Approche
Avec l’aide d’un noyau opérationnel de la Province d’Anvers, Möbius a entrepris de relever ce défi grâce à une approche structurée et inclusive impliquant tous les acteurs concernés.
Définir une vision partagée
Le projet a commencé par l’élaboration de principes communs pour l’élaboration et le suivi du budget du personnel. Le budget devait être géré de manière à optimiser l’utilisation des ressources conformément aux priorités établies par la députation, sur avis du management.
La Province d’Anvers visait une budgétisation correcte et efficace tout en favorisant une utilisation dynamique et ciblée des ressources prévues, soutenue par un suivi et un reporting systématiques. Ces principes validés ont servi de base à la conception de la nouvelle méthode de travail et ont posé des fondations solides pour les étapes suivantes.
Repenser les processus
Sur la base des principes établis, les processus cibles (TO BE) ont été dessinés après une analyse approfondie des processus existants (AS IS). Ce travail a été réalisé en étroite collaboration avec le noyau opérationnel de la Province d’Anvers. L'accent a été mis sur une approche intégrée et un design de bout en bout : les changements apportés à un processus, comme l’élaboration du budget, ont été traduits de manière cohérente dans d’autres processus tels que le suivi budgétaire et la prise de décision. Cela a permis d’aligner toute la chaîne, de l’élaboration budgétaire au reporting.
Développer un outil performant
Un nouveau processus exige des outils adaptés. Un modèle de calcul a été conçu pour permettre à la Province d’effectuer facilement et de manière transparente des prévisions fiables sur les besoins en personnel pour l’année à venir.
Par ailleurs, un outil de suivi budgétaire a été développé pour permettre aux responsables de surveiller le budget du personnel tout au long de l’année et de réaliser des simulations en toute simplicité. Cela leur offre une vision claire de la manière d’optimiser les budgets restants, en tenant compte des objectifs stratégiques et des besoins en personnel.
Tester, affiner et mettre en œuvre
Une fois les processus et outils développés, une phase de test approfondie a été mise en place pour appliquer la nouvelle méthode dans la pratique. Les retours d’expérience ont permis d’affiner davantage les processus et les outils.
Pour garantir une mise en œuvre fluide, un plan d’action détaillé a été élaboré. Möbius a continué à accompagner la Province tout au long de cette transition pour s’assurer que tous les acteurs s’approprient la nouvelle méthode.
Enfin, une évaluation a été réalisée pour examiner comment cette méthode pourrait être étendue aux entreprises publiques autonomes (EPA) de la Province.
Résultats
Efficacité, transparance et agilité strategique
La nouvelle méthode permet à la Province d’Anvers d’élaborer et de gérer son budget du personnel de manière plus efficace tout en favorisant une culture de transparence et d’agilité stratégique. Grâce à ce projet, la Province dispose désormais d’un système pérenne pour suivre efficacement ses budgets et répondre de manière optimale à ses besoins en personnel.
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Processus optimisé pour l’élaboration budgétaire : Une procédure claire et simplifiée permet une gestion plus efficace de l’élaboration du budget annuel du personnel.
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Modèle de calcul clair et simple : Ce modèle offre une transparence totale et permet d’établir des prévisions fiables à partir de paramètres définis pour les budgets du personnel.
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Outil de suivi budgétaire convivial : Cet outil facilite non seulement le suivi des budgets du personnel, mais permet également de réaliser rapidement des simulations et de prendre des décisions éclairées.
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Suivi budgétaire transparent et dynamique : Les nouvelles procédures de suivi et de reporting assurent clarté et flexibilité. La direction et la députation bénéficient désormais d’une meilleure visibilité sur l’état des budgets, ce qui permet de s’adapter rapidement aux besoins et évolutions du personnel.
