ». Au total, 33 communes wallonnes et 11 institutions de soin (hôpitaux, maisons de repos,…) ont mis en place des infrastructures de tri et sensibilisé leurs usagers à la collecte sélective des déchets « Out Of Home ». Ceux-ci se félicitent de l’impact positif de la dynamique de tri dans leur organisation et des résultats obtenus, tant en termes de quantité que de qualité du tri. Les enseignements tirés des projets pilotes sont partagés afin de visibiliser les bénéfices et d’alimenter le prochain plan d’actions pour une gestion rationnalisée des flux « Out-of-Home ».
