Défi stratégique
L’UZA s’est rendu compte que les temps d’attente des patients se rendant à l’hôpital de jour d’onco-hématologie ne cessaient d’augmenter. Cela a eu un impact négatif sur la satisfaction des patients et la dynamique au sein des équipes de l'hôpital de jour. Dans le cadre de l'élaboration d'un plan d'action visant à réduire ces temps d'attente, l'UZA souhaitait pouvoir s'appuyer sur une analyse qualitative et quantitative de la situation actuelle, assortie de conclusions et de recommandations précises sur la manière d'améliorer le fonctionnement.
Möbius a été désignée comme partenaire externe pour examiner de près la situation, échanger avec les différentes parties prenantes et, sur la base d'une analyse approfondie des données et des processus, dresser un tableau de la situation actuelle afin d'élaborer un plan d'amélioration assorti de recommandations et de suggestions.
Approche
Les différents flux de patients au sein de l'hôpital de jour d'onco-hématologie ont été élaborés après plusieurs promenades processus. Sur la base de ces flux, les temps d'attente pour chaque étape franchie par les patients ont été cartographiés et analysés. Pour chaque étape du flux, ces analyses ont permis de comprendre ce qui était à l’origine du temps d'attente et les facteurs qui avaient un impact sur celui-ci. En outre, des entretiens ont été menés avec les médecins et le personnel concernés afin de définir leurs visions et leurs idées sur le fonctionnement actuel et futur. Une analyse a également été réalisée sur les taux d’occupation du personnel par rapport aux besoins en soins des patients présents tout au long de la journée.
Résultats
L'analyse des temps d'attente et les entretiens avec les médecins et le personnel ont permis de formuler des recommandations, qui ont été examinées par les parties prenantes, puis présentées dans une matrice effort/impact. Cette matrice permet de classer les opportunités d'amélioration par ordre de priorité, en fonction de l'initiative qui a le plus d'impact et dont la réalisation nécessite le moins « d'efforts ».
La consolidation de toutes les analyses, idées et recommandations a été discutée lors du comité de pilotage final du projet. Ensuite, l'UZA a établi une feuille de route pour travailler avec les groupes de travail et les parties prenantes afin de concrétiser les propositions d'amélioration.
