Ik heb intussen meer dan vijftien jaar ervaring met klantervaringsprojecten. Mijn rol in zulke projecten is drieledig. Ik help bedrijven om de behoeften van hun klanten in kaart te brengen, klantreizen te ontwerpen en hun processen en diensten te verbeteren. Tegelijkertijd hielp ik al verschillende bedrijven de werknemerservaring te verbeteren door mee te werken aan HNW-projecten.
In beide soorten projecten heb ik gemerkt hoe belangrijk goed programmamanagement en verandermanagement zijn. Maar hoewel iedere manager dat ook vindt, leiden de menselijke natuur en bestuursstructuren maar al te vaak tot mislukte transformaties.
In deze blog vertel ik graag vanuit mijn ervaring hoe je met succes de omschakeling maakt naar Het Nieuwe Werken.
HNW en activiteitsgerichte werkplekken
Een positieve werksfeer creëren staat centraal bij HNW-projecten. Want in een goede sfeer zijn werknemers meer betrokken bij hun werk én productiever. En dat leidt dan weer tot betere bedrijfsresultaten.
Bij HNW streef je naar een motiverende en betrokken werkcultuur, maar ook naar een moderne en aangename werkomgeving. Dat is nog belangrijker geworden nu we steeds vaker hybride werken en thuiswerk haast niet meer uit ons professionele leven weg te denken is. Een moderne werkplek moet aantrekkelijk zijn, zodat medewerkers naar kantoor komen om contact te maken met elkaar en samen te werken. Lege werkvloeren zijn niet motiverend en dus te vermijden.
Zo’n moderne en aantrekkelijke werkomgeving moet afgestemd zijn op de behoeften van zowel huidige als toekomstige werknemers (bv. nieuwe collega’s). Omdat organisaties voortdurend veranderen qua structuur en omvang, wordt flexibel omgaan met werkplekken essentieel.
Activiteitsgericht werken
Een standaardconcept dat je vandaag de dag vaak in kantoren ziet, is de zogenaamde activiteitsgerichte werkplek. Zulke werkplekken zijn ontworpen om werknemers aan te moedigen de hele dag van de ene ruimte naar de andere te bewegen. Dat kan worden bereikt door verschillende lokaaltypes aan te bieden, elk geschikt voor een andere activiteit en op redelijke wandelafstand van elkaar.
De introductie van een meer diverse mix van lokaaltypes heeft een aantal gevolgen, zoals:
- minder traditionele ruimtes zoals standaard bureaus, privékantoren en klassieke vergaderzalen;
- werkplekken delen;
- invoering van een cleandeskbeleid en lockers;
- minder papier en persoonlijke bezittingen.
Evolutie van de werkcultuur
Deze evolutie impliceert een meer autonome werkcultuur met een resultaatgerichte managementstijl. Managers en teamleden zitten niet meer altijd bij elkaar. Werknemers verplaatsen zich op kantoor en tussen locaties. Hybride werken omvat werken op andere bedrijfslocaties of van thuis uit. Daarbij hoort een moderne leiderschapsstijl in het teken van vertrouwen, autonomie en competenties. Managers controleren geen processen, maar coachen hun medewerkers en volgen hun resultaten op. Ik heb gezien dat activiteitsgericht werken alleen kan slagen in een omgeving die de juiste bedrijfscultuur bevordert. Het resultaat: meer betrokken en tevreden werknemers. Een ander belangrijk element is het digitale aspect. Op de ideale hybride werkplek staan intuïtieve tools ter beschikking die het makkelijker maken om contact te leggen en digitaal samen te werken. De digitale mentaliteit is er aanwezig en processen worden gedigitaliseerd om papierloos te kunnen werken.
Werknemersgerichte aanpak
Succesvolle HNW-projecten staan dan ook in het teken van de werknemer en mikken op de perfecte symbiose tussen de fysieke, digitale en mentale werkervaring (ook wel ‘bricks, bytes and behaviour’ genoemd).
Directe toegang tot de eindgebruikers!
Projecten rond de werknemerservaring zijn uniek. Als consultant heb je contact met zowel de werkgever als de werknemers. De werkgever tekent de algemene visie uit, waarna jij een nieuwe werkomgeving ontwerpt voor en met de werknemers.
Dit in tegenstelling tot projecten rond klantervaring, waarbij het een uitdaging is om toegang te krijgen tot de doelgroepen, zoals b2b-klanten en eindgebruikers.
HNW-opdrachten bieden je een geweldige kans om met alle medewerkers te praten. Je kunt met hen samenwerken in de conceptuele fase en tijdens de uitvoering van de aanpassingen.
