Logistiek als de stille motor achter werkbare ouderenzorg
Logistiek speelt een cruciale rol in het optimaliseren van de zorgsector, ook binnen de ouderenzorg, waar het van belang is om de juiste middelen op het juiste moment beschikbaar te hebben. De zorglogistiek is een stille motor die de gehele werking achter de schermen ondersteunt, van strategische visie tot operationele uitvoering. Deze blog duikt dieper in de logistieke concepten die essentieel zijn voor het succes van ouderenzorg en hoe deze processen kunnen worden geoptimaliseerd door samenwerking en slimme voorraadbeheerstrategieën. Logistiek vraagt in principe om schaalgrootte, maar deze optimalisaties zijn ook haalbaar voor kleinere voorzieningen en kunnen perfect hand in hand gaan met de kleinschaligheid en het huiselijke die we willen creëren.
Zorglogistiek op 3 niveaus
Zorglogistiek kan op verschillende niveaus worden aangepakt:
- Strategisch: dit betreft het creëren van een visie op lange termijn, en hierbij denken we aan samenwerkingen met andere zorgactoren, en het definiëren van gezamenlijke logistieke doelstellingen. Op logistiek gebied moeten we door samenwerking streven naar schaalgrootte.
- Tactisch: dit is de middellange termijn, waarbij bijvoorbeeld voorraadbeheer en efficiënte inkoopstrategieën centraal staan. In dit stadium worden analyses gemaakt van bestellingen, voorraden en verbruiken om kosten te verlagen en efficiëntie te verhogen.
- Operationeel: dit betreft de kortere termijn, waarbij dagelijkse logistieke processen geoptimaliseerd worden. Een voorbeeld hiervan is de implementatie van een Kanban-systeem voor voorraadbeheer, waarmee voorraden effectief en zeer eenvoudig beheerd kunnen worden.
Strategische samenwerking voor logistieke efficiëntie
Heb je al nagedacht over het creëren samenwerkingsverbanden voor inkoop met andere zorginstellingen? Wat als je zorginstelling niet langer alleen zou staan, maar deel uitmaakt van een netwerk dat samenwerkt op het gebied van logistiek en inkoop?
Tijdens ons event in september trokken we met directeurs en medewerkers uit verschillende Vlaamse woonzorgcentra naar WZC Sint Henricus van Motena in Roeselare voor een sessie rond logistiek in woonzorgcentra. Onder de deelnemers hielden we ook een enquête waarbij we enkele vragen stelden over de maturiteit van hun logistieke processen.
Uit deze enquête blijkt dat bijna 80% van de deelnemende WZC’s nog geen samenwerkingsverbanden aangaat op het gebied van bestellingen en voorraadbeheer.
En dat terwijl in de zorglogistiek samenwerking net een belangrijk strategisch punt is. Binnen de zorgsector kunnen immers grote voordelen behaald worden door het samenwerken van verschillende zorgactoren op het gebied van logistiek. Het creëren van schaalgrootte door gezamenlijk in te kopen en logistieke processen te delen, kan leiden tot kostenbesparingen en efficiëntiewinsten. Dit vraagt echter wel om duidelijke afspraken over processen en een gestructureerde en onderbouwde aanpak. We verwijzen hier voor meer informatie ook graag naar onze visienota omtrent zorglogistiek.
Tactisch voorraadbeheer: efficiëntie en kostenbesparing
Heb je voldoende inzicht in de voorraden en bestellingen om efficiëntie te verbeteren en kosten te besparen? Wat zou het voor je organisatie betekenen als je de voorraad op tactisch niveau beter zou kunnen beheren?
Op tactisch niveau kijken we onder meer naar het optimaliseren van het voorraadbeheer. Door bijvoorbeeld te kiezen voor de juiste bestelhoeveelheden en het analyseren van de voorraadkosten, kan er zowel op de opslagkosten als op de bestelkosten worden bespaard.
Uit onze enquête blijkt dat minder dan 20% van de deelnemers inzichten en analyses over bestellingen, voorraden en verbruiken binnen hun voorziening gebruikt om acties te ondernemen. Een goede 40% beschikt wel over inzicht in hun bestellingen, voorraden en verbruiken, maar gebruikt deze niet om actie te ondernemen, terwijl ongeveer 45% zelfs geen inzicht heeft in deze zaken.
Door je logistiek en meer bepaald het voorraadbeheer professioneler te gaan aanpakken, vallen er echter nog heel wat optimalisaties te rapen, en zal het logistieke proces ook vlotter verlopen. Termen als de "economische bestelhoeveelheid" (EOQ), "veiligheidsvoorraad" (Safety Stock), en andere voorraadconcepten hebben nog te weinig hun ingang gevonden binnen de (residentiële) ouderenzorg, hoewel deze zeker een meerwaarde kunnen leveren.
Operationeel: het Kanban-systeem als oplossing
Heb je ooit een voorraadtekort gehad dat je zorgverleners in de problemen bracht? Hoe vaak moet je nu nog handmatig bijhouden hoeveel voorraad je hebt? Wat als je dagelijks voorraadbeheer net zo eenvoudig zou kunnen maken als het aanvullen van een bak? Hoe zou dat de werkdruk kunnen verlichten?
Op operationeel niveau is het implementeren van een Kanban-systeem een efficiënte manier om voorraadbeheer in de praktijk te brengen. Dit systeem kan eenvoudig worden geïmplementeerd zonder dure software, maar met simpele, praktische maatregelen zoals het gebruik van bakjes en kaartjes om de voorraadniveaus in de gaten te houden. Het systeem zorgt voor een tijdige aanvulling van voorraden en minimaliseert fouten door duidelijke visuele signalen. Geniaal in al zijn eenvoud!
De voordelen van het Kanban-systeem zijn onder andere:
- Betrouwbare signalen voor aanvulling: het legen van een bak wordt het signaal om opnieuw te bestellen, waardoor voorraadtekorten of overbestellingen worden voorkomen.
- Minder kans op stock-outs: door een continue controle van de voorraadniveaus kunnen onverwachte tekorten worden voorkomen.
- Ondersteunt Lean-principes: het systeem helpt verspilling te minimaliseren door alleen benodigde voorraden aan te vullen.
Een gestructureerde en onderbouwde aanpak voor de implemenatie zijn ook hier de sleutel tot succes en zorgen voor duidelijke afspraken en rollen bij de organisatie van het herbevoorradingsproces.
Conclusie
Logistiek is de stille motor achter werkbare ouderenzorg. Door strategisch samen te werken, tactisch voorraadbeheer te optimaliseren en operationele processen zoals Kanban te implementeren, kunnen zorginstellingen efficiëntie en kostenbesparing realiseren zonder afbreuk te doen aan de zorgkwaliteit. Samenwerking en schaalgrootte kunnen zelfs kleinere zorginstellingen in staat stellen om grootschalige logistieke voordelen te behalen, wat bijdraagt aan een duurzamere en effectievere zorgomgeving. Door deze kostenbesparingen en efficiëntiewinsten kunnen immers extra middelen ingezet worden in de directe zorg en de ondersteunende processen.
Contacteer ons als je meer wil weten of met vragen zit rond logistiek in de (ouderen)zorg. We helpen je graag verder en lichten onze dienstverlening verder toe zonder verplichting.
