La logistique, moteur silencieux d'une prise en charge efficace des personnes âgées
La logistique joue un rôle clé dans l’optimisation des soins, notamment pour les personnes âgées, où disposer des bons moyens au bon moment est essentiel. Véritable moteur discret, elle soutient tout le fonctionnement en coulisses, de la vision stratégique à l’exécution opérationnelle.
Dans ce blog, nous explorons les concepts logistiques indispensables à la réussite des soins aux aînés et montrons comment les optimiser grâce à la collaboration et à des stratégies intelligentes de gestion des stocks.
Si la logistique requiert généralement une certaine taille critique, ces améliorations restent accessibles aux structures plus petites et peuvent parfaitement s’accorder avec une approche à taille humaine et un esprit familial.
La logistique des soins à 3 niveaux
La logistique des soins peut être abordée à différents niveaux :
- Stratégique : il s’agit de développer une vision à long terme, en envisageant notamment des collaborations avec d’autres acteurs des soins et en définissant des objectifs logistiques communs. L’objectif est de rechercher des économies d’échelle grâce à la collaboration.
- Tactique : à moyen terme, l’accent est mis sur la gestion des stocks et des stratégies d’achat efficaces. Cette phase implique l’analyse des commandes, des niveaux de stock et des consommations afin de réduire les coûts et d’améliorer l’efficacité.
- Opérationnel : à court terme, il s’agit d’optimiser les processus logistiques quotidiens. Un exemple concret est la mise en place d’un système Kanban pour la gestion des stocks, permettant un suivi simple et efficace des approvisionnements.
Collaboration stratégique pour l'efficacité logistique
Avez-vous déjà envisagé de créer des partenariats d’achat avec d’autres établissements de soins ? Et si votre établissement ne travaillait plus seul, mais faisait partie d’un réseau collaborant en matière de logistique et d’approvisionnement ?
Lors de notre événement en septembre, nous avons réuni des directeurs et collaborateurs de plusieurs maisons de repos flamandes au WZC Sint Henricus de Motena, à Roulers, pour une session consacrée à la logistique dans les maisons de repos. À cette occasion, nous avons mené une enquête auprès des participants afin d’évaluer la maturité de leurs processus logistiques.
Les résultats montrent que près de 80 % des établissements interrogés n’ont pas encore mis en place de partenariats pour les commandes et la gestion des stocks.
Pourtant, la collaboration est un enjeu stratégique majeur en matière de logistique des soins. En unissant leurs forces, les acteurs du secteur peuvent réaliser des économies substantielles et améliorer leur efficacité. La mutualisation des achats et le partage des processus logistiques permettent de créer des économies d’échelle, mais cela nécessite des accords clairs et une approche structurée et bien argumentée. Pour en savoir plus, nous vous invitons à consulter notre note de vision sur la logistique des soins.
Gestion tactique des stocks : efficacité et réduction des coûts
Disposez-vous d’une vision suffisamment claire de vos stocks et de vos commandes pour améliorer l’efficacité et réduire les coûts ? Que signifierait pour votre organisation une meilleure maîtrise des stocks à un niveau tactique ?
À ce niveau, l’objectif est d’optimiser la gestion des stocks. En choisissant les bonnes quantités à commander et en analysant les coûts liés aux stocks, il est possible de réaliser des économies tant sur les frais de stockage que sur les coûts de commande.
Notre enquête révèle que moins de 20 % des participants utilisent des analyses sur les commandes, les stocks et les consommations pour prendre des mesures concrètes. Environ 40 % disposent de ces informations mais ne les exploitent pas, tandis qu’environ 45 % n’ont aucune visibilité sur ces données.
Une approche plus professionnelle de la logistique, et en particulier de la gestion des stocks, ouvre pourtant la voie à de nombreuses optimisations et à des processus plus fluides. Des concepts tels que la “quantité économique de commande” (EOQ), le “stock de sécurité” (Safety Stock) et d’autres notions de gestion des stocks restent encore peu répandus dans le secteur des soins aux personnes âgées, alors qu’ils apportent une réelle valeur ajoutée.
Opérationnel : le système Kanban comme solution
Avez-vous déjà connu une rupture de stock qui a mis vos soignants en difficulté ? Combien de temps consacrez-vous encore à vérifier manuellement vos niveaux de stock ? Et si la gestion quotidienne des stocks devenait aussi simple que de remplir un bac ? Quel impact cela aurait-il sur la réduction de la charge de travail ?
Au niveau opérationnel, la mise en place d'un système Kanban est un moyen efficace pour gérer les stocks au quotidien. Facile à déployer sans logiciel coûteux, il repose sur des mesures simples et pratiques, comme l’utilisation de bacs et de cartes pour suivre les niveaux de stock. Le système garantit un réapprovisionnement des stocks en temps voulu et minimise les erreurs grâce à des repères visuels clairs. Un système ingénieux dans toute sa simplicité !
Les avantages du système Kanban sont les suivants
- Signaux fiables pour le réapprovisionnement : le fait de vider un bac devient le signal de réapprovisionnement, ce qui permet d'éviter les ruptures de stock ou les commandes excessives.
- Réduction du risque de rupture de stock : le contrôle continu des niveaux de stock permet d'éviter les pénuries inattendues.
- Soutien des principes Lean : le système contribue à minimiser le gaspillage en ne réapprovisionnant que les stocks nécessaires.
Comme pour toute optimisation, une approche structurée et bien définie est la clé du succès, avec des rôles et des responsabilités clairs pour organiser le processus de réapprovisionnement.
Conclusion
La logistique est le moteur silencieux d’une prise en charge efficace des personnes âgées. En collaborant de manière stratégique, en optimisant la gestion tactique des stocks et en mettant en œuvre des processus opérationnels tels que le système Kanban, les établissements de soins peuvent améliorer leur efficacité et réduire leurs coûts sans compromettre la qualité des soins.
La coopération et la mutualisation permettent même aux structures plus petites de bénéficier des avantages d’une logistique à grande échelle, contribuant ainsi à un environnement de soins plus durable et performant. Les économies et gains d’efficacité réalisés peuvent ensuite être réinvestis dans les soins directs et les processus de soutien.
Contactez-nous si vous souhaitez en savoir plus ou si vous avez des questions sur la logistique dans les soins (aux personnes âgées). Nous nous ferons un plaisir de vous aider et de vous expliquer nos services sans engagement de votre part.