Essentiële gegevens en feedback verzamelen
Ik maak graag gebruik van mijn onderzoekservaring tijdens de ontwerpfase. In die fase verzamelen we essentiële gegevens en objectieve feedback over nieuwe concepten en ontwerpen. Het gaat dan over:
-
kwantitatieve gegevens, zoals algemene bezettingsgraden, informatie over het gebruik van badges, bezetting van vergaderzalen, teamgrootte en het aandeel thuiswerk;
-
kwalitatieve gegevens, zoals activiteitsprofielen en werknemersvoorkeuren via online enquêtes en focusgroepen.
Vereisten oplijsten voor architecten en ontwerpers
Zodra we de data en feedback hebben verzameld, stellen we de vereisten op voor de architecten en ontwerpers. Zo kunnen die een nieuwe, activiteitsgerichte omgeving creëren.
Tijdens deze inrichtingsfase werken we samen met de werknemers. We doen dat om te beslissen over het ontwerp en na te denken over hoe mensen de verschillende werkruimtes zullen gebruiken. De grootste uitdaging in deze fase? Manieren vinden om de nieuwe ruimte-indeling zo flexibel mogelijk te maken, om zo toekomstige veranderingen in processen en de teamstructuur doeltreffend te kunnen opvangen.
Nieuwe gewoontes
Tegelijkertijd moeten we zowel de managers als de werknemers voorbereiden op het nieuwe werken. Een hybride, gedeelde en activiteitsgerichte omgeving vereist dat we bijsturen hoe we ons gedragen en hoe we met collega’s omgaan. Dat is anders dan het traditionele, persoonlijke en/of gesloten kantoor. Deze mentaliteitsverandering wordt vaak onderschat.
7 verandertools om werknemers voor te bereiden
Het is belangrijk om de managers en de werknemers te ondersteunen tijdens de overgang. Hier zijn enkele verandertools die we gebruiken om werknemers voor te bereiden op een nieuwe manier van werken:
-
Een communicatieplan: Een duidelijk en uitgebreid communicatieplan is essentieel bij elke overgang. Het plan moet het doel, de voordelen en het tijdschema van de verandering schetsen, en aangeven wat de nieuwigheden zullen inhouden voor de werknemers. We houden de werknemers tijdens het hele proces op de hoogte en betrokken via regelmatige updates en feedbacksessies.
-
Een klankbordgroep: Overleg met een gevarieerde selectie van medewerkers. Houd rekening met verschillende rollen, functies en persoonlijkheidstypes. Denk na over het ontwerpconcept van de nieuwe ruimtes, de nieuwe principes en manieren om de nieuwe gewoonten effectief ingang te laten vinden. Leden van de klankbordgroep nemen deel aan de conceptfase. Zij kunnen projectambassadeurs worden tijdens de uitvoeringsfase.
-
Opleiding: Geef werknemers opleiding en ontwikkelingsmogelijkheden. Zo beschikken ze over de nodige vaardigheden en kennis om efficiënt te werken in de nieuwe omgeving. Dit omvat workshops, onlinecursussen en coachingsessies op maat voor de verschillende teams.
-
Een proeftuin: Een proefproject opzetten is een doeltreffende strategie. Dat stelt ons in staat om een nieuwe manier van werken te testen, maar op kleinere schaal. Zo kunnen we alle aanpassingen later met vertrouwen in de hele organisatie doorvoeren. Tijdens het proefproject ervaren werknemers de nieuwe omgeving uit de eerste hand, geven ze feedback en spotten ze mogelijke problemen.
-
Ambassadeurs van verandering: Ambassadeurs identificeren en opleiden kan helpen om een momentum en een draagvlak te creëren voor de nieuwe manier van werken. Die personen kunnen optreden als pleitbezorgers voor de verandering, begeleiding en ondersteuning bieden aan hun collega’s en helpen om eventuele bezwaren of weerstand weg te nemen.
-
Teamcoaching: Train en ondersteun de teams om hun dynamiek succesvol aan te passen aan een hybride en activiteitsgerichte manier van werken. Dat komt zowel de efficiëntie als de samenhang van het team ten goede.
-
Feedbackmechanismen: Werknemers de kans bieden om feedback en input te geven tijdens het veranderingsproces is essentieel om ervoor te zorgen dat er rekening wordt gehouden met hun bezwaren en behoeften. Dat kan bestaan uit regelmatige enquêtes, focusgroepen en een-op-eengesprekken met managers.
Conclusie
HNW-projecten zijn leuk en dienen een geweldig doel, maar ze houden meer in dan een nieuwe omgeving ontwerpen. Het gaat erom een geheel nieuwe manier van samenwerken in te voeren en de kantoorruimte te delen. Dat heeft ook vaak tal van logistieke en operationele gevolgen, zoals tijdelijke verhuizingen, faciliteiten centraliseren enz. Een HNW-project vraagt om experts op het vlak van ruimteontwerp, interieurontwerp, akoestiek, facilitair management, verandermanagement en communicatie. Zo’n project coördineren vereist bovendien deskundig programma- en verandermanagement.
