Introductie
Zorg Stekene is een welzijnsvereniging, opgericht door het OCMW Stekene om verschillende zorgdiensten onder te brengen in één overkoepelende entiteit.
Deze diensten omvatten onder meer het woonzorgcentrum Zoetenaard (inclusief een centrum voor kortverblijf), dagverzorgingscentrum ’t Zoete, een kinderdagverblijf Dol-fijn, sociale huisvesting in het Snoezelhof en een warme maaltijdbedeling.
Zorg Stekene is een organisatie, volop in ontwikkeling, die erop gericht is om een (t)huis te bieden aan iedere inwoner die een bepaalde zorgvraag heeft.
Strategische uitdaging
Het tekort aan handen in de zorgsector is een feit en deze uitdaging neemt steeds grotere proporties aan. Door de vergrijzing en een toenemende, complexere zorgvraag stijgt de druk op het zorgpersoneel. Binnen deze context zijn welzijnsverenigingen genoodzaakt om zichzelf in vraag te stellen om de continuïteit en kwaliteit van zorg te waarborgen. De planning en roostering van zorgpersoneel vormt dan ook een belangrijk element voor de continuïteit en kwaliteit van zorg, alsook voor de tevredenheid van de medewerkers.
Zorg Stekene deed beroep op Möbius om het woonzorgcentrum (met 134 woongelegenheden) en het centrum voor kortverblijf (6 woongelegenheden) te begeleiden bij de analyse van de uurroosters voor verpleging, verzorging, logistieke medewerkers en bewonersassistenten alsook de opmaak van nieuwe uurroosters.
Zorg Stekene wenste enerzijds een datagedreven analyse van de huidige efficiëntie van de uurroosters en personeelsbehoefte, en anderzijds een optimalisatie van de uurroosters zodat de puzzel tussen de verschillende profielen klopt. Met andere woorden, zodat de juiste profielen op het juiste moment en op de juiste plek aan de slag kunnen, en zodat verschillende profielen elkaar bovendien kunnen ondersteunen waar nodig.
Hierbij werd ook rekening gehouden worden met het aandeel bovennormpersoneel. Zorg Stekene kreeg ook graag inzicht in de eigenlijke opmaak van deze nieuwe uurroosters zodat ze dit in de toekomst ook zelfstandig kunnen opmaken.
Aanpak
Vooreerst werden activiteiten ondernomen om de personeelsplanning en -organisatie van Zorg Stekene beter te leren kennen. In de eerste plaats gebeurde dit op kwantitatieve wijze – door het opvragen en analyseren van data en informatie over de bestaande uurroosters, de personeelsinzet, de personeelsbehoefte, het arbeidsreglement….
Daarnaast werd dit aangevuld met kwalitatieve inzichten op basis van interviews met verschillende profielen in het woonzorgcentrum (zorg en verpleging in dag en nacht, bewonersassistenten, logistieke medewerkere, leidinggevenden, planners, directie…). Op basis van deze informatie werd een beeld geschetst van de huidige situatie op vlak van personeelsinzet (met bovennormpersoneel), planningsinefficiëntie, alsook het huidige planningsproces en diens sterktes en uitdagingen.
Vervolgens werd een kernteam samengesteld uit verschillende profielen van de organisatie om via workshops en terugkoppelingsmomenten iteratief te werken aan enkele scenario’s voor de nieuwe uurroosters. De verschillende profielen in het kernteam zorgden ervoor dat de uitdagingen vanuit verschillende perspectieven werden bekeken en de impact op de verschillende teams en afdelingen in het woonzorgcentrum werd bewaakt.
Aan de hand van verschillende scenario’s op basis van de bovennormpersoneel werden probleempunten geïdentificeerd en werd gezocht naar mogelijke oplossingen. Eerst werd de personeelsbehoefte in elk scenario’s bepaald en gevalideerd. Met andere woorden, welk profiel is wanneer nodig om op elk moment aan de zorgbehoefte te voldoen, op basis van de taken die dit profiel uitvoert. Hierbij werd ook kritisch geëvalueerd welke taken doorgeschoven konden worden naar andere disciplines om flexibiliteit te creëren.
Vervolgens werd nagegaan of de shiften in het arbeidsreglement tegemoet kunnen komen aan deze behoeften. Met de geselecteerde shiften werden planningsregels gedefinieerd die aangeven hoeveel shiften van elke type nodig zijn in de dag- en nachtdienst om op elk moment van de dag tegemoet te komen aan de eerder bepaalde personeelsbehoefte.
Op basis van deze planningsregels werden – op iteratieve wijze – nieuwe uurroosters uitgewerkt. De input van het kernteam was hierin onmisbaar: op basis van hun kennis van de voorkeuren van medewerkers konden specifieke principes bepaald worden waar de roosters aan moesten voldoen (bv. geen late shift vóór een vrij weekend). Daarnaast identificeerde het kernteam verbeterpunten in de nieuwe uurroosters en kon men aangeven welke compromissen mogelijk en acceptabel waren.
Tot slot werden er enkele aanbevelingen geformuleerd voor het planningsproces (nl. zelfroostering, een vlinderteam, een beurtrol bij ziekte, centrale vs. decentrale planning), en dit op maat van Zorg Stekene.
Resultaten
Het volledige resultaat van kwantitatieve en kwalitatieve evaluatie werd bezorgd aan Zorg Stekene, alsook de nieuwe uurroosters en aanbevelingen voor het planningsproces. Op basis hiervan werden enkele wijzigingen voorgesteld op het vakbondsoverleg en aan het zorgpersoneel.
Deze voorgestelde wijzigingen moesten ervoor zorgen dat de uurroosters beter afgestemd zijn op de zorgbehoeften doorheen de dag, dat ze beter tegemoetkomen aan de principes en voorkeuren van het zorgpersoneel (met name dat ‘iedereen gelijk is’ op vlak van de roostering) en dat verschillende profielen elkaar beter kunnen ondersteunen op momenten met een hogere zorgbehoefte. Op deze manier werd bovendien gestreefd naar een meer voorspelbare planning zodat de verhouding werk-privé minder onder druk kwam te staan.
Daarnaast werden de gebruikte hulpmiddelen voor planning tijdens een overdrachtsmoment aangeleverd aan de centrale planner, zodat deze in de toekomst verder gebruikt kunnen worden.
