Strategische uitdaging
Binnen het oncologisch en hematologisch dagziekenhuis van het UZA stelde men vast dat de wachttijd voor patiënten opliep. Dit had een negatieve invloed op de tevredenheid van patiënten en de dynamiek binnen de teams van het dagziekenhuis. Bij het opstellen van een actieplan om de wachttijden te verminderen, wenste het UZA zich te kunnen baseren op een kwalitatieve en kwantitatieve analyse van de huidige situatie met specifieke bevindingen en aanbevelingen over hoe de werking verbeterd kon worden.
Möbius werd aangesteld als externe partner om de situatie grondig te bekijken, in gesprek te gaan met de verschillende stakeholders en op basis van uitgebreide data analyse en proceswandelingen de huidige situatie in kaart te brengen waarop een verbeterplan kon worden opgesteld met aanbevelingen en suggesties.
Aanpak
De verschillende patiëntenflows binnen het oncologisch en hematologisch dagziekenhuis werden opgemaakt na diverse proceswandelingen. Op basis van deze flows werden de wachttijden voor elke stap die de patiënten doorliepen in kaart gebracht en geanalyseerd. Per stap van de flow maakten deze analyses inzichtelijk wat de oorzaken waren van de wachttijd en welke factoren hierop inspeelden. Daarnaast vonden gesprekken plaats met de betrokken artsen en medewerkers om hun visie en ideeën over de huidige en toekomstige werking in kaart te brengen. Ook werd een analyse uitgevoerd van de personeelsinzet ten opzichte van de zorgbehoefte van aanwezige patiënten doorheen de dag.
Resultaten
Uit de analyse van wachttijden en gesprekken met artsen en medewerkers werden aanbevelingen geformuleerd, die afgestemd werden met de betrokkenen en daarna weergegeven in een effort vs. impact matrix. Deze matrix geeft mogelijkheid tot het prioriteren van verbeterideeën, gebaseerd op welk initiatief het meeste impact geeft en het minste ‘effort’ vraagt om te realiseren.
De consolidatie van alle analyses, inzichten en aanbevelingen werden besproken tijdens de finale stuurgroep van het project. Het UZA stelde hierna een roadmap op om met werkgroepen en stakeholders aan de slag te gaan en de verbeterideeën te realiseren.
