Strategische uitdaging
Universiteit Hasselt zocht ondersteuning bij het optimaliseren, en waar mogelijk vereenvoudigen, van enkele vooraf bepaalde bedrijfsprocessen overheen de diensten Personeel & Organisatie en Financiën. Voornamelijk gericht op het duidelijk aflijnen van rollen en verantwoordingsgebieden bij elk van deze processen. Möbius bracht daarbij medewerkers samen in een sterk participatief traject gericht op het faciliteren van werkgroep momenten, het aanreiken van methodieken en het challengen door onze objectieve, externe blik.
Aanpak
Bij Möbius geloven we sterk dat kwantitatieve analyse de noodzakelijke basis is voor het nemen van goede beslissingen. Daarom startten we steeds met het verzamelen van alle relevante beschikbare data van de processen in scope om zo de vertaling te maken naar zinvolle inzichten.
Tijdens project opstart werden verwachtingen en doelstelling op elkaar afgestemd. We organiseerden:
-
Een project kick-off met het team
-
Aanvullend deskresearch om snel inzicht te krijgen in de processen
-
Interviews met belanghebbenden om inzicht te krijgen in de huidige context en toekomstige richting
Zo kwamen we er al snel achter dat de processen in scope sterk gelinkt waren en hun oorsprong vonden in één kernproces “de aanvraag of wijziging van een medewerker”.
Vervolgens werd in een business analyse fase de E2E processen verder uitgetekend. We beslisten eerst het kernproces uit te tekenen alvorens de verdere impact te analyseren. We hanteerden de techniek van ‘brown paper’ om onze werkgroep momenten te faciliteren. Een ideale manier om op een sterk visuele wijze, knelpunten zichtbaar en helder te maken alsook dialoog te creëren met participanten.
De gemeenschappelijke sessies overheen departementen zorgden voor enkele ‘aha’-momenten waarbij enerzijds begrip ontstond voor bvb. de duurtijd van activiteiten en anderzijds verspilling kon geïdentificeerd worden: de ene afdeling maakte maandelijks analyses op die langs de andere zijde al jaren niet meer bekeken werd.
Tijdens een fase van impact evaluatie werden deze knelpunten verder onderzocht, zowel kwalitatief als kwantitatief, naar hun grondoorzaken. Gezien de sterke koppeling met het IT-landschap binnen de Universiteit werden verschillende verbeteringen voorgesteld die de manuele werk- en foutenlast van medewerkers overheen de 2 diensten konden reduceren en tegelijkertijd de kwaliteit en snelheid kon verhogen.
Tot slot hebben we samen mogelijke optimalisaties onderzocht en besproken. Samen met onze klant hebben we hen begeleid bij het opzetten van een benefit-effort matrix met zowel korte termijn als meer lange termijn initiatieven.
Zoals bij alle projecten van Möbius, werd tijdens de uitvoering en integratie van het project veel aandacht besteed aan verandermanagement, communicatie en het delen van informatie.
Resultaat
De samenwerking tussen Möbius en Universiteit Hasselt leidde tot volgende resultaten:
-
Diepgaand inzicht in de huidige context en gewenste proceswijzigingen op de organisatie van beide diensten
-
Uitgetekende toekomstprocessen met een vereenvoudigde werking en informatie uitwisseling
-
Een benefit-effort matrix met 20+ verbeterinitiatieven, waar door middel van de ‘kunst van het klein maken’ ook quick win initiatieven voor medewerkers werden gedefinieerd
-
Een gemotiveerd en geïnformeerd projectteam tijdens de volledige projectuitvoering
