Aanpak
Aanvankelijk heeft Möbius het BeWaPP-team ondersteund bij het nadenken over de reikwijdte van dit dashboard om een uitgebalanceerd prestatiebeheersysteem te ontwikkelen. Het doel was een kader te bieden voor de ontwikkeling van het dashboard op verschillende niveaus: de reikwijdte van het dashboard, de doelgroep, de verschillende soorten prestatie-indicatoren die de voorkeur genieten, het juiste presentatieniveau en verdieping om aan te nemen … Om het dashboard op een strategisch niveau te houden, was het belangrijk om prioriteit te geven aan de prioritaire missies en doelstellingen voor de activiteiten en projecten die de meeste impact hebben.
Vervolgens werden verschillende workshops met BeWaPP-medewerkers georganiseerd om de meest geschikte prestatie-indicatoren voor elk van de gedefinieerde prioritaire doelstelling te identificeren. De indicatoren werden zo gekozen dat ze motiverend zijn voor de organisatie en goed meetbaar zijn. Na verschillende brainstormsessies is er een definitieve selectie gemaakt met de leden van de stuurgroep. Uit de lijst met potentiële indicatoren werden alleen die met de hoogste strategische waarde in het dashboard opgenomen. Deze hield ook rekening met bepaalde « toekomstige » indicatoren, die pas de komende jaren meetbaar zullen zijn.
Een van de belangrijkste uitdagingen van deze fase was om de indicatoren die onder het hoofddashboard vallen (het dashboard dat is ontwikkeld als onderdeel van deze missie) te onderscheiden van de indicatoren die hun plaats zullen vinden in thematische dashboards, die aan meer specifieke behoeften voldoen (nieuwe initiatieven, campagnes die bijzondere monitoring vereisen, verdieping van een thema, onderwerp …) die in de loop van de tijd kunnen veranderen. De geïdentificeerde indicatoren zijn daarom verdeeld over deze twee categorieën.
Daarna werden enerzijds de beschikbare gegevens verzameld uit verschillende bronnen en gecentraliseerd. Er werden audits uitgevoerd om de kwaliteit en de integriteit ervan te waarborgen. Anderzijds werd er een overzicht gemaakt van aanvullende gegevens die op korte termijn zouden kunnen verzameld worden om de volledige prestatie van BeWaPP te meten.
Möbius verzorgde vervolgens de data-analyse en rapportage in een dashboard met behulp van Power BI. Power BI maakt een aantrekkelijke opmaak mogelijk, maar biedt ook een grote interactiviteit met de gebruiker, die zo kan « zoomen » en selecties kan maken in functie van zijn interessegebieden. Hiervoor zijn de datasets opgemaakt, aan elkaar gekoppeld en gemodelleerd om de berekening van de indicatoren te voeden. Eenmaal berekend, zijn deze indicatoren elk onderwerp geweest van een passende visualisatie (staafdiagrammen, trendcurven, meters, kaarten …). Op basis van een eerste modelvoorstel heeft Möbius nauw samengewerkt met de interne projectmanager van BeWaPP om het dashboard aan te passen en te verrijken. Verschillende versies werden ontwikkeld en verbeterd, mede op basis van feedback van de stuurgroep. Er werd ook bijzondere aandacht besteed aan de leesbaarheid en gemakkelijke navigatie tussen de verschillende pagina’s van het dashboard.
Het dashboard werd uiteindelijk formeel voorgesteld aan de raad van bestuur die het potentieel van de tool wist te appreciëren en het dashboard dan ook gevalideerd heeft.
In een laatste fase organiseerde Möbius twee Power BI sessies voor de interne projectmanager zodat hij verder zelfstandig het dashboard kan invullen en updaten.
Resultaat
Het BeWaPP-team kan dankzij Power BI eenvoudig en zelfstandig met het dashboard werken. Dit dashboard stelt BeWaPP in staat om zijn prestatie-indicatoren (+/- een dertigtal) op een duidelijke en aantrekkelijke manier te visualiseren en te delen met de raad van bestuur. Op deze manier zijn management en bestuurders in staat om de voortgang, resultaten en impact van hun activiteiten op een precieze en gestructureerde manier op te volgen en toekomstige acties te begeleiden.
