Approche
Dans un premier temps, Möbius a accompagné l’équipe de BeWaPP dans sa réflexion autour du périmètre de ce tableau de bord stratégique afin de développer un système équilibré de gestion de la performance. L’objectif a été de donner un cadre à l’élaboration du tableau de bord à différents niveaux : la portée du tableau du bord, le public cible, les différents types d’indicateurs de performance à privilégier, le bon niveau de présentation et d’approfondissement à adopter … Afin de garder le tableau de bord à un niveau stratégique, un travail important a été de prioriser les missions et les objectifs prioritaires couvrant les activités et les projets qui ont le plus d’impact.
Ensuite, plusieurs ateliers ont été organisés avec les collaborateurs de BeWaPP afin d’identifier les indicateurs de performance les plus appropriés pour chaque objectif prioritaire défini. Ces indicateurs ont été choisis de telle sorte à ce qu’ils soient motivants pour l’organisation et facilement mesurables. Après plusieurs brainstormings, une sélection finale a été menée avec les membres du comité de pilotage afin de reprendre parmi la liste des indicateurs potentiels uniquement ceux qui revêtent la plus haute valeur stratégique dans le tableau de bord. Cette réflexion a également concerné certains indicateurs « futuristes », qui ne seront mesurables que dans les prochaines années.
L'un des principaux enjeux de cette phase a été de distinguer les indicateurs qui relèvent du tableau de bord principal (celui développé dans le cadre de cette mission) des indicateurs qui trouveront leur place dans des tableaux de bord thématiques, répondant à des besoins plus spécifiques (nouvelles initiatives, des campagnes nécessitant un suivi particulier, approfondissement d’un thème, sujet …) qui pourront évoluer au cours du temps. Les indicateurs identifiés ont donc été répartis selon ces deux catégories.
Suite à cela, d’une part, les données disponibles ont été collectées depuis différentes sources et centralisées. Des vérifications ont été menées afin d’en garantir la qualité et l’intégrité. D’autre part, un aperçu a été dressé des données supplémentaires qu'il serait utile de collecter à court terme afin de mesurer toute l’étendue des performances de BeWaPP.
Möbius s’est ensuite chargée de l’analyse des données et du rapportage dans un tableau de bord à l’aide de Power BI. Power BI permet une mise en forme attractive mais propose aussi une grande interactivité avec l’utilisateur, qui peut ainsi effectuer des « zoom » et réaliser des sélections, en fonction de ses centres d’intérêt. Pour cela, les jeux de données ont été formatés, reliés entre eux et modélisés afin d’alimenter le calcul des indicateurs. Une fois calculés, ces indicateurs ont chacun fait l’objet d’une visualisation adaptée (graphiques en bâtonnets, courbes de tendances, jauges, cartes …). Sur base d’une première proposition de maquette, Möbius a travaillé en étroite collaboration avec le chef de projet interne de BeWaPP afin d’adapter et d’enrichir le tableau de bord. Plusieurs versions ont été développées et améliorées sur base également du feedback du comité de pilotage, avec une attention particulière à la lisibilité et à la facilité de navigation entre les différentes pages du tableau de bord.
Le tableau de bord a finalement été formellement présenté au conseil d’administration, qui s’est montré séduit par le potentiel d’un tel outil et l’a validé.
Dans une dernière phase, Möbius a organisé deux sessions de formation à Power BI pour le chef de projet interne afin qu’il puisse compléter et mettre à jour le tableau de bord par la suite.
Résultat
L’équipe de BeWaPP est capable de travailler facilement et de manière autonome avec le tableau de bord grâce à Power BI. Ce tableau de bord permet à BeWaPP de visualiser ses indicateurs de performance (+/- une trentaine) de manière claire et attrayante, et de les partager avec le conseil d'administration. De cette manière, la direction et les administrateurs sont en mesure de suivre le progrès, les résultats et l'impactde ses activités de manière précise et structurée et d’orienter les actions futures.
