Programme d’accompagnement pour la commune fusionnée Nazareth-De Pinte

Les communes de Nazareth et de De Pinte ont décidé de s’unir pour devenir la commune fusionnée de Nazareth-De Pinte. Dans le cadre d’une fusion, il est indispensable de viser non seulement l’efficacité et la synergie, mais aussi de développer une structure organisationnelle qui soutienne les ambitions et la vision d’avenir de la nouvelle commune. Un simple regroupement ou le maintien de l’une des structures existantes n’était donc pas une option. La nouvelle commune fusionnée avait besoin d’une structure dynamique et cohérente qui favorise la coopération et l’innovation.

Défi strategique

La mission de Möbius était donc claire : aider la nouvelle commune à définir une nouvelle structure organisationnelle qui :

• Combine et renforce les points forts des deux entités.
• Comble les différences en termes de culture de travail, de modèles d’organisation et de matrices des fonctions.
• Offre de l’espace à chaque collaborateur tout en clarifiant les responsabilités de chacun.
• Jette des bases solides pour le fonctionnement opérationnel de la commune fusionnée.

Ce défi exigeait non seulement un nouvel organigramme, mais aussi une nouvelle matrice des fonctions, un dictionnaire des compétences et des descriptions de postes.

Approche

Pour relever ce défi de taille, Möbius a lancé un processus intensif de co-création en plusieurs étapes :

1. Co-création avec l’équipe de base

Nous avons commencé par des concertations bimensuelles avec un groupe de coordination, composé des directeurs généraux et financiers et des employés des deux communes. Ensemble, nous avons identifié les points forts des deux organisations et défini les principes fondamentaux et les objectifs de la nouvelle structure.

2. Vision et conception

Sur la base de la note de vision Horizon « Samen op weg » et d’exemples inspirants provenant d’autres administrations locales, d’organisations gouvernementales flamandes et d’institutions privées, nous avons conçu un organigramme qui reflète les ambitions de la commune fusionnée. Nous avons ensuite organisé des ateliers avec les responsables pour affiner ces idées.

3. Développement d’outils de soutien

Parallèlement à la conception de l’organigramme, nous avons préparé une nouvelle matrice des fonctions et un dictionnaire des compétences. Cela a permis de simplifier la structure et d’y apporter de la cohérence. Grâce à une méthode de pondération des emplois, nous avons défini les niveaux et les classements des différentes fonctions, ce qui a permis d’établir une base uniforme pour tous les collaborateurs.

4. Processus itératif de test et de validation

Au cours du processus, nous avons accordé une attention particulière à l’étroite collaboration et à l’interaction régulière avec le MAT fusionné, le collège fusionné et le personnel des deux administrations locales. Progressivement, les modèles ont été affinés et peaufinés avec des personnes clés issues de différents domaines de service. Après validation par le collège fusionné des bourgmestres et échevins, ils ont été soumis au nouveau conseil communal pour une nouvelle validation et l’approbation finale.

5. Préparation de la mise en œuvre

Pour une transition en douceur, nous avons prévu des chartes pour chaque cluster et chaque équipe afin d’encadrer le fonctionnement opérationnel. Nous avons également rédigé des descriptions de poste détaillées.

Résultats

Le fruit de ce travail est une structure organisationnelle parfaitement viable et à l’épreuve du temps pour la commune fusionnée de Nazareth-De Pinte. Concrètement, cela se traduit par :

• Un organigramme dynamique qui encourage la coopération et l’innovation.
• Une matrice des fonctions et un dictionnaire des compétences clairs.
• De nouvelles descriptions de postes qui soutiennent les opérations.
• De la place pour chaque collaborateur au sein de la nouvelle structure.

Grâce à cette approche, Nazareth-De Pinte est prête à concrétiser ses ambitions en tant que commune fusionnée et à renforcer les services qu’elle propose à ses habitants.